Chương I - 01

Nhập văn bản

Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Thông thường lượng văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, bạn tiếp cận được càng nhiều những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu.

a.Sửdụngbộgõ tiếngViệt Ban đầu, máy tính chưa có bảng mã tiếng Việt mà chỉ có duy nhất bảng mã chuẩn ASCCI. Bảng mã này bao gồm 128 kỹ tự La tinh (các phím chữ, các phím số và một số các ký hiệu đặc biệt). Để có thể đưa được tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt và các bộ phông chữ tiếng Việt đi kèm. Hiện nay có khá nhiều các bộ gõ tiếng Việt đang được sử dụng như: VNI- được sử dụng rộng rãi ở phía Nam, VietWare- được sử dụng nhiều ở miền Trung và ABC, Vietkeythì được sử dụng rộng rãi ngoài Bắc. Do mỗi nơi sử dụng những bộ gõ riêng (bảng mã tiếng Việt cũng khác nhau) nên việc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn. Mới đây Chính phủ đã khuyến cáo sử dụng bộ gõ và bộ phông chữ Unicode. Với hệ thống mới này việc trao đổi thông tin đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Tuy nhiên nó vẫn gặp phải một số khó khăn vì tính tương thích với các hệ thống phần mềm cũ trên máy tính không cao. Tất nhiên, Unicode sẽ là giải pháp tiếng Việt trong tương lai. Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là ABChoặc Vietkeyvới kiểu gõ Telex.Máy tính của bạn phải được gài đặt phần mềm này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm. Khi nào trên màn hình của bạn xuất hiện biểu tượng: hoặc là khi bạn

có thể gõ được tiếng Việt. Nếu biểu tượng xuất hiện chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu tượng lần nữa hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Alt+Z để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt. Qui tắc gõ tiếng Việt như sau:

Ví dụ:

Muốn gõ từ: “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng Việt và gõ lên tài liệu như sau:

“Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam”

* Nếu gõ z , từ tiếng Việt sẽ bị bỏ dấu.

b. Sử dụng bàn phím

Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu như là:

- Các phím chữ a,b, c, .. z;

- Các phím số từ 0đến 9;

- Các phím dấu: ‘, >< ?[]{}…

- Sử dụng phím Shiftđể gõ chữ in hoa và một số dấu;

- Sử dụng phím CapsLockđể thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường;

- Sử dụng phím ↵ size 12{↵} {}Enterđể ngắt đoạn văn bản;

- Sử dụng phím Tabđể dịch điểm Tab;

- Sử dụng phím SpaceBarđể chèn dấu cách;

- Sử dụng các phím mũi tên: ←↓↑→ size 12{ leftarrow downarrow uparrow rightarrow } {} để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu;

- Sử dụng phím PageUpvà PageDownđể dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình;

- Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản;

- Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ;

- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ

Thao tác trên khối văn bản

Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản bao gồm : sao chép, cắt dán, di chuyển khối văn bản. Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản.

a. Sao chép

Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một khối văn bản đã có sẵn. Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần phải gõ lại một đoạn văn bản giốnghệthoặc gầngiốngvới một đoạn văn bản đã có sẵn trên tài liệu về mặt nội dung cũng như định dạng (chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếp theo). Cách làm như sau:

Bước1:Lựa chọn (bôi đen) khối văn bản cần sao chép. Để lựa chọn khối văn bản bạn làm như sau:

- Di chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn;

hoặc

- Dùng các phím mũi tên ←↓↑→ size 12{ leftarrow downarrow uparrow rightarrow } {} kết hợp việc giữ phím Shiftđể chọn vùng văn bản. Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôiđenđến đó.

Bước2:Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:

- Mở mục chọn Edit|Copy;

hoặc

- Nhấn nút Copytrên thanh công cụ Standard;

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C;

Bước3:Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết. Bạn làm như sau: Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh dán bằng một trong các cách sau:

- Mở mục chọn Edit|Paste;

hoặc

- Nhấn nút Pastetrên thanh công cụ Standard;

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V.

Bạn sẽ thấy một đoạn văn bản mới được dán vào vị trí cần thiết. Bạn có thể thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán ra sẽ là dữ liệu của lần ra lệnh Copy gần nhất.

b. Di chuyển khối văn bản

Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn văn bản mới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó. Nếu muốn khi sao chép đoạn văn bản ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ được xoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đến một vị trí khác), phương pháp này sẽ giúp làm điều đó. Có thể thực hiện theo hai cách như sau:

Cách 1:

Bước1:Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;

Bước2:Ra lệnh cắt văn bản có thể bằng một trong các cách sau:

- Mở mục chọn Edit|Cut;

hoặc

- Nhấn nút Cuttrên thanh công cụ Standard;

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X.

