27/09/2018, 23:20
Công nghệ RFID và những ứng dụng trong lĩnh vực thư viện
A. RFID trong hoạt động thư viện thông tin RFID ( R adio F requency Id entification) - Công nghệ định danh bằng sóng radio) - là sự kết hợp giữa công nghệ dựa trên sóng radio và chip điện tử. Đây là một công nghệ tiên tiến để kiểm soát tài liệu, nó có nhiều ưu điểm vượt trội so với công ...
A. RFID trong hoạt động thư viện thông tin
RFID (Radio Frequency Identification) - Công nghệ định danh bằng sóng radio) - là sự kết hợp giữa công nghệ dựa trên sóng radio và chip điện tử. Đây là một công nghệ tiên tiến để kiểm soát tài liệu, nó có nhiều ưu điểm vượt trội so với công nghệ mã vạch. Công nghệ mã vạch là công nghệ định danh trực diện (line-of-sight technology), để nhận dạng đối tượng, máy đọc cần phải tiếp xúc trực tiếp đối tượng ở khoảng cách gần. Trong khi công nghệ RFID cho phép xác định đối tượng ở khoảng cách xa từ vài mét tới hàng trăm mét trong môi tường không gian ba chiều.
Ngày nay, các thư viện đang đối diện với những thách thức không nhỏ, trong đó có sự gia tăng không ngừng mật độ tại các điểm lưu thông và vốn tài liệu. Các cán bộ thư viện làm việc tại quầy lưu thông, ngoài việc phải đảm bảo hiệu quả sử dụng nguồn tài nguyên thư viện, hàng ngày, họ còn có nhiệm vụ tiếp xúc với bạn đọc và cung cấp dịch vụ bạn đọc chất lượng cao, thỏa mãn mọi nhu cầu của khách thăm quan cũng như bạn đọc của thư viện.
Công nghệ RFID bắt đầu được áp dụng rộng rãi vào quản lý thư viện từ khoảng những năm 2000 trong các mô hình thư viện hiện đại, thân thiện, luôn hướng tới việc tạo sự tiện nghi và chủ động cho người dùng. Ngay từ khi mới được áp dụng, RFID đã chứng minh được tính tiện lợi và ưu thế vượt trội so với các công nghệ quản lý tài liệu trước đây. Vì thế, đã có hàng trăm thư viện trên thế giới tiến hành chuyển đổi sang RFID. Tuy nhiên rào cản lớn nhất lúc đó chính là giá thành của các thiết bị và vật tư cho RFID là quá cao, vượt ngoài tầm với của đa số các thư viện.
Tại Việt Nam, cho tới thời điểm trước năm 2015, vẫn chưa có nhiều thư viện đầu tư và vận hành thành công hệ thống này. RFID chỉ mới được đưa vào ứng dụng ở một số thư viện của các trường đại học, tiêu biểu có thể kể đến là thư viện của các trường như ĐH Quốc Gia TP HCM, ĐH Quốc Gia Hà Nội, ĐH Nha Trang, ĐH Giao thông Vận tải, ĐH Ngoại thương. Tuy nhiên, với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật ngày nay, giá thành của một hệ thống RFID đã thay đổi rất nhiều, đến mức nếu làm một phép so sánh ngang từng hạng mục, giá thành RFID không còn quá “đắt” so với cổng từ (EM). Điều này dẫn tới hàng chục ngàn thư viện trên thế giới đã áp dụng RFID và tại Việt Nam đang có một làn sóng các thư viện xây dựng kế hoạch với RFID - Với tính năng nổi trội, vừa cho phép lưu thông, vừa đảm bảo an ninh và cho phép kiểm kê tài liệu, RFID giúp tối ưu hóa quỹ thời gian của cán bộ thư viện, đồng thời đem lại sự thuận tiện và đảm bảo tính riêng tư của bạn đọc khi họ sử dụng quày mượn trả tự động.
Tính năng vượt trội của công nhệ RFID so với công nghệ mã vạch và các công nghệ khác là tính năng kiểm kê. Khi kiểm kê, cán bộ thư viện chỉ cần đi dọc theo gia sách mà không cần phải nhấc lên đặt xuống bất kỳ cuốn sách nào. Ngoài ra RFID còn cho phép lưu thông nhiều tài liệu cùng một lúc.
