Chuẩn bị trình chiếu trong MS-PowerPoint 2000

Chọn khuôn dạng kết xuất thích hợp cho trang trình diễn

Cần xem xét xem bài trình diễn cần in ra như thế nào: về kích thược trang in, hướng in...

1. Kích chuột vào menu File, chọn Page Setup để mở hộp thoại Page Setup.
2. Chọn kích thước kết xuất của trang trình diễn bằng cách kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong mục Slides sized for. Trong danh sách bao gồm: Onscreen Show, Letter Paper, A4 Paper, 35mm Slides, Overhead, Banner và Custom.

Thiết lập trang in trong hộp thoại Page Setup

Với mỗi lựa chọn sẽ tương ứng với kích thước của trang trình diễn được thể hiện trong ô Width (chiều rộng) và ô Height (chiều cao).

Riêng với lựa Custom, người sử dụng phải nhập kích thước chiều rộng của trang trình diễn vào ô Width và chiều cao vào ô Height.

1. Ô Number slide from cho biết số trang bắt đầu khi thực hiện đánh số các trang trình diễn. Theo mặc định ô này có giá trị 1 (trang đầu tiên được đánh số là 1), nếu muốn thay đổi, cần nhập số trang vào ô Number slide from.
2. Để chọn hướng in của trang trình diễn cần kích chuột vào một trong các lựa chọn của vùng Slides. Chọn Portrait nếu muốn in theo chiều dọc, chọn Landscape nếu muốn in theo chiều ngang.
3. Để chọn hướng in của trang chú thích, trang handout và các đề mục của bài trình diễn, cần kích chuột vào một trong các lựa chọn của vùng Notes, handout & outline. Chọn Portrait nếu muốn in theo chiều dọc, chọn Landscape nếu muốn in theo chiều ngang.
4. Kích nút OK để chấp nhận các định dạng vừa thiết lập cho trang in.

Chú ý: Một bài trình diễn sau khi đã thiết lập khuôn dạng trang trình diễn, chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi lại khuôn dạng đã thiết lập thành khuôn dạng mới. Các bước thực hiện để thay đổi cũng tương tự như các bước thực hiện để chọn khuôn dạng.

Kiểm tra lỗi chính tả

Tương tự như trong MS-Word, MS-PowerPoint cũng hỗ trợ việc kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và lỗi nhập văn bản. Tuy nhiên việc kiểm tra này chỉ áp dụng đối với các văn bản tiếng Anh.

1. Kích chuột vào menu Tools, chọn mục Spelling... hoặc nhấn phím F7. Khi đó, PowerPoint bắt đầu thực hiện việc kiểm tra lỗi, nếu thấy xuất hiện từ nào bị lỗi, hộp thoại Spelling sẽ được mở ra.

Kiểm tra lỗi chính tả trong hộp thoại Spelling

Chẳng hạn như trong ví dụ này, PowerPoint tìm thấy từ “Helo” viết sai lỗi chính tả. Từ này sẽ được hiển thị trong ô Not in Dictionary. Phía dưới là ô Change to và đưa ra một từ gợi ý sẽ thay thế cho từ vừa phát hiện lỗi. Tiếp đó là danh sách các từ có thể được đề xuất trong ô Suggestions.

1. Để thay thế, hãy kích chuột vào một từ trong danh sách thay thế Suggestions hoặc nhập vào ô Change to: từ cần thay, sau đó kích chuột vào nút Change (hoặc Change All) để thay từ hiện tại (hoặc tất cả các từ giống từ hiện tại) trong bài trình diễn.
2. Để bỏ qua từ này, hãy kích chuột vào nút Ignore hoặc Ignore All.
3. Kích nút Close để hoàn tất quá trình kiểm tra chính tả.

Thay đổi định dạng trang trình diễn, hướng in đứng hoặc nằm ngang. Thay đổi cỡ giấy

Sau khi đã thiết đặt khuôn dạng xuất ra cho trang trình diễn, chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi lại khuôn dạng này. Để thay đổi lại khuôn dạng cần thực hiện:

1. Kích chuột vào menu File, chọn Page Setup để mở hộp thoại Page Setup.
2. Các thao tác định dạng lại trang trình diễn, hướng in, cỡ giấy hoàn toàn tương tự như các bước đã giới thiệu trong mục 7.1.1

Thêm các chú thích vào bài trình diễn

Trong một số trường hợp, cần bổ sung chú thích vào một số trang trình diễn nhằm mục đích gợi nhớ lại các ý tưởng sẽ trình bày cho người trình diễn. Các chú thích này được thêm vào trang dành riêng (Notes).

