Cách tạo biểu đồ cột trong Excel

Trong bài viết này, Excel Online sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một biểu đồ cột trong Excel và dữ liệu tự động được phân loại tăng lên hay giảm xuống, cũng như tạo biểu đồ cột với các dữ liệu âm, cách thay đổi độ rộng và màu sắc của cột…

Cùng với biểu đồ tròn, biểu đồ cột là một trong những loại biểu đồ được dùng nhiều nhất. Chúng đơn giản và dễ hiểu, có thể hiển thị bất cứ số liệu nào bạn muốn so sánh như số, phần trăm, nhiệt độ, tần số,… Nhìn chung, bạn có thể tạo biểu đồ cột để so sánh các giá trị riêng lẻ trong một loạt các loại số loại khác nhau. Một loại biểu đồ cột điển hình là biểu đồ Gantt thường được sử dụng trong các chương trình quản lý dự án.

Lý thuyết cơ bản về biểu đồ cột trong Excel

Biểu đồ cột là dạng biểu đồ hiển thị nhiều loại số liệu khác nhau bằng cột hình chữ nhật, độ dài của thanh sẽ biểu thị giá trị lớn nhỏ của số liệu. Có 2 loại biểu đồ cột là biểu đồ cột ngang và biển đồ cột dọc.

Để nắm được các thuật ngữ sử dụng trong bài, các bạn hãy tham khảo biểu đồ 2D mẫu dưới đây với 3 trường dữ liệu (xám, xanh lá và xanh nước biển), cùng 4 hạng mục (từ tháng 1 đến tháng 4).

Việc tạo biểu đồ cột trong Excel thực tế rất đơn giản. Bạn chỉ cần chọn dữ liệu bạn muốn hiển thị trong biểu đồ, vào tab Insert > Charts trên thanh công cụ và lựa chọn loại biểu đồ mà bạn muốn sử dụng.

Ví dụ, trong hình dưới đây, chúng ta đang tạo ra một biểu đồ cột 2D:

Biểu đồ cột 2D mà bạn đã chọn và chèn vào trang tính sẽ hiển thị như sau:

Biểu đồ cột trên chỉ hiển thị 1 trường dữ liệu vì bạn chỉ chọn 1 cột trong trang tính làm nguồn dữ liệu.

Nếu nguồn dữ liệu bạn chọn có nhiều hơn 2 cột, biểu đồ của bạn sẽ chứa nhiều trường dữ liệu và được hiển thị với màu sắc khác nhau:

Xem toàn bộ những loại biểu đồ cột trong Excel

Để xem toàn bộ những loại biểu đồ cột đã có trong Excel, bạn click vào đường link More Column Charts… và chọn một trong những loại biểu đồ trong cửa sổ Insert Chart:

Chọn thiết kế cho biểu đồ cột

Nếu bạn không vừa ý với thiết kế mặc định của biểu đồ cột trong file Excel của mình, bạn hãy chọn biểu đồ để kích hoạt tab Chart Tools, sau đó vào phần Design và thực hiện các bước sau:

• Chọn những layout khác nhau cho biểu đồ cột bằng cách click vào phần Quick Layout trên thanh công cụ.
• Chọn thiết kế phù hợp với nhu cầu của bạn trong phần Chart Styles.

Hướng dẫn tự học Excel 2003

Các loại biểu đồ cột trong Excel

Khi bạn tạo biểu đồ cột trong Excel, bạn có thể chọn một trong những kiểu biểu đồ dưới đây.

Biểu đồ cột ghép

Biểu đồ cột ghép 2D hoặc 3D trong Excel dùng để so sánh các giá trị trong 1 hạng mục dữ liệu. Với kiểu biểu đồ này, hạng mục dữ liệu sẽ được đặt ở trục Y, và giá trị sẽ được chiếu theo cột X. Ở dạng 3D, biểu đồ này sẽ chỉ hiển thị cột ở dạng 3D chứ k hiển thị 2 trục XY ở dạng 3D.

Biểu đồ cột chồng chia phần

Biểu đồ này sẽ giúp hiển thị mỗi đối tượng dữ liệu chiếm bao nhiêu phần so với tổng số. Cũng giống như biểu đồ dạng cột ghép, biểu đồ cột chống chia phần cũng có thể hiển thị 2D hoặc 3D.

Biểu đồ cột chồng 100%

Biểu đồ này cũng là biểu đồ cột chồng, nhưng thể hiện mỗi đối tượng dữ liệu chiếm bao nhiêu phần trăm trên trên tổng số 100% hạng mục dữ liệu.

Thiết kế hình trụ, hình nón và hình kim tự tháp

Giống như biểu đồ với cột hình chữ nhật thông thường, các biểu đồ cột hình trụ, hình nón và hình kim tự tháp cũng có sẽ có 3 dạng khác biệt nêu trên, chỉ khác nhau ở hình dáng của cột.

Đối với phiên bản Excel 2010 trở về trước, bạn có thể chọn thiết kế cột tùy thích bằng cách chọn trong tab Insert > Charts.

Khi tạo biểu đồ cột trong Excel 2013 và Excel 2016, bạn sẽ không thấy các thiết kế cột trụ, cột nón và cột kim tự tháp trong phần Charts trên thanh công cụ nữa. Lý do mà Microsoft đưa ra cho việc “khai trừ” những thiết kế cột này là vì đã có quá nhiều lựa chọn biểu đồ cho người dùng ở những phiên bản Excel trước đó, khiến cho người dùng khó lựa chọn được loại biểu đồ chính xác nhất. Tuy nhiên, vẫn có cách để bạn tạo ra những biểu đồ cột trụ, cột nón và cột kim tự tháp, nhưng chúng sẽ cần bạn thao tác thêm một vài bước.

Cách tạo ra những biểu đồ cột trụ, cột nón và cột kim tự tháp trong Excel 2013 và 2016

Để tạo ra những biểu đồ cột này trong phiên bản 2013 và 2016, bạn hãy tạo ra một trong 3 dạng biểu đồ kể trên (cột ghép, cột chồng chia phần và cột chồng 100%) ở dạng 3D, sau đó thay đổi hình dáng cột như sau:

• Click chọn tất cả các cột trên biểu đồ, nhấn chuột phải và chọn Format Data Series… Đơn giản hơn, bạn chỉ cần nhấn chuột đôi vào cột trên biểu đồ.
• Ở bảng Format Data Series, trong phần Series Options, bạn hãy chọn Column Shape mà mình muốn.