Ứng dụng RFID trong thư viện đã và đang đem lại những lợi ích hữu hiệu cả hiện tại và lâu dài trong việc quản lý thư viện, giúp tìm ra các tài liệu xếp sai vị trí, giảm tỉ lệ tài liệu chết trong kho, hỗ trợ tự động mượn trả tài liệu và gia tăng an ninh thư viện, giúp bảo quản tài liệu không bị thất thoát.
B. Mô hình và ứng dụng RFID trong thư viện
1. Mô hình ứng dụng hệ thống RFID trong thư viện
Hệ thống RFID trong thư viện gồm các công đoạn: Nhập thông tin vào thẻ, mượn / trả tài liệu, phân loại tài liệu tự động (để xếp giá), kiểm kê tài liệu. Mỗi công đoạn nêu trên đều được cập nhật vào hệ thống quản trị thư viện điện tử.
- Nhập thông tin vào thẻ
Mỗi tài liệu cần quản lý sẽ được dán một thẻ RFID – chứa các thông tin về đối tượng (tài liệu) mà nó được dán lên – thông tin đó có thể là số hiệu biểu ghi, nhan đề tài liệu, tác giả của tài liệu, số đăng ký cá biệt của tài liệu… tùy thuộc vào mục đích quản lý tài liệu của thư viện và khả năng lưu trữ của thẻ.
Thiết bị để nhập thông tin vào thẻ gồm: máy tính chứa phần mềm ứng dụng, trạm lập trình và tài liệu đã được dán thẻ. Để đưa thông tin vào thẻ, người ta nhập các thông tin thư mục của tài liệu lên phần mềm chuyên dụng hoặc sử dụng thông tin có sẵn trong cơ sở dữ liệu của phần mềm thư viện điện tử tích hợp. Máy tính có chứa phần mềm chuyên dụng sẽ kết nối với trạm lập trình để truyền dữ liệu vào thẻ dán trên tài liệu.
Thiết bị để nhập thông tin vào thẻ gồm: máy tính chứa phần mềm ứng dụng, trạm lập trình và tài liệu đã được dán thẻ. Để đưa thông tin vào thẻ, người ta nhập các thông tin thư mục của tài liệu lên phần mềm chuyên dụng hoặc sử dụng thông tin có sẵn trong cơ sở dữ liệu của phần mềm thư viện điện tử tích hợp. Máy tính có chứa phần mềm chuyên dụng sẽ kết nối với trạm lập trình để truyền dữ liệu vào thẻ dán trên tài liệu.
- Mượn / trả tài liệu
Quá trình mượn / trả tài liệu khi có ứng dựng công nghệ RFID được tiến hành bằng 2 cách: mượn / trả tại bàn hoặc mượn / trả tự động.
* Mượn / trả tại bàn
Bạn đọc khi muốn mượn / trả 1 tài liệu sẽ trực tiếp đến bàn làm việc của cán bộ thư viện. Cán bộ thư viện dùng máy đọc để nhận biết thông tin trên thẻ của bạn đọc và trên tài liệu để ghi nhận một phiên mượn / trả vào phần mềm ứng dụng.
Mượn / trả tài liệu theo cách này gần giống với mượn / trả tài liệu sử dụng công nghệ mã vạch.
* Mượn / trả tự động
Mượn / trả theo cách này, bạn đọc không cần đến sự hỗ trợ của cán bộ thư viện – đây là ưu điểm vượt trội của công nghệ RFID so với công nghệ mã vạch.
Mượn / trả tự động thường được tiến hành trong các kho tổ chức theo kho mở.
Quy trình mượn được tiến hành như sau:
* Mượn / trả tại bàn
Bạn đọc khi muốn mượn / trả 1 tài liệu sẽ trực tiếp đến bàn làm việc của cán bộ thư viện. Cán bộ thư viện dùng máy đọc để nhận biết thông tin trên thẻ của bạn đọc và trên tài liệu để ghi nhận một phiên mượn / trả vào phần mềm ứng dụng.
Mượn / trả tài liệu theo cách này gần giống với mượn / trả tài liệu sử dụng công nghệ mã vạch.