1. Kích chuột vào nút Normal (nếu bài trình diễn chưa được hiển thị ở chế độ này).

Chuyển bài trình diễn về chế độ hiển thị Normal

2) Lúc này sẽ thấy xuất hiện một vùng màn hình nằm phía dưới trang trình diễn có dòng chữ “Click to add notes”. Kích chuột vào vùng này để nhập chú thích cho trang trình diễn hiện tại đang mở.

Vùng soạn thảo trang chú thích

Sao chép, chuyển các trang trong cùng một bài hoặc từ bài này sang bài khác

Sao chép trang trình diễn trong cùng một bài

Tương tự như việc sao chép các đối tượng khác, có nhiều cách để sao chép trang trình diễn. Sau đây sẽ trình bày một cách đơn giản nhất.

1. Kích chuột vào nút Slide Sorter View để chuyển chế độ hiển thị cho bài trình diễn.
2. Kích chuột vào trang trình diễn muốn sao chép để chọn trang trình diễn này.
3. Nhấn vào giữ phím Ctrl.
4. Kích chuột vào kéo rê trang trình diễn đã chọn đến vị trí cần chép đến (vị trí giữa hai trang trình diễn)
5. Nhả chuột và nhả phím Ctrl.

Sao chép trang trình diễn từ bài trình diễn này sang bài trình diễn khác

1. Kích chuột vào nút Slide Sorter View để chuyển chế độ hiển thị cho bài trình diễn.
2. Kích chuột vào trang trình diễn muốn sao chép sang bài trình diễn khác. (Nếu muốn chọn nhiều trang trình diễn đồng thời cần nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó kích chuột vào các trang trình diễn muốn lựa chọn)
3. Kích chuột vào menu Edit, chọn Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
4. Mở bài trình diễn thứ hai muốn chép các trang trình diễn đến trong chế độ Slide Sorter View.
5. Kích chuột vào một vị trí giữa hai trang trình diễn (nơi muốn chép các trang trình diễn đến).
6. Kích chuột vào menu Edit, chọn Paste. Khi đó các trang trình diễn đã lựa chọn sẽ được chép đến vị trí mới trong bài trình diễn thứ hai.

Chú ý:

1. Có thể hiển thị bài trình diễn ở chế độ Normal và lựa chọn trang trình diễn bằng cách kích chuột vào trang trong vùng hiển thị tổng thể các trang trình diễn phía trái màn hình. Tuy nhiên việc chọn trang trình diễn trong chế độ Slide Sorter View thường dễ dàng hơn.
2. Trường hợp muốn sao chép đồng thời nhiều trang trình diễn, cần nhấn và giữ phím Ctrl đồng thời kích chuột vào các trang trình diễn muốn sao chép, khi đó các trang trình diễn này sẽ được chọn.

Chuyển trang trình diễn đến một vị trí mới trong cùng một bài

1. Kích chuột vào nút Slide Sorter View để chuyển chế độ hiển thị cho bài trình diễn.
2. Kích chuột vào trang trình diễn muốn chuyển để chọn trang trình diễn này (Nếu muốn chuyển nhiều trang trình diễn đồng thời cần nhấn và giữ phím Ctrl trong khi kích chuột vào các trang trình diễn để chọn. Khi đã chọn xong các trang trình diễn cần nhả phím Ctrl)
3. Kích chuột vào kéo rê trang trình diễn đã chọn đến vị trí mới (vị trí giữa hai trang trình diễn)
4. Nhả chuột. Khi đó trang trình diễn sẽ được chuyển đến vị trí mới trong bài trình diễn.

