Cơ sở lý luận về hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Khái niệm công việc

Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.

Công việc có thể coi là kết quả của sự phân chia lao động trong nội bộ tổ chức, với mỗi một cá nhân hay một nhóm đảm nhận một công việc cụ thể, phù hợp với trình độ chuyên môn tay nghề của từng người, từng nhóm lao động. Công việc là một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty.

Công việc là cơ sở để các doanh nghiệp tổ chức quản lý. Với mỗi một công việc cụ thể là một hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện bởi một người họăc một nhóm lao động. Một công ty có nhất nhiều công việc, nên cũng cần rất nhiều người. Để Doanh nghiệp có thể hoạt động tốt thì buộc các doanh nghiệp phải tổ chức quản lý tốt việc sản xuất kinh doanh. Điều đó sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển.

Công việc ảnh hưởng trực tiếp tới người lao động: Người lao động vào doanh nghiệp họ phải bỏ ra thể sức, trí lực để làm việc với mục đích là kiếm tiền để trang trải cho cuộc sống. Số tiền này được các doanh nghiệp trả cho người lao động dưới hình thức tiền lương, tiền thưởng. Ngoài ra người lao động làm việc tốt để đạt được sự thoả mãn công việc.

Khái niệm thực hiện công việc.

Thực hiện công việc và việc người lao động vận dụng các yếu tố sức khoẻ, kinh nghiệm, hiểu biết…kết hợp với máy móc, công nghệ để làm ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường.

Trong con người luôn tồn tại một nguồn năng lượng nuôi sống cơ thể, nguồn năng lượng này có được nhờ việc ăn uống và người lao động cần phải rèn luyện cho mình một sức khoẻ để duy trì sự sống. Làm việc chính là một hoạt động để tăng sức khoẻ cho cơ thể. Chính vì vậy con người đã vận dụng những cái vốn có của cơ thể kết hợp với máy móc để thực hiện quá trình sản xuất. đem lại những sản phẩm thoả mãn nhu cầu hang ngày của con người.

Việc thực hiện công việc phải dựa trên các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Hai bản này sẽ giúp cho người lao động định hình được công việc họ cần phải làm và các yêu cầu thực hiện công việc

Khái niệm hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.

Bất kỳ một tổ chức nào cũng vậy việc đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản trị nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tổ chức. Nếu một tổ chức không tiến hành việc đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức ắt sẽ dẫn đến việc quản lý không hiệu quả, các quyết định nhân sự không đúng đắn, không tạo động lực cho người lao động, công việc ì trệ…Điều đó tất yếu sẽ dẫn tới việc phá sản của doanh nghiệp.

Đánh giá thực hiện công việc phục vụ các mục tiêu quản lý, tác động tới người lao động và tổ chức. Nếu doanh nghiệp tổ chức đánh gia thực hiện công việc thì các nha quản lý sẽ thấy được những thông tin cần thiết về tình hình thực hiện công việc của người lao động từ đó có những quyết định nhân sự đúng đắn. Đánh giá thực hiện công việc tác động cả tới người lao động và tổ chức. Nếu đánh giá đúng sẽ thúc đẩy người lao động hăng say làm việc điều đó sẽ có lợi cho doanh nghiệp. Nếu đánh giá sai sẽ gây tâm lý cho người lao động, từ đó làm ảnh hưởng tới niềm tin của họ và họ sẽ làm việc không đúng với thực lục của họ.

Cấu trúc hệ thống đánh giá công việc

Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc thông thường bao gồm 3 yếu tố là:

• Các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
• Đo lường sự thực hiện công việc.
• Thông tin phản hồi

Các yếu tố này có quan hệ mật thiết với nhau, và cùng tạo nên một hệ thống đánh giá thực hiện công việc hoàn chỉnh.

Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc

Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá

Việc thiết kế và lựa chọn phương pháp đánh giá phải phụ thuộc vào mục đích của đánh giá, tính chất, đặc điểm của công việc từ đó thiết kế nội dung cho phù hợp.

