6 tính năng hiệu quả nhất của hàm INDEX trong Excel

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ lấy ví dụ về hàm INDEX trong Excel, qua đó mô tả cho bạn những cách sử dụng hiệu quả công cụ này.

Trong tất cả các chức năng của Excel mà sức mạnh của chúng thường bị đánh giá thấp và không được sử dụng đúng cách, thì INDEX chắc chắn sẽ xếp hạng ở đâu đó trong top 10. Bởi hàm này rất nhạy và có thể kết hợp với các hàm khác nữa để giải quyết được nhiều vấn đề đặt ra.

Vậy hàm INDEX trong Excel là gì? Về cơ bản, một hàm INDEX sẽ trả về một ô tham chiếu trong một mảng hoặc một dải nhất định. Nói cách khác, bạn sử dụng INDEX khi bạn biết (hoặc có thể tính toán) vị trí của một phần tử trong dải và bạn muốn nhận giá trị thực của phần tử đó.

Điều này nghe có vẻ tầm thường, nhưng khi bạn nhận ra tiềm năng thực sự của hàm INDEX, thì nó có thể tạo nên những thay đổi quan trọng đối với cách mà bạn tính toán, phân tích và trình bày dữ liệu trong các bảng tính của bạn.

Hàm INDEX – cú pháp và sử dụng cơ bản

Có hai phiên bản của hàm INDEX trong Excel – định dạng dải và định dạng tham chiếu. Và cả hai mẫu đều có thể được sử dụng trong tất cả các phiên bản của Microsoft Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và 2003.

Xem ngay: Tài liệu hướng dẫn sử dụng excel 2003

INDEX  làm việc với mảng

Dạng mảng INDEX trả về giá trị của một phần tử trong một bảng hoặc một mảng dựa trên số hàng và cột mà bạn chỉ định.

Cấu trúc hàm

INDEX (array, row_num, [column_num])

• array – là một dãi các ô, có tên dải hoặc bảng.
• row_num – là hàng thứ mấy trong mảng mà bạn muốn được trả về một giá trị. Nếu row_num bị bỏ qua, column_num là bắt buộc.
• column_num – là cột thứ mấy để trả về một giá trị. Nếu column_num bị bỏ qua, row_num là bắt buộc.

Ví dụ, công thức “= INDEX (A1: D6, 4, 3)” sẽ trả về giá trị tại giao điểm của hàng thứ 4 và cột thứ 3 trong mảng A1: D6, là giá trị trong ô C4.

Để có ý tưởng về cách hàm INDEX hoạt động trên dữ liệu thực, hãy xem ví dụ sau:

Thay vì nhập số hàng và cột trong công thức, bạn có thể cung cấp tham chiếu ô để có được công thức: “= INDEX ($B$2:$D$6,G2,G1)”

Lưu ý: Việc sử dụng tài liệu tham khảo tuyệt đối ($B$2:$D$6) thay vì tham chiếu tương đối (B2:D6) trong đối số mảng giúp bạn dễ dàng sao chép công thức lên các ô khác. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi một dải thành một bảng (Ctrl + T) và tham khảo nó bằng tên bảng.

Dạng mảng và INDEX – điều cần nhớ

1. Nếu đối số mảng chỉ bao gồm một hàng hoặc cột, thì bạn có thể xác định hoặc không xác định đối số row_num hoặc column_num tương ứng.
2. Nếu đối số mảng bao gồm nhiều hơn một dòng và row_num bị bỏ qua hoặc bằng 0, thì hàm INDEX trả về một mảng của toàn bộ cột. Tương tự, nếu mảng bao gồm nhiều cột và đối số column_num bị bỏ qua hoặc bằng 0, công thức INDEX sẽ trả về toàn bộ hàng. Dưới đây là một ví dụ về công thức minh họa.
3. Các đối số row_num và column_num phải tham chiếu đến một ô trong mảng; Nếu không, công thức INDEX sẽ trả về #REF! lỗi.

Định dạng tham chiếu INDEX

Định dạng tham chiếu của hàm INDEX trả về ô tham chiếu tại giao điểm của hàng và cột đã xác định.

