Chuyển đổi định dạng date thành text trong Excel bằng hàm TEXT và không sử dụng công thức

Với bài viết này, Blog học excel cấp tốc online sẽ hướng dẫn bạn cách để chuyển đổi định dạng date thành text bằng hàm text mà không cần sử dụng công thức.

Sử dụng hàm TEXT để chuyển đổi định dạng date thành text

Hàm TEXT được thiết kế để chuyển đổi giá trị số thành chuỗi. Công thức hàm TEXT như sau:

=TEXT(value, format_text)

Trong đó:

• Value là giá trị số bạn muốn chuyển đổi. Đây có thể là một số, một công thức hiển thị dưới dạng số hay một tham chiếu của ô tính chứa số.
• Format_text đây là cách bạn muốn định dạng kết quả có giá trị text, trong trường hợp dạng chuỗi ta để trong dấu nháy kép.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng công thức sau để chuyển đổi ngày tháng trong ô A1 thành dạng chuỗi theo định dạng ngày kiểu Mỹ (tháng/ngày/năm):

=TEXT(A1,”mm/dd/yyyy”)

Như bạn đã thấy, giá trị chuyển đổi bằng công thức TEXT được căn lề bên trái, đó là dấu hiệu đầu tiên cho thấy ngày tháng đang được định dạng text. Ngoại trừ căn lề trong ô tính, có một vài đặc điểm khác có thể giúp bạn phân biệt giữa định dạng date và text trong Excel.

Ví dụ 1. Cách chuyển đổi date thành text trong nhiều định dạng khác nhau.

Vì bản chất định dạng date là số, hàm TEXT sẽ không gặp vấn đề gì trong việ chuyển đổi chúng sang chuỗi text. Phần khó nhất là có thể xác định định dạng hiển thị thích hợp cho ngày văn bản.

Microsoft Excel hiểu các mã ngày sau đây.

Tháng:

• m – số biểu thị tháng không có số “0” đứng đầu, ví dụ 1-12
• mm – số biểu thị tháng có số “0” đứng đầu, ví dụ 01-12
• mmm – thể rút gọn của tháng, ví dụ T1-T12
• mmmm – thể đầy đủ của tháng, ví dụ Tháng 1 – Tháng 12
• mmmmm – tháng được biểu thị bằng chữ cái đầu tiên, ví dụ B (đại diện cho tháng Bảy hoặc tháng Ba)

Ngày:

• d – số biểu thị ngày không có số “0” đứng trước
• dd – số biểu thị ngày có số “0” đứng trước
• ddd – thể rút gọn của ngày trong tuần, ví dụ CN
• dddd – thể rút gọn của tháng trong tuần, ví dụ Chủ Nhật

Năm:

• yy – năm thể hiện dưới hai chữ số, ví dụ 97
• yyyy, năm thể hiện dưới bốn chữ số, ví dụ 1997

Để hiển thị chính xác định dạng ngày bạn muốn, bạn có thể tách các mã ngày bằng các kí tự phân tách khác nhau như dấu gạch nối (-), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:). Sau đây là một vài ví dụ:

• mm/dd/yyyy – ngày định dạng theo kiểu Mỹ, ví dụ 05/11/1997
• dd/mm/yyyy – ngày định dạng theo chuẩn còn lại của quốc tế, ví dụ 11/05/1997
• dd-mmm-yyyy – hiển thị 11-May-97 để tránh sự nhầm lẫn
• dddd, mmmm d, yyyy – ngày đầy đủ, bao gồm thứ, ví dụ Thứ năm ngày 11 tháng 05 năm 1997

Ví dụ, nếu bạn có cột ngày định dạng kiểu Mỹ và bạn cần xuất chúng ra file .csv cho đối tác ở UK, bạn có thể chuyển đổi định dạng bằng:

=TEXT(A1,”mm/dd/yyyy”)

Một vài ví dụ công thức và kết quả hiển thị được minh họa sau đây:

Ví dụ 2: Cách chuyển đổi thời gian thành dạng chuỗi

Nếu thời gian của bạn hiển thị cả ngày và giờ, bạn muốn chuyển chúng thành dạng chuỗi text thì bạn cần thêm mã thời gian vào tham số format_text trong hàm TEXT

Giờ:

• h – giờ không có số “0” đứng trước, ví dụ 0-23
• hh – giờ có số “0” đứng trước, ví dụ 00-23

Phút:

• m – phút không có số “0” đứng trước, ví dụ 0-59
• mm – giờ có số “0” đứng trước, ví dụ 00-59

Giây:

• s – giây không có số “0” đứng trước, ví dụ 0-59
• ss – giây có số “0” đứng trước, ví dụ 00-59

Thời điểm trong ngày:

• AM/PM – hiển thị thành AM hoặc PM
• Nếu không thiết lập, định dạng 24 giờ sẽ được mặc định.

Nếu bạn chú ý, mã m được sử dụng cho cả tháng và phút, bạn có thể thắc mắc làm thế nào Microsoft Excel có thể phân biệt chúng. Nếu bạn đặt “m” ngay sau mã h (giờ) hay ngay trước mã s (giây) Excel sẽ hiểu bạn muốn hiển thị phút hay tháng.