Văn bản đã chọn sẽ bị cắt đi, chúng sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm Clipboard) của máy tính.

Bước3:Thực hiện lệnh dán văn bản (Paste) như đã giới thiệu ở trên vào vị trí định trước.

Cách 1:

Bước1:Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;

Bước2:Dùng chuột kéo rêvùng văn bản đang chọn và thảlên vị trí cần di chuyển đến.

P h ư ơng pháp này gọi là kéo – thả (drag and drop).

Thiết lập Tab

Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhẩy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột.

Bài toán đặt ra: hãy tạo bảng dữ liệu như sau:

STT	Họ và tên	Địa chỉ
1	Nguyễn Văn Quang	123, Tây Sơn
2	Hồ Hải Hà	68, Nguyễn Du
3	Dương Quốc Toản	23/10 Nguyễn Trãi
4	Nguyễn Anh Đức	32/7 Nguyễn Trãi

Các bước làm như sau:

Bước1:Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp thoại Tab như

Mở bảng chọn Format|Tab.., hộp thoại Tabxuất hiện:

- Hộp Defaulttabstops:để thiết lập bước nhẩy ngầm định của Tab. Hình trên bước nhẩy ngầm định là 0.5 cm (tức là mỗi khi nhần phím Tab, con trỏ sẽ dịch một đoạn 0.5 cm trên màn hình soạn thảo). Bạn có thể thay đổi giá trị bước nhảy ngầm định Tab trên màn hình soạn thảo Word bằng cách gõ một giá trị số ( đơn vị là cm) vào hộp này;

- Bảng trên có 3 cột, mỗi cột sẽ được bắt đầu tại một vị trí có khoảng cách cố định đến lề trái trang văn bản mà ta phải thiết lập ngay sau đây. Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ và tên cách lề trái 3 cm, cột Địa chỉ cách lề trái 8 cm. Khi đó phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tab như sau:

Hộp Tabstopposition:gõ 1(gõ khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái trang văn bản; ở mục Alignment- chọn lề cho dữ liệu trong cột này (cột STT): Left– canh lề dữ liệu bên trái cột, Right- canh lề bên phải cột, Center– căn lề giữa cột, hãy chọn Center. Chọn xong nhấn nút Set. Tương tự lần lượt khai báo vị trí Tab cho các cột còn lại: Họ và tên (3) và cột Địa chỉ (8). Đén khi hộp thoại Tab có dạng:

Cuối cùng nhấn nút Okđể hoàn tất việc thiết lập tab cho các cột và có thể sử dụng chúng nút Clear- để xoá bỏ điểm Tab đang chọn; nút ClearAll- để xoá bỏ toàn bộ các điểm tab đang thiết lập trên hộp thoại).

Bước2:Cách sử dụng những điểm Tab vừa thiết lập ở trên để tạo bảng dữ liệu:

Khi con trỏ đang nằm ở đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột STT. Nhập xong nhấn Tab, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí tab tiếp theo (vị trí cột họ và tên) và nhập tiếp dữ liệu Họ và tên. Nhập xong nhấn Tab để nhập dữ liệu cột Địa chỉ. Làm tương tự với các dòng tiếp theo, bạn đã có thể tạo được bảng dữ liệu như yêu cầu ở trên. Đặc biệt, chỉ cần dùng chuột xử lý trên thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) bạn cũng có thể thiết lập và điều chỉnh các điểm tab như vừa rồi. Cách làm như sau: Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách là 1cm, lề giữa), hãy nhấn chuột trái lên vị trí 1 cm trên thước kẻ nằm ngang. Một điểm Tab có khoảng cách 1cm, lề trái (Left) đã được thiết lập như sau: . Muốn thay đổi lề cho điểm tab này là giữa (Center), làm như sau: Nhấn kép chuột lên điểm tab vừa thiết lập, hộp thoại Tabxuất hiện. Tiếp theo chọn lề cho điểm tab đang chọn trên hộp thoại này ở mục Alignmentlà Center

Tiếp theo nhất nút Setđể thiết lập. Tương tự, hãy tạo tiếp các điểm tab cho cột Họ tên và cột Địa chỉ.

Muốn xoá bỏ một điểm tab nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) ra khỏi thước kẻ.

Định dạng đơn giản

Giúp bạn có được những kỹ năng định dạng văn bản đầu tiên, đơn giản nhất như là: phông chữ, màu sắc, cỡ chữ, lề v.v. Hãy gõ đoạn văn bản sau:

Mẫ u vă n bả n địn h dạng

a. Chọn phông chữ

Để chọn phông chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước1:Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

Bước2:Dùng chuột bấm lên hộp Fonttrên thanh công cụ

Standard. Một danh sách các kiểu phông chữ xuất hiện:

Bạn có thể chọn một kiểu phù hợp. Ví dụ, sau khi chọn kiểu phông .VnTimeH, đoạn văn bản đã chọn sẽ có dạng:

b. Chọn cỡ chữ

Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước1:Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

Bước2:Dùng chuột bấm lên hộp Size trên thanh công cụ Standard. Một danh sách các cỡ chữ xuất hiện cho phép chọn lựa. Hoặc cũng có thể gõ trực tiếp cỡ chữ vào mục Size này.