Chuyển trang trình diễn sang một bài trình diễn khác

1. Kích chuột vào nút Slide Sorter View để chuyển chế độ hiển thị cho bài trình diễn.
2. Kích chuột vào trang trình diễn muốn chuyển sang bài trình diễn khác. (Nếu muốn chọn nhiều trang trình diễn đồng thời cần nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó kích chuột vào các trang trình diễn muốn lựa chọn. Khi đã chọn xong các trang trình diễn cần chọn, nhả phím Ctrl)
3. Kích chuột vào menu Edit, chọn Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.
4. Mở bài trình diễn thứ hai muốn chuyển các trang trình diễn đến trong chế độ Slide Sorter View.
5. Kích chuột vào một vị trí giữa hai trang trình diễn (nơi muốn chuyển các trang trình diễn đến).
6. Kích chuột vào menu Edit, chọn Paste. Khi đó các trang trình diễn đã lựa chọn sẽ được chuyển đến vị trí mới trong bài trình diễn thứ hai.

Xoá trang trình diễn

Để xoá một trang trình diễn hoặc nhiều trang trình diễn một cách đồng thời cần thực hiện:

1. Kích chuột vào nút Slide Sorter View để chuyển chế độ hiển thị cho bài trình diễn.
2. Kích chuột vào trang trình diễn muốn xoá. (Nếu muốn xoá đồng thời nhiều trang cần nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó kích chuột vào các trang trình diễn muốn xoá. Khi đã chọn xong các trang trình diễn, nhả phím Ctrl)
3. Nhấn phím Delete để xoá các trang trình diễn đã chọn.

Các tuỳ chọn khi in ấn bài trình diễn

Để in bài trình diễn, máy tính mở bài trình diễn cần được cài đặt và nối với một máy in. Khi đó, bước cơ bản nhất cần thực hiện để in ấn là:

Kích chuột vào menu File, chọn Print, khi đó hộp thoại Print được mở ra. Thiết đặt các tuỳ chọn in ấn và kích nút OK để kết thúc.

Hộp thoại Print

Các tuỳ chọn in ấn

• In toàn bộ bài trình diễn

Để in toàn bộ bài trình diễn cần kích chuột vào lựa chọn All trong hộp thoại Print.

Chú ý: Có một các khác để in nhanh toàn bộ bài trình diễn mà không mở hộp thoại Print đó là kích chuột vào nút Print trên thanh công cụ chuẩn.

• In trang trình diễn hiện tại

Để in trang trình diễn hiện tại cần kích chuột vào lựa chọn Current slide trong hộp thoại Print.

• In một số trang trong bài

Để in một số trang trình diễn nào đó trong bài cần kích chuột vào lựa chọn Slides trong hộp thoại Print sau đó nhập số trang cần in, các trang cách nhau bởi dấu phảy.

• In thành nhiều bản

Để in thành nhiều bản giống nhau cần nhập số bản cần in vào ô Number of copies.

• Gửi bài trình diễn cần in thành một tệp tin in ấn

Trong một số trường hợp, cần gửi file in ấn ra dưới dạng một tệp tin của máy in, có thể dùng tệp tin này chuyển sang máy in khác để in. Khi đó cần kích chuột để đánh dấu vào lựa chọn Print to file và nhấn OK.

Lúc này sẽ xuất hiện một hộp thoại cho phép nhập tên tệp tin cần lưu lại, nhập tên tệp tin vào ô File name và nhấn nút Save.

• In dưới dạng khung nhìn handout

Theo mặc định khi in bài trình diễn, các trang trình diễn sẽ được in ra. Để in các handout cần kích chuột vào nút mũi tên trỏ xuống trong ô Print what và chọn Handout. Khi đó vùng Handout bên cạnh sẽ được làm sáng lên và cho phép chọn số trang trình diễn trong một trang giấy in nhờ kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ô Slides per page, sau đó chọn thứ tự xuất hiện các trang này theo chiều ngang (Hoiziontal) hoặc theo chiều dọc (Vertical) trong một trang giấy.

Ngoài ra còn có một số tuỳ chọn in khác như:

Grayscale: tối ưu hoá các màu trên trang trình diễn đối với máy in đen trắng.

Pure black and white: in toàn bộ bài trình diễn chỉ với màu trắng và đen.

• In trang chú thích, in các đề mục chính trong trang

Để in trang chú thích cần kích chuột vào nút mũi tên trỏ xuống trong ô Print what và sau đó chọn Notes Pages.