* Mượn / trả tự động
Mượn / trả theo cách này, bạn đọc không cần đến sự hỗ trợ của cán bộ thư viện – đây là ưu điểm vượt trội của công nghệ RFID so với công nghệ mã vạch.
Mượn / trả tự động thường được tiến hành trong các kho tổ chức theo kho mở.
Quy trình mượn được tiến hành như sau:
- Bạn đọc mang thẻ bạn đọc và tài liệu cần mượn đến máy mượn / trả tài liệu.
- Đưa thẻ bạn đọc vào máy để máy nhận biết thông tin người mượn / trả tài liệu.
- Để tài liệu lên máy đẻ anten của máy đọc kích họat thẻ RFID trên tài liệu, gửi thông tin về tài liệu tới bộ đọc.
- Thông tin về bạn đọc và tài liệu sẽ được các phần mềm trung gian và phần mềm thư viện điện tử xử lý, sau đó hiển thị lên màn hình để bạn đọc theo dõi và kiểm tra thông tin – nếu đúng, người đọc chọn thao tác chấp nhận mượn và nhận được một tờ giấy biên nhận do máy tính in ra. Bạn đọc có thể mang sách đi qua cổng an ninh.
Khi trả tài liệu, bạn đọc đi đến trạm trả sách tự động, đưa sách vào khoang trả. Trong trạm trả sách tự động có gắn thiết bị đọc tích hợp anten sẽ nhận dữ liệu có từ thẻ gắn trong sách để chuyển dữ liệu tới phần mềm thư viện điện tử.
- Kiểm kê tự động
Khi tiến hành kiểm kê, cán bộ kiểm kê sử dụng thiết bị kiểm kê di động cho phép lưu dữ liệu kiểm kê để làm việc. Cán bộ kiểm kê đi đến từng giá sách, quét thiết bị lên từng cuốn sách. Sử dụng công nghệ RFID cho phép việc tập hợp thông tin từ sách được tiến hành khá nhanh và không cần dí sát thiết bị kiểm kê vào sách và cũng không phải rút sách ra khỏi giá sách. Sử dụng công nghệ không dây, kết nối dữ liệu kiểm kê với trực tiếp máy chủ sử dung phần mềm thư viện điện tử tích hợp cho phép vừa cập nhật thông tin kiểm kê, vừa cho phép biết được vị trí đúng của tài liệu ở trên giá.
- Đảm bảo an ninh – chống trộm
Hệ thống cổng an ninh thư viện sử dụng công nghệ RFID là hệ thống cổng an ninh có gắn một bộ cảm ứng phát ra sóng radio khi thẻ RFID đi qua vùng phủ sóng của nó và nhận thông tin từ thẻ chuyển tới phần mềm trung gian và phần mềm ứng dung để xử lý. Nếu tài liệu mượn chưa hoàn thành thủ tục mượn trả tại bàn làm việc của cán bộ thư viện hoặc chưa qua hệ thống mượn trả tự động – nghĩa là thông tin tài liệu mượn chưa được hệ thống thư viện điện tử chấp nhận – thì khi bạn đọc đem tài liệu ra khỏi thư viện, cổng an ninh sẽ phát ra tín hiệu báo động ngay lập tức bạn đọc cùng với cuốn sách chưa được đồng ý mượn sẽ được phát hiện.
- Phân loại tài liệu tự động
Trong mỗi thẻ RFID đều có chứa thông tin về môn loại của tài liệu và kết hợp với hệ thống phân loại và sắp xếp tài liệu ở mức độ sơ bộ, hỗ trợ đắc lực cho các thư viện có tổ chức kho mở để bạn đọc tự tìm kiếm được tài liệu mà họ cần.