Hàm TEXT có thể bao gồm mã ngày và thời gian trong tham số format_text, ví dụ:

=TEXT(A2,”dd/mm/yyyy hh:mm”)

Nếu bạn chỉ muốn chuyển đổi cách hiển thị thời điểm trong ngày, bạn chỉ cần gõ vào mã thời điểm như sau:

=TEXT(A2,”h:mm AM/PM”)

Kết quả hiển thị như trong hình dưới đây:

Ví dụ 3. Cách chuyển đổi ngày hiện tại sang định dạng text

Trong trường hợp bạn muốn chuyển đổi ngày hiện tại sang định dạng text, bạn có thể sử dụng hàm TEXT kết hợp với hàm TODAY, ví dụ:

=TEXT(TODAY(), “dd-mmm-yyyy”)

Ví dụ 4. Hàm TEXT chuyển đổi định dạng text thành date:

Mặc dù chức năng chính của hàm TEXT là chuyển đổi định dạng number thành text, nó vẫn có thể chuyển đổi theo chiều ngược lại. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần thêm vào hai dấu gạch nối (–) vào công thức TEXT.

Ví dụ, để chuyển đổi chuỗi ký tự trong ô A1 thành dạng date, sử dụng công thức =–TEXT(A1,”mm/dd/yy”), sau đó định dạng ô tính như cách định dạng ngày.

Chuyển đổi ngày sang văn bản bằng Text to Columns:

Như bạn đã thấy, hàm TEXT của Excel giúp bạn chuyển đổi ngày thành văn bản. Nhưng nếu bạn không hay dùng hàm Excel, bạn có thể  sẽ thích giải pháp này hơn.

Chú ý. Text to Columns wizard luôn chuyển đổi các ngày theo định dạng ngày tháng tắt, bất kể ngày tháng gốc được hiển thị như thế nào trong bảng tính của bạn.

Xem thêm: Chuyển đổi từ text sang date với Text to columns/ fixed awidth

Nếu định dạng ngày mặc định không phải là điều bạn muốn, bạn có thể chuyển sang giải pháp tiếp theo cho phép bạn chuyển đổi ngày thành chuỗi văn bản theo bất kỳ định dạng nào bạn chọn.

Nếu bạn không quan tâm định dạng mặc định, thực hiện các bước sau:

1. Trong bảng tính Excel của bạn, chọn tất cả các ngày mà bạn muốn thay đổi thành văn bản.

2. Trên tab Data, tìm nhóm Data Tools và nhấp vào Text to Columns.

3. Tại bước đầu tiên, chọn Delimited và chọn Next

4. Ở bước 2, không chọn bất cứ mục nào, bấm Next

5. Bước cuối cùng, Chọn Text dưới Column data format và bấm Finish.

Mẹo. Nếu bạn không muốn kết quả là một chuỗi kí tự ghi đè lên ngày tháng gốc, hãy cụ thể hóa vị trí Destination cho ô đầu của cột mới.

Dễ phải không nào? Hình dưới đây mô tả kết quả – ngày tháng được đổi qua dạng chuỗi ký tự dưới dạng định dạng ngày tháng ngắn được cài đặt trong Windows Regional Settings, trong trường hợp này là “mm/dd/yyyy”:

Xem thêm: Khóa học lập trình VBA trong excel

Đổi ngày tháng trong Excel qua chuỗi bằng phím bấm:

Một cách nhanh không cần hàm để chuyển ngày tháng trong Excel qua dạng chuỗi kí tự là sử dụng Notepad hoặc phần mềm chỉnh sửa văn bản khác. Không giống Text to Columns, nó cho phép bạn chuyển đổi ngày tháng trong Excel qua dạng văn bản ở bất cứ định dạng nào bạn muốn.

1. Trong trang tính Excel, định dạng ngày tháng theo cách bạn muốn khi đổi nó sang dạng văn bản.

2. Chọn tất cả ngày tháng bạn muốn chuyển đổi và bấm Ctrl+C để sao chép chúng.

3. Mở Notepad hoặc bất cứ phần mềm chỉnh sửa văn bản nào khác, và dán đoạn vừa sao chép.

4. Notepad sẽ tự động chuyển ngày tháng sang định dạng văn bản. Nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các, và sau đó lại nhấn Ctrl+C.

5. Quay lại Microsoft Excel, chọn cột bạn muốn chèn chuỗi văn bản và áp dụng định dạng Text cho nó. Để làm điều này, nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells và chọn Text trong tab Number.

6. Cuối cùng, chọn ô đầu tiên nợi bạn muốn chèn chuỗi văn bản và nhấn Ctrl+V để dán chúng.

Hình dưới đây là kết quả, với cột B mang dữ liệu ngày tháng lúc đầu, và cột D mang dữ liệu văn bản . Xin chú ý rằng đoạn văn bản được chuyển đổi chính xác hoàn toàn so với bản gốc, trừ định dạng lề trái như cách trình bày của mọi văn bản trong Excel.

Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi blog.hocexcel.online