Vídụ:sau khi chọn cỡ chữ 18 (lúc đầu là cỡ 14), đoạn văn bản trên sẽ trở thành:

Mẫu văn bản định dạng

c. Chọn kiểu chữ

Để chọn kiểu chữ (kiểu chữ béo, kiểu chữ nghiêng, kiểu chữ có gạch chân) cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước1:Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

Bước2:Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ Standard:

:	Kiểu chữ béo (phím nóng Ctrl+B)
Mẫu văn bản đ ị nh dạng
:	Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl + I)
Mẫu văn bản đ ị nh dạng
:	Kiểu chữ gạch chân (phím nóng Ctrl + U)
Mẫu văn bản đ ị nh dạng

Mặt khác có thể thiết lập văn bản bởi tổ hợp nhiều kiểu chữ: vừa béo, vừa nghiêng hoặc vừa có gạch chân như là:

d. Chọn màu chữ

Mẫu văn bản định dạng

Mẫu văn bản định dạng

Mẫu văn bản định dạng

Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước1:Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên;

Bước2:Dùng chuột bấm lên hộp FontColortrên thanh công cụ

Standard. Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:

Bạn có thể chọn loại màu phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn. Ngoài ra, bạn có thể chọn những mẫu màu độc đáo hơn khi nhấn nút :

Thẻ Standardcho phép chọn màu có sẵn có thể chọn;

Hơn nữa, thẻ Customcho phép định nghĩa màu cho riêng mình:

Bạn có thể chọn màu ở bảng các điểm màu, đồng thời cũng có thể điều chỉnh được tỷ lệ các màu đơn trong từng gam màu (Red- tỷ lệ màu đỏ; Green- tỷ lệ màu xanh là cây; Blue- tỷ lệ màu xanh da trời).

e. Chọn màu nền văn bản

Để chọn màu nền cho đoạn văn bản trên, ví dụ như:

Mẫu văn bản định dạng

hãy làm như sau:

Bước1:Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên;

Bước2:Dùng chuột bấm lên hộp Hightlighttrên thanh công cụ

Standard. Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:

Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn. Nếu chọn None- tương đương việc chọn màu trắng.

f. Hộp thoại Font

Ngoài những tính năng định dạng căn bản ở trên, hộp thoại Fontcung cấp những tính năng định dạng đặc biệt hơn. Để mở hộp thoại Font, kích hoạt mục chọn Format|Font..

Thẻ Font:Cho phép thiết lập các định dạng căn bản về phông chữ như đã trình

bày ở trên, ví dụ:

- Hộp Font- cho phép chọn phông chữ;

- Hộp Fontstyle- chọn kiểu chữ: Regular- kiểu chữ bình thường; Italic- kiểu chữ nghiêng; Bold– kiểu chữ béo; BoldItalic– kiểu vừa béo, vừa nghiêng;

- Hộp Size- chọn cỡ chữ;

- Fontcolor- chọn màu cho chữ;

- Hộp Underlinestyle: để chọn kiểu đường gạch chân (nếu kiểu chữ đang chọn

là underline).

- Ngoài ra, mục Effectcho phép thiết lập một số hiệu ứng chữ đơn giản, bạn có thể chọn chúng và xem thể hiện ở mục Preview.

- Nếu nhấn nút Default– kiểu định dạng này sẽ được thiết lập là ngầm định cho các đoạn văn bản mới sau này;

Thẻ TextEffect:cho phép thiết lập một số hiệu ứng trình diễn sôi động cho đoạn văn bản. Hãy chọn kiểu trình diễn ở danh sách Animations: và xem trước kết quả sẽ thu được ở hộp Preview.

Định dạng đoạn văn bản

ở mục 1.2.1chúng ta đã làm quen với các thao tác định dạng văn bản cho vùng văn bản đã được chọn (được bôi đen). Trong phần này, chúng ta tìm hiểu cách định dạng văn bản trên cùng đoạn văn bản. Mỗi dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản. Khi định dạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ văn bản trong đoạn đó, mà chỉ cần đặt điểm trỏ trong đoạn cần định dạng. Để mở tính năng định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format|Paragraph, hộp thoại Paragraphxuất hiện:

Mục Aligment: chọn kiểu căn lề cho đoạn:

- Justified– căn đều lề trái và lề phải;

- Left– căn đều lề trái

- Right– căn đều lề bên phải

- Center– căn giữa 2 lề trái và phải.