- Ứng dụng RFID trong các thư viện Việt Nam
Nhận thấy được ưu điểm nổi trội của công nghệ RFID so với các công nghệ khác đã và đang ứng dụngtrong thư viện, ở Việt Nam đã có nhiều thư viện đã và đang bắt đầu ứng dụng công nghệ này bằng việc dán thẻ RFID lên tài liệu. Có thể kể đến như Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, thư viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách Khoa, Trung tâm tin thư viện Đại học Giao thông vận tải…
Hiện nay, việc chuyển đổi từ quản lý tài liệu và bạn đọc theo cách truyền thống sang áp dụng công nghệ mã vạch. Để áp dụng công nghệ mã vạch, các thư viện cần tiến hành hiệu chỉnh dữ liệu thư mục và dữ liệu bạn đọc; thay lại hoàn toàn nhãn tài liệu cũ bằng các nhãn mã vạch. Đối với các thư viện muốn sử dụng công nghệ RFID cần chú ý đến các tình huống liên quan đến việc chuyển đổi công nghệ như chuẩn trao đổi giữa phần mềm thư viện điện tử tích hợp và các ứng dụng RFID, kinh phí chuyển đổi, thiết kế và tổ chức lại các bộ phận, phong ban tron thư viện sao cho phù hợp với quy trình làm việc của hệ thống RFID.
Việc ứng dụng công nghệ RFID đặt ra cho thư viện các thuận lợi và khó khăn khác nhau.
* Về thuận lợi:
- Không cần tiếp xúc trực diện với tài liệu (Công nghệ RFID cho phép máy đọc có thể nhận diện được tài liệu ở khoảng cách khá xa – từu vài mét tới vài trăm mét)
- Kết hợp giữa chức năng an ninh và chức năng nhận diện tài liệu (thông qua các thông tin được mã hóa trên thẻ như số đăng ký cá biệt, ký hiệu phân loại… tùy thuộc vào thông tin được mã hóa) – mỗi thẻ RFID đảm bảo cả 2 chức năng là chức năng an ninh và chức năng nhận dạng tài liệu.
- Mượn / trả nhanh chóng: Khả năng đọc thông tin từ thẻ RFID nhanh hơn rất nhiều so với sử dụng mã vạch, do đó thao tác mượn / trả cũng được thực hiện nhanh hơn. Nó hỗ trợ tối đa việc tự động hóa quá trình mượn / trả tài liệu của bạn đọc – hỗ trợ trả không cần sự can thiệp của cán bộ thư viện. Hơn nữa, bạn đọc có thể mượn nhiều tài liệu một cách dễ dàng.
- Phân loại tài liệu tự động: mỗi thẻ RFID cho phép lưu nhiều thông tin khác nhau về tài liệu – trong đó có mô loại của tài liệu, nhờ đó các nhà sản xuất thiết bị RFID đã chế tạo ra loại máy giúp cho việc phân loại sơ bộ tài liệu.
- Khả năng chống trộm, đảm bảo an ninh cao cho tài liệu: khác với các hệ thống an ninh sử dụng cổng từ, hệ thốn an ninh sử dụng công nghệ RFID cho phép phát hiện tài liệu với khoảng cách xa từ vài đến vài trăm mét và trong không gian 3 chiều – do đó, khả năng chống trộm của nó an toàn và đáng tin cậy hơn hệ thống an nình sử dụng cổng từ.
- Kiểm kê nhanh chóng: hệ thống RFID cho phép quét và nhận dạng thông tin từ các tài liệu một cách nhanh chóng và không cần phải dí sát máy đọc thông tin di động vào tài liệu hoặc không cần lấy tài liệu ra khỏi giá sách. Công nghệ không dây kết nối trực tiếp dữ liệu kiểm kê với máy chủ sử dụng phần mềm quản trị thư viện, vừa cho phép cập nhật thông tin về kiểm kê, vừa cho phép biết được ngay vị trí đúng của tài liệu trên giá sách.
- Độ bền của thẻ cao: Thẻ RFID có độ bền cao hơn thẻ mã vạch – vì nó không tiếp xúc trực tiếp với các thiết bị khác.
* Về nhược điểm:
- Chi phí đầu tư cao
Đây là khó khăn lớn nhất cản trở các thư viện ứng dụng RFID vào trong hoạt động của mình. Thẻ RFID đắt hơn nhãn mã vạch khoảng 100 lần. Ngoài ra, các trang thiết bị khác như máy đọc, cổng an ninh, thiết bị kiểm kê cầm tay, phần mềm, hệ thống chuyển đổi từ hệ thống mã vạch sang hệ thống RFID còn khá cao.