Các nhà quản lý cần nắm rõ được đặc điểm công việc,mặt hang sản xuất kinh doanh của công ty để từ đó lựa chọn những phương pháp thích hợp, từ đó xây dựng những tiêu chí đánh giá cho phù hợp với đặc điểm, tính chất của công việc.

Bước này hết sức quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng tới kết quả cả một hệ thống đánh giá thực hiện công việc của công ty. Khi lựa chọn phương pháp đánh giá không đúng, xây dựng các tiêu chí đánh giá không phù hợp với tính chất đặc điểm công việc. Sẽ gây khó khăn trong công tác đánh giá cho người đánh giá cũng như người lao động. Họ sẽ không hiểu về hệ thống đánh giá, cách đánh giá, tiêu chí đánh giá…điều đó sẽ làm cho họ có thái độ làm việc không tích cực, họ luôn tìm cách trống chế lại các tiêu chí đánh giá. điều đó sẽ làm ảnh hưởng tới năng suất lao động, cũng như ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh của tổ chức.

Các tổ chức vừa và nhỏ có thể áp dụng những phương pháp sẵn có để áp dụng vào việc đánh giá của tổ chức mình. Bởi vì những tổ chức này thường có số lượng lao động ít, mức độ phức tạp của công việc không cao. Điều đó sẽ không gây lãng phí thời gian, tiền bạc cho tổ chức. Đồng thời hiệu quả đánh giá vẫn cao. Đối với các tổ chức, doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh quy mô lớn như: Độ phức tạp của công việc cao, khối lượng công việc lớn, lao động nhiều…Thông thường các doanh nghiệp này thường thuê các chuyên gia để thiết kế phương pháp đánh giá. Mặc dù tốn kém tiền bạc nhưng hiệu quả mang lại sẽ rất cao.

Lựa chọn người đánh giá.

Lựa chọn người đánh giá phù hợp luôn là vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp. Thông thường thì người đánh giá là người đứng đầu cơ quan hoặc người đứng đầu từng bộ phận. Tuy nhiên, một số cán bộ, cá nhân khác cũng có khả năng tham gia đánh giá, ý kiến của họ thường thường để tham khảo.

Người đánh giá phải là người ít có quan hệ với người được đánh giá, là người có bản lĩnh trong công việc cũng như trong cuộc sống, là người hiểu rõ đặc điểm công việc của công ty.

Nếu lựa chọn người đánh giá đúng đắn sẽ giúp cho công việc đánh giá được xuôn xẻ, không mắc lỗi, không gây lãng phí thời gian và tiền bạc cho công ty. Còn nếu lựa chọn sai thì kết quả đánh giá của công ty thường sai, gây bức xúc cho người lao động, có thể dẫn tới việc giảm năng suất lao động.

Xác định chu kỳ đánh giá:

Chu kỳ đánh giá tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Thông thường các công ty Nhà nước thì chu kỳ đánh giá là 1 năm/ lần. Còn đối với các công ty ngoài nhà nước thì là 3 tháng, 6 tháng hoặc từng đợt sản xuất.

Với mỗi một công ty chúng ta cần phải xác đinh được chu kỳ đánh giá sao cho phù hợp với công ty nhất, sao cho thời gian đánh giá cũng không quá dài hay quá ngắn. Vì nếu thời gian đánh giá quá ngắn sẽ tốn kém thời gian. Những nếu thời gian đánh giá quá dài thì kết quả đánh giá không chuẩn, phức tạp trong quá trình đánh giá vì số liệu nhiều…

Đào tạo người đánh giá:

Đây cũng là một bước quan trọng trong công tác đánh giá. Việc đào tạo người đánh giá giúp cho việc đánh giá thuận lợi, chuẩn xác. Cần đào tạo cho họ hiểu về hệ thống đánh giá, mục đích của việc đánh giá, cách đánh giá, các lỗi cần chú ý trong đánh giá…có hai hình thức đào tạo chính là:

• Cung cấp các văn bản hướng dẫn: Nếu doanh nghiệp thời gian hạn hẹp thì Doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp đào tạo này. Tức là Cung cấp trực tiếp các văn bản hướng dẫn đánh giá thực hiện công việc cho người đánh giá. Để họ đọc và áp dụng trong quá trình đánh giá. Khi có những thay đổi mới thì các nhà quản lý lại cung cấp các bản hướng dẫn mới cho người đánh giá.
• Tổ chức các lớp đào tạo (tập huấn): Các doanh nghiệp lớn thông thường họ tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn cho các nhà đánh giá. Thông qua lớp học này sẽ giúp cho người đánh giá có thể nắm vững chương trình đánh giá, được cọ sát với các bài tập lý thuyết liên quan tới công việc của họ. Từ lớp học này những kinh nghiệm trong nghề được trao đổi giữa các nhà đánh giá với nhau.

Ngoài hai cách đào tạo đó ra chúng ta có thể tham khảo một số cách sau:

• Đào tạo trong công việc: Trong công việc các nhà đánh giá mới có thể được đào tạo thông qua sự kèm cặp của các nhà đánh giá cũ. Nghĩa là trước khi có quyết định được lựa chọn là người đánh giá, thì tổ chức có thể bố trí sắp xếp người đó làm việc cùng với các nhà đánh giá cũ. Để người đó có thể học hỏi được kinh nghiệm, kỹ năng của người đánh giá cũ. Cách đào tạo này thường tốn kém về thời gian.
• Cử đi học các lớp đào tạo ở các trường đại học, các viện nghiên cứu: Cách này thường chỉ mang lại lý thuyết cho người đánh giá, còn thực tế thì ít. Cách này tốn thời gian và tiền bạc, nên ít các doanh nghiệp áp dụng cách này.

Phỏng vấn đánh giá: Thông qua năm bước chính sau

• Mục đích nhằm nghiên cứu:

Phát hiện và điều chình các sai sót trong thực hiện công việc của người lao động hoặc duy trì nâng cao kỹ năng làm việc cho người lao động. Có ba hình thức phỏng vấn dựa trên ba mục tiêu khác nhau:

• Thoả mãn - thăng tiến.
• Thoả mãn không thăng tiến
• Không thoả mãn - điều chỉnh.
• Chuẩn bị phỏng vấn.

Buổi chuẩn bị phỏng vấn giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả phỏng vấn. Chuẩn bị phỏng vấn phải chú ý đến các nội dung chủ yếu sau đây:

• Thu thập dữ liệu thông tin cần thiết.

Nghiên cứu bên mô tả công việc của nhân viên với các tiêu chuẩn mẫu, xem xét lại hồ sơ nhân viên về các nhận xét, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên lần gần nhất.

• Chuẩn bị cho nhân viên:

Thông báo cho họ biết trước ít nhất là một tuần thời gian phỏng vấn. Phân tích các vấn đề, thu thập các thắc mắc phàn nàn của nhân viên liên quan đến việc thực hiện công việc người bị phỏng vấn, nên chú ý vào các công việc quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động của người bị phỏng vấn.

Khi kết thúc phỏng vấn cần cám ơn nhân viên và tóm tắt những nội dung chủ yếu cho họ biết được những điểm chính của họ.

3. Khuyến khích nhân viên nói nhiều trong phỏng vấn.

Cách duy nhất và rất đơn giản để cho nhân viên có thể thay đổi hoạt động, cách làm việc của họ là để cho họ nói nhiều, sao cho họ có thể nhận ra sự thiếu hụt và chấp nhận sự cần thiết phải thay đổi trong hoạt động của họ. Những việc nên làm để khuyến khích nhân viên nói nhiều.

• Im lặng nghe họ nói một cách chăm chú, không ngắt lời họ.
• Sử dụng các câu hỏi thăm dò như: Ông (hay bà) ?
• Đặt câu hỏi vào dạng tình huống cần giải quyết : Giả sử ông là lãnh đạo phòng sản xuất, ông có nghĩ là ở đây còn nhiều lãng phí không?
• Sử dụng các câu khuyến khích: Ông cứ nói tiếp đi, rồi sao nữa...
• Sử dụng các câu hỏi lựa chọn: Những vấn đề mà ông không muốn làm cho công ty là gì ?
• Nhắc lại câu trả lời cuối cùng của nhân viên và đặt thành câu hỏi. Ví dụ: Khi nhân viên nói:"Tôi không nghĩ là tôi làm xong công việc ". Phỏng vấn viên có thể hỏi: " Ông không nghĩ là ông có thể làm xong công việc, tại sao thế?
• Chú ý nhận ra tình cảm, suy nghĩ thật của nhân viên thông qua những điều mà nhân viên nói. Ví dụ khi nhân viên tỏ ra ngại ngần với khả năng tăng tiến, phỏng vấn viên cần suy nghĩ, đặt vấn đề : Phải chăng họ cho rằng việc đánh giá thực hiện không công bằng.