Cấu trúc hàm

INDEX (reference, row_num, [column_num], [area_num])

• reference – là một hoặc nhiều dải.

Nếu bạn nhập nhiều hơn một phạm vi, hãy tách các khoảng bằng dấu phẩy và kèm theo đối số tham chiếu trong ngoặc đơn, ví dụ (A1:B5,D1:F5).

Nếu mỗi dãy trong tài liệu tham khảo chỉ chứa một hàng hoặc cột, đối số row_num hoặc column_num tương ứng là tùy chọn.

• row_num – số thứ tự của hàng nằm trong khoảng mà từ đó trả về một ô tham chiếu, nó tương tự như dạng mảng.
• column_num – số thứ tự cột để trả về một ô tham chiếu, cũng hoạt động tương tự như dạng mảng.
• area_num – một tham số tùy chọn chỉ ra mảng từ đối số tham chiếu để sử dụng. Nếu bỏ qua, công thức INDEX sẽ trả lại kết quả cho mảng đầu tiên được liệt kê trong danh sách tham khảo.

Ví dụ, công thức = INDEX ((A2: D3, A5: D7), 3, 4, 2) trả về giá trị của ô D7, tại giao điểm của hàng thứ 3 và cột thứ 4 trong khu vực thứ hai (A5: D7).

Định dạng tham chiếu INDEX – những điều cần nhớ

1. Nếu đối số row_num hoặc column_num được đặt thành 0, thì một công thức Excel INDEX trả về tham chiếu cho toàn bộ cột hoặc hàng tương ứng.
2. Nếu cả hai row_num và column_num bị bỏ qua, hàm INDEX trả về vùng được chỉ định trong đối số area_num.
3. Tất cả các _num arguments (row_num, column_num và area_num) phải tham khảo một ô trong tham chiếu; Nếu không, công thức INDEX sẽ trả về #REF! lỗi.

Cả hai công thức INDEX chúng ta đã thảo luận cho đến nay đều rất đơn giản và chỉ minh hoạ cho khái niệm. Công thức thực sự của bạn có thể phức tạp hơn nhiều so với đó, vì vậy, hãy cùng khám phá một vài sử dụng hiệu quả nhất của INDEX trong Excel.

Các hàm thường dùng trong excel

Cách dùng hàm INDEX trong Excel- ví dụ, công thức

Có thể nó không có nhiều ứng dụng thực tế, nhưng nếu kết hợp với các hàm khác như MATCH hay COUNTA, nó có thể tạo các công thức rất mạnh.

Nguồn dữ liệu (SourceData)

Tất cả các công thức Excel INDEX của chúng tôi (ngoại trừ công thức cuối cùng), chúng tôi sẽ sử dụng dữ liệu dưới đây. Để thuận tiện, nó được tổ chức trong một bảng có tên SourceData.

Việc sử dụng các bảng hoặc các mảng được đặt tên có thể làm cho công thức dài hơn một tí, nhưng nó cũng làm cho chúng linh hoạt và dễ đọc hơn. Để điều chỉnh bất kỳ công thức INDEX nào cho các bảng tính của bạn, bạn chỉ cần chỉnh sửa một cái tên duy nhất.

Tất nhiên, không có gì ngăn cản bạn sử dụng mảng thông thường nếu bạn muốn. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần thay thế tên bảng SourceData bằng tham chiếu mảng thích hợp.

1. Lấy dữ liệu ở vị trí thứ N từ danh sách

Đây là cách sử dụng cơ bản và là ví dụ về hàm INDEX dễ hiểu nhất. Để lấy một dữ liệu nhất định trong danh sách, bạn chỉ cần viết = INDEX (range, n), trong đó range là một dải ô hoặc dải ô được đặt tên, và n là vị trí của dữ liệu mà bạn muốn nhận.

Khi làm việc với bảng Excel, bạn có thể dùng trỏ chuột chọn cột và Excel sẽ đưa tên của cột cùng với tên của bảng vô công thức:

Để nhận giá trị của ô ở giao điểm của một hàng và cột đã cho, bạn sử dụng cách tiếp cận tương tự với sự khác biệt duy nhất là bạn sử dụng cả hai – số hàng và số cột.

Và đây là một ví dụ