- Dễ bị trộm cắp thẻ
Với công nghệ từ, nhãn từ sẽ được gắn vào gáy sách, do đó, bạn đọc muốn bóc nhãn từ này ra cũng sẽ gặp khó khăn.
Trong khi, các thẻ RFID được gắn lộ ra ngoài ở phần bên trong của trang bìa sau của tài liệu, do đó, bạn đọc có thể dễ dàng bóc được thẻ RFID.
- Khó đọc
Về cơ bản, hệ thống RFID dễ phát hiện lấy trộm tài liệu, nhưng nếu tài liệu được bọc kín bởi lớp kim loại thì máy đọc sẽ không phát hiện được tài liệu, do máy đọc sẽ không thể nhận được tín hiệu từ tài liệu.
KẾT LUẬN
Có thể nhận thấy, RFID là một công nghệ mới trong lĩnh vực thư viện, đã được áp dụng nhiều ở các nước phát triển như Anh, Mỹ, … nhưng ở Việt Nam, công nghệ này chưa được ứng dụng mạnh trong các thư viện – ngoài các thư viện lớn – do chi phí đầu tư cao. Tuy vậy, lợi ích của việc ứng dụng công nghệ RFID vào quản lý thư viện là rất lớn, do đó, các thư viện cần cân nhắc thật kỹ khi ứng dụng công nghệ RFID vào quản lý thư viện – đặc biệt là các thư viện có kho sách giá trị cao, kho sách quý cần bảo vệ đặc biệt; hoặc các thư viện có nhiều lượt bạn đọc, lượng tài liệu lưu thông lớn.
--
Tác giả: ThS Nguyễn Thị Ngà (Giảng viên Khao Thư viện Thông tin)
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Hiện nay, việc chuyển đổi từ quản lý tài liệu và bạn đọc theo cách truyền thống sang áp dụng công nghệ mã vạch. Để áp dụng công nghệ mã vạch, các thư viện cần tiến hành hiệu chỉnh dữ liệu thư mục và dữ liệu bạn đọc; thay lại hoàn toàn nhãn tài liệu cũ bằng các nhãn mã vạch. Đối với các thư viện muốn sử dụng công nghệ RFID cần chú ý đến các tình huống liên quan đến việc chuyển đổi công nghệ như chuẩn trao đổi giữa phần mềm thư viện điện tử tích hợp và các ứng dụng RFID, kinh phí chuyển đổi, thiết kế và tổ chức lại các bộ phận, phong ban tron thư viện sao cho phù hợp với quy trình làm việc của hệ thống RFID.
Việc ứng dụng công nghệ RFID đặt ra cho thư viện các thuận lợi và khó khăn khác nhau.
* Về thuận lợi:
- Không cần tiếp xúc trực diện với tài liệu (Công nghệ RFID cho phép máy đọc có thể nhận diện được tài liệu ở khoảng cách khá xa – từu vài mét tới vài trăm mét)
- Kết hợp giữa chức năng an ninh và chức năng nhận diện tài liệu (thông qua các thông tin được mã hóa trên thẻ như số đăng ký cá biệt, ký hiệu phân loại… tùy thuộc vào thông tin được mã hóa) – mỗi thẻ RFID đảm bảo cả 2 chức năng là chức năng an ninh và chức năng nhận dạng tài liệu.
- Mượn / trả nhanh chóng: Khả năng đọc thông tin từ thẻ RFID nhanh hơn rất nhiều so với sử dụng mã vạch, do đó thao tác mượn / trả cũng được thực hiện nhanh hơn. Nó hỗ trợ tối đa việc tự động hóa quá trình mượn / trả tài liệu của bạn đọc – hỗ trợ trả không cần sự can thiệp của cán bộ thư viện. Hơn nữa, bạn đọc có thể mượn nhiều tài liệu một cách dễ dàng.
- Phân loại tài liệu tự động: mỗi thẻ RFID cho phép lưu nhiều thông tin khác nhau về tài liệu – trong đó có mô loại của tài liệu, nhờ đó các nhà sản xuất thiết bị RFID đã chế tạo ra loại máy giúp cho việc phân loại sơ bộ tài liệu.