Những điều cần tránh:

• Nói quá nhiều
• Hỏi các câu hỏi chỉ để nhân viên trả lời "có", "không" - Khuyên bảo nhân viên ; ví dụ: Ông nên làm... Nếu tôi là ông tôi sẽ.
• Không nên nói ra những câu thô bạo.
• Không nên nhạo báng, bông đùa nhân viên.
• Không nên đi quá xa chủ đề.
• Đối xử với tính phòng ngự của nhân viên.

Thường thường ai cũng dựng lên cho mình sự phòng ngự, hay tự bênh vực cho những yếu kém của mình. Khi bị phê bình là làm việc kém, nhân viên sẽ phản ứng lại bằng cách:

• Phủ nhận khuyết điểm, tránh trả lời các câu hỏi liên quan.
• Tức giận, phản bác lại một cách quyết liệt.

Vì vậy vấn đề hiểu biết, biết cách tiếp xúc và xử lý với tính phòng ngự của nhân viên là một kỹ năng quan trong trong việc đánh giá thực hiện công việc.

4. Đối xử với tính phòng ngự của nhân viên.

Sau đây là một số chỉ dẫn trong cách xử lý với tính phòng ngự của nhân viên.

• Hãy suy nghĩ rằng tính phòng ngự là rất bình thường, không có gì đặc biệt và không cần ngạc nhiên về nó.
• Không bao giờ tấn công vào tính phòng ngự của nhân viên cố gắng chỉ phê bình vấn đề, sự kiện, không đề cập đến con người.
• Hoãn hành động lại: Đôi khi trong thực tế, điều tốt nhất nên thực hiện là không làm gì cả. Giành một thời gian hiệu quả cho suy nghĩ và tìm ra giải pháp hợp lý.
• Phát hiện ra những hạn chế của chính bạn. Đừng bao giờ nghĩ rằng bạn sẽ giải quyết được tất cả mọi vấn đề, nhất là những vấn đề nhân sự và cũng đừng cố gắng tỏ ra bạn là một nhà tâm lý học đối với nhân viên. Ngẫm nghĩ và tôn trọng ý kiến của nhân viên trước khi nhận xét, đánh giá về họ.
• Khi cần phê bình nhân viên, cần phải thực hiện theo cách nào sao cho vấn đề nhân viên duy trì được lòng tự trọng. Thông thường nên thực hiện phê bình nhân viên riêng biệt, và phê bình giảm nhẹ mức độ, có ví dụ cụ thể về tình huống phê bình, đồng thời có hướng dẫn sửa chữa, điều chỉnh. Không lấy làm trò cười về những lỗi lầm của người khác. Thực hiện phê bình có mục đích, không dựa theo định kiến cá nhân.

5. Hướng phỏng vấn tới việc nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên.

Một nghiên cứu cho thấy, nhân viên có thoả mãn với cuộc phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc không, thường phụ thuộc vào 3 vấn đề:

• Không cảm thấy run sợ khi bị phỏng vấn.
• Có cơ hội để chuẩn bị ý tưởng,cảm xúc, thuần phục với chương trình phỏng vấn.
• Gặp một nhà phỏng vấn giỏi.