Mục Indentation: thiết lập khoảng cách từ mép lề đoạn so với lề trang:

- Left– khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái của trang văn bản;

- Right- khoảng cách từ lề phải của đoạn đến lề phải của trang văn bản

Ngầm định, hai khoảng cách này đều là 0.

- Trong mục Specialnếu chọn:

• Firstline: khi đó có thể thiết lập độ thụt dòng của dòng đầu tiên trong đoạn vào mục By:

Đây là ví dụ về một đoạn văn bản thiết l ập độ thụt đầu dòng ( First lin e )

so với các dòng tiếp t h eo trong đoạn một khoảng cách 0.5 cm.

• Hanging: để thiết lập độ thụt dòng của dòng thứ 2 trở đi trong đoạn so với dòng đầu tiên một khoảng cách được gõ vào mục By:.

- Đây là ví dụ về một đoạn văn bản thiết lập độthụt của các dòng thứ 2 trở đi ( Hangin g ) so với dòng đầu tiên trong đoạn một khoảng cách 0.5 cm.

• None: để hủy bỏ chế độ thụt đầu dòng trên đoạn.

Đây là ví dụ về một đoạn văn bản khi không thiết l ập chế độ thụt đầu dòng trên đoạn ( Non e ).

- Nếu mục Speciallà Firstline, khi đó có thể thiết lập độ thụt dòng của dòng

- Mục Spacing: cho phép thiết lập các khoảng cách dòng:

- Before– khoảng cách dòng giữa dòng đầu tiên của đoạn tới dòng cuối cùng của đoạn văn bản trên nó;

- After- để thiết lập khoảng cách dòng giữ dòng cuối cùng của đoạn với dòng

đầu tiên của đoạn sau nó;

- Line Spacing- để chọn độ dãn dòng. Ngầm định độ dãn dòng là 1 (Single);

Màn hình Previewcho phép xem trước những kết quả định dạng đoạn vừa thiết lập. Nhấn Okđể chấp nhận những thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn bản đang chọn; trái lại nhấn Cancelđể huỷ bỏ công việc vừa làm.

Thiết lập Bullets

Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau đây:

Bước1:Đặt con trỏ lên đoạn cần đánh dấu đầu dòng và kích hoạt tính năng

đánh dấu đầu dòng bằng cách mở mục chọn: Format|BulletsandNumbering..,

hộp thoại sau đây xuất hiện:

Bước2:Thiết lập thông tin về dấu đầu dòng ở thẻ Bulletednhư sau:

• Dùng chuột nhấn lên kiểu Bullet muốn thiết lập (đoạn văn bản này đang sử dụng kiểu bullet chọn ở hình trên);
• Nhấn nút Picture..,để chọn một kiểu bullet là các hình ảnh khác, khi đó hộp thoại sau đây xuất hiện:

Chọn một loại bullet rồi nhấn OKđể hoàn tất.

• Có thể nhấn nút Customize..để thực hiện một vài thao tác định dạng cần thiết cho bullet đang chọn:

- Có thể chọn lại kiểu bullet ở danh sách Bullet character;

- Nhấn nút Font..để chọn loại phông chữ cho bullet;

- Nhấn nút Bullet.. để có thể chọn bullet là một ký tự đặc biệt (Symbol);

- Mục Bulletpositionđể thiết lập khoảng cách dấu bullet so với mép trong lề bên trái tài liệu;

• Mục Textpositionđể thiết lập khoảng cách từ văn bản (text) tới mép trong lề trái của tài liệu.

Soạn thảo công thức toán học

Để có thể soạn thảo được công thức toán học, máy tính của bạn phải được cài đặt

bộ Microsoft Equation 3.0 cùng với bộ Microsoft Office. Cách soạn thảo một công thức toán học được tiến hành như sau:

Bước1:Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức toán học vào;

Bước2:Kích hoạt trình soạn thảo công thức toán học bằng cách: mở mục chọn

Insert|Object…Hộp thoại Objectxuất hiện:

Dùng chuột chọn mục MicrosoftEquation3.0(như hình trên), rồi nhấn OK. Thanh công cụ Equationcùng hộp soạn thảo công thức xuất hiện:

- Hộp soạn thảo công thức, là nơi để soạn thảo công thức toán học.

- Thanh công cụ Equationchứa các nút lệnh cho phép chọn các mẫu công thức

và các ký tự, ký hiệu, phần tử trong một công thức toán học.

Bước3:Soạn thảo công thức: Đơn giản bằng cách chèn các mẫu công thức rồi xây dựng các thành phần công thức.