- Khả năng chống trộm, đảm bảo an ninh cao cho tài liệu: khác với các hệ thống an ninh sử dụng cổng từ, hệ thốn an ninh sử dụng công nghệ RFID cho phép phát hiện tài liệu với khoảng cách xa từ vài đến vài trăm mét và trong không gian 3 chiều – do đó, khả năng chống trộm của nó an toàn và đáng tin cậy hơn hệ thống an nình sử dụng cổng từ.
- Kiểm kê nhanh chóng: hệ thống RFID cho phép quét và nhận dạng thông tin từ các tài liệu một cách nhanh chóng và không cần phải dí sát máy đọc thông tin di động vào tài liệu hoặc không cần lấy tài liệu ra khỏi giá sách. Công nghệ không dây kết nối trực tiếp dữ liệu kiểm kê với máy chủ sử dụng phần mềm quản trị thư viện, vừa cho phép cập nhật thông tin về kiểm kê, vừa cho phép biết được ngay vị trí đúng của tài liệu trên giá sách.
- Độ bền của thẻ cao: Thẻ RFID có độ bền cao hơn thẻ mã vạch – vì nó không tiếp xúc trực tiếp với các thiết bị khác.
* Về nhược điểm:
- Chi phí đầu tư cao
Đây là khó khăn lớn nhất cản trở các thư viện ứng dụng RFID vào trong hoạt động của mình. Thẻ RFID đắt hơn nhãn mã vạch khoảng 100 lần. Ngoài ra, các trang thiết bị khác như máy đọc, cổng an ninh, thiết bị kiểm kê cầm tay, phần mềm, hệ thống chuyển đổi từ hệ thống mã vạch sang hệ thống RFID còn khá cao.
- Dễ bị trộm cắp thẻ
Với công nghệ từ, nhãn từ sẽ được gắn vào gáy sách, do đó, bạn đọc muốn bóc nhãn từ này ra cũng sẽ gặp khó khăn.
Trong khi, các thẻ RFID được gắn lộ ra ngoài ở phần bên trong của trang bìa sau của tài liệu, do đó, bạn đọc có thể dễ dàng bóc được thẻ RFID.
- Khó đọc
Về cơ bản, hệ thống RFID dễ phát hiện lấy trộm tài liệu, nhưng nếu tài liệu được bọc kín bởi lớp kim loại thì máy đọc sẽ không phát hiện được tài liệu, do máy đọc sẽ không thể nhận được tín hiệu từ tài liệu.
KẾT LUẬN
Có thể nhận thấy, RFID là một công nghệ mới trong lĩnh vực thư viện, đã được áp dụng nhiều ở các nước phát triển như Anh, Mỹ, … nhưng ở Việt Nam, công nghệ này chưa được ứng dụng mạnh trong các thư viện – ngoài các thư viện lớn – do chi phí đầu tư cao. Tuy vậy, lợi ích của việc ứng dụng công nghệ RFID vào quản lý thư viện là rất lớn, do đó, các thư viện cần cân nhắc thật kỹ khi ứng dụng công nghệ RFID vào quản lý thư viện – đặc biệt là các thư viện có kho sách giá trị cao, kho sách quý cần bảo vệ đặc biệt; hoặc các thư viện có nhiều lượt bạn đọc, lượng tài liệu lưu thông lớn.
--
Tác giả: ThS Nguyễn Thị Ngà (Giảng viên Khao Thư viện Thông tin)
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- http://www.rfidjournal.com/faq
- https://idtvietnam.vn/vi/ung-dung-cong-nghe-rfid-trong-quan-ly-va-tu-dong-hoa-thu-vien-320
- https://tinhte.vn/threads/cong-nghe-rfid-la-gi-nhung-ung-dung-cua-cong-nghe-dien-tu-nay.2290936/
- http://thuvienso.hcmute.edu.vn/doc/de-xuat-ung-dung-cong-nghe-rfid-trong-quan-ly-va-tu-dong-hoa-thu-vien-hcmute-367478.html
- http://www.itel-vn.com/goods-268-%E1%BB%A8ng+d%E1%BB%A5ng+c%C3%B4ng+ngh%E1%BB%87+RFID+v%C3%A0o+th%C6%B0+vi%E1%BB%87n+hi%E1%BB%87n+%C4%91%E1%BA%A1i.html