Tuy nhiên, mục đích chính của cuộc phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc không phải là làm cho nhân viên thấy thoả mãn hay hài lòng với cuộc phỏng vấn, mục đích chính của phỏng vấn là giúp nhân viên tiếp tục nâng cao kỹ năng thực hiện công việc. Do đó trách nhiệm của người phỏng vấn là phải:

• Làm sáng tỏ những vấn đề có liên quan đến công việc.
• Xếp đặt các mục tiêu cần đạt được và lập thời gian biểu thực hiện, thông qua kế hoạch hành động cụ thể.
• Tìm hiểu nhân viên và tìm ra biện pháp khuyến khích họ thích hợp.

Nhân tố trực tiếp.

• Phía lãnh đạo công ty: Đây là nhân tố ảnh hưởng lớn nhất tới quá trình đánh giá thực hiện công việc của người lao động. Những chính sách, quyết định của ban lãnh đạo công ty có ảnh hưởng tích cực đến công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty.
• Người đánh giá: Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình phức tạp và chịu nhiều ảnh hưởng bởi tình cảm của con người vì nó dựa trên sự đánh giá chủ quan của người đánh giá kể cả khi tổ chức xây dựng và sử dụng một hệ thống các tiêu chuẩn khách quan trong thực hiện công việc. Người đánh giá nếu không được đào tạo tốt, không lựa chọn đúng sẽ dẫn đến việc đánh giá sai lệch về tình hình làm việc của người lao động, dẫn tới việc giảm động lực và ảnh hưởng tới các vấn đề khác trong quản trị nhân sự.
• Người lao động: Trong mỗi doanh nghiệp lao động luôn là một trong những yếu tố quan trọng, quyết định tới việc tồn tại, duy trì và phát triển của doanh nghiệp. Chính người lao động là người điều hành mọi hoạt động sản xuất của Công ty. nếu không co người lao động thì mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty sẽ không được thực hiện. Chính tầm quan trọng đó đòi hỏi các công ty luôn duy trì nguồn lao động vốn có của mình đồng thời từng bước kế hoạch hoá nguồn nhân lực của công ty sao cho công ty có một đội ngũ lao động tốt. Để làm được điều đó các Công ty cần đánh giá thực hiện công việc của từng công nhân viên, từ đó có những quyết định đúng đắn về tiền lương, tiền thưởng, thăng tiến cho người lao động. Tuy nhiên việc đánh giá phải được thống nhất giữa người đánh giá và người lao động. Nếu như không có sự thống nhất thì người lao động thường có thái độ không khâm phục, họ thường không coi ra gì, có thể họ làm ỳ trệ công việc gây ảnh hưởng tới năng suất lao động của công ty, Ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh của công ty.
• Môi trường làm việc: Môi trường làm việc cũng là một trong những nhân tố tác động trực tiếp tới quá trình đánh giá thực hiện công việc của người lao động. Nếu môi trường làm việc không chuyên nghiệp, không gian trật hẹp, các điều kiện phục vụ tổ chức nơi làm việc không tốt sẽ ảnh hưởng tới quá trình làm việc của người lao động. Từ đó kết quả đánh giá thực hiện công việc thường không đúng với thực lực mà người lao động bỏ ra.

Nhân tố gián tiếp.

• Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh luôn là yêu tố tác động gián tiếp tới toàn bộ hoạt động sản xuất của công ty. Tất cả các lĩnh vực của công ty đều chịu ảnh hưởng, từ quá trình sản xuất, cũng như cơ cấu lao động, tiền lương, các chính sách…Và công tác đánh giá thực hiện công việc cũng không nằm ngoài những yếu tố chịu ảnh hưởng trên. Nếu như đối thủ có hệ thông đánh giá hợp lý sẽ làm cho người lao động bên họ làm việc với năng xuất tốt nhất, số lượng và chất lượng sản phẩm luôn ở mức cao và đạt tiêu chuẩn. Điều đó sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp đó trên thị trường. Trước sự hoạt động hiệu quả của đối thủ như vậy nếu doanh nghiệp ta mà không có những chương trình đánh giá hợp lý tất yếu sẽ dẫn tới việc lép vế trong việc cạnh tranh trên thì trường.
• Các quy định, văn bản pháp luật của nhà nước liên quan đến vấn đề lao động: Đây cũng là một nhân tố tác động, chi phối tới quá trình đánh giá thực hiện công việc của tổ chức.