Để in các trang trình diễn trong bài với các đề mục chính (Outline), cần chọn Outline View.

Thiết lập trình chiếu

Trước khi thực hiện trình chiếu bài trình diễn thông qua máy tính có nối với máy chiếu (projector), cần thực hiện một số công việc thiết lập trình chiếu.

Ẩn hoặc hiện các trang trình diễn

Theo mặc định, tất cả các trang trình diễn trong bài đều được hiển thị khi tiến hành trình chiếu. Để ẩn trang trình diễn cần thực hiện:

1. Lựa chọn các trang trình diễn muốn ẩn.
2. Kích chuột vào menu Slide Show, chọn Hide Slide. Hoặc kích chuột vào nút Hide Slide trên thanh công cụ Slide Sorter (nếu đang ở chế độ Slide Sorter View)

Khi đó nếu bài trình diễn hiển thị ở chế độ Slide Sorter View sẽ thấy dưới các trang trình diễn được làm ẩn đi có biểu tượng . Khi trình chiếu bài trình diễn (kích nút Slide Show), các trang trình diễn được ẩn đi này sẽ không hiển thị.

Kích nút Hide Slide trên thanh công cụ Slide Sorter để ẩn trang trình diễn

Để huỷ bỏ việc ẩn trang trình diễn (đang được làm ẩn đi), cũng thực hiện các bước tương tự:

1. Kích chuột vào trang trình diễn đang được làm ẩn đi.
2. Kích chuột vào menu Slide Show, kích Hide Slide. Hoặc kích chuột vào nút Hide Slide trên thanh công cụ Slide Sorter (nếu đang ở chế độ Slide Sorter View).

Chú ý:

1. Khi trang trình diễn đang được ẩn, nút Hide Slide trên thanh công cụ Slide Sorter được chọn.
2. Khi đang trình chiếu bài trình diễn, nếu muốn hiển thị các trang trình diễn ẩn cần thực hiện:

ký hiệu trang trình diễn ẩnKích trang trình diễn đang được làm ẩn để hiển thị lên

• kích chuột phải vào trang trình diễn.
• chọn mục Go từ menu con và chọn By Title, sau đó di chuyển đến trang trình diễn ẩn muốn cho hiển thị lên, đó là trang số trang được bao trong dấu ngoặc. Ví dụ trang 2 và trang 3 trong hình trên là trang đang được làm ẩn.

Đóng gói bài trình diễn (*)

Sau khi đã xây dựng xong bài trình diễn, thực hiện in ra giấy để phát cho người nghe, công việc còn lại là đóng gói bài trình diễn và chuyển đến máy tính có nối với một máy chiếu (projector) để trình chiếu.

Có thể copy tệp tin bài trình diễn này sang máy tính dùng để trình chiếu, tuy nhiên với cách này yêu cầu máy tính dùng để trình chiếu phải được cài đặt phần mềm MS-PowerPoint. Trong trường hợp máy tính không được cài đặt phần mềm MS-PowerPoint, người ta cần đóng gói tệp tin trình chiếu trước khi copy sang máy tính dùng để trình chiếu.

Các bước thực hiện để đóng gói bài trình diễn như sau:

1. Kích chuột vào menu File, chọn Pack and Go. Khi đó, nếu máy tính được cài đặt bộ MS-Office đầy đủ thì màn hình Pack and Go Wizard sẽ hiện ra như hình dưới đây.

Màn hình Pack and Go Wizard - bước 1

2) Kích nút Next để chuyển sang bước tiếp theo trong quá trình đóng gói bài trình diễn.

Màn hình Pack and Go Wizard - bước 2

3) Chọn thư mục sẽ lưu tệp tin sau khi đóng gói bằng cách kích chuột vào lựa chọn Choose destination sau đó kích nút Brower để chọn tên thư mục. Nếu muốn lưu vào đĩa mềm, chọn lựa chọn A driver. Kích nút Next để chuyển sang bước tiếp theo.

Màn hình Pack and Go Wizard - bước 3

4) Đánh dấu lựa chọn Include linked files nếu đóng gói cả các liên kết trong bài trình diễn. Đánh dấu vào lựa chọn Embed True Type fonts nếu muốn đóng gói một số phông chữ đi kèm. Kích nút Next để chuyển sang bước tiếp theo.

Màn hình Pack and Go Wizard - bước 4

5) Đánh dấu vào lựa chọn View for Windows 95 or NT nếu muốn đóng gói cả trình hiển thị bài trình chiếu (PowerPoint Viewer). Nên lựa chọn tuỳ chọn này nếu máy tính dùng để trình chiếu bài trình diễn chưa được cài đặt phần mềm MS-PowerPoint. Kích nút Next để chuyển sang bước tiếp theo.

Màn hình Pack and Go Wizard - bước 5

6) Màn hình cuối cùng hiển thị thông báo nơi lưu tệp tin trình chiếu sau khi đóng gói. Kích nút Finish để hoàn thành. Quá trình đóng gói bài trình diễn được diễn ra.

Màn hình Pack and Go Wizard - bước 6

Sau khi hoàn thành, trên thư mục vừa chọn để lưu bài trình diễn sau khi đóng gói sẽ xuất hiện 2 tệp tin: pngsetup.exe và pres0.ppz. Copy cả hai tệp tin này đến máy tính dùng để trình chiếu. Khi trình chiếu, cần mở tệp tin pngsetup.exe để thực hiện.

Một số thao tác thực hiện khi trình chiếu

Thực hiện trình chiếu từ trang đầu tiên hoặc từ một trang bất kỳ

Để trình chiếu bài trình diễn, cần mở bài trình diễn sau đó kích chuột vào nút Slide Show hoặc kích chuột vào menu Slide Show, chọn Show View.

Trường hợp muốn trình chiếu một trang trình diễn cụ thể nào đó, hãy kích chuột vào trang trình diễn muốn trình chiếu, sau đó kích chuột vào nút Slide Show hoặc kích chuột vào menu Slide Show, chọn Show View.

Hiển thị trợ giúp về các phím tắt khi đang trình chiếu

Khi đang trình chiếu (ở chế độ Slide Show), nếu muốn xem trợ giúp về các phím tắt, nhấn phím F1. Khi đó một hộp thoại trợ giúp với các hướng dẫn về phím tắt được hiện lên. Kích OK hoặc nhấn Enter làm mất hộp thoại trợ giúp này.

Hộp thoại trợ giúp khi nhấn F1 lúc trình chiếu

Di chuyển đến trang tiếp theo

Có nhiều cách để thực hiện di chuyển đến trang tiếp theo khi trình chiếu bài trình diễn. Có thể sử dụng một trong các cách sau:

• Kích chuột trái
• Kích chuột phải chọn Next
• Nhấn phím Space Bar (phím dấu cách)
• Nhấn mũi tên phải
• Nhấn mũi tên xuống
• Nhấn phím Enter
• Nhấn phím Page Down

Di chuyển đến trang trước trang hiện tại

Có thể sử dụng một trong các cách sau:

• Phím mũi tên trái
• Phím mũi tên lên
• Phím Page Up
• Kích chuột phải, chọn Previous

Di chuyển về trang trình diễn đầu tiên trong bài

Có thể sử dụng một trong các cách:

• Nhấn và giữ đồng thời cả hai phím chuột trái và phải trong vòng 2 giây
• Kích chuột phải, chọn Go từ menu con sau đó chọn By Title và kích chuột vào trang đầu tiên trong danh sách các trang trình diễn.

Làm màn hình trở thành màu trắng/ hoặc màu đen

Trong một số trường hợp đặt biệt cần làm che dấu màn hình đang trình diễn, người trình chiếu có thể làm cho màn hình này trở thành màu đen hoặc màu trắng tuỳ ý.

Để chuyển màn hình thành màu đen cần nhấn phím B. Khi muốn trở về màn hình trình chiếu bình thường, hãy nhấn lại vào phím B.

Để chuyển màn hình thành màu trắng cần nhấn phím W. Khi muốn trở về màn hình trình chiếu bình thường, hãy nhấn lại vào phím W.

Thoát khỏi chế độ trình chiếu

Để thoát khỏi chế độ trình chiếu có thể nhấn phím ESC hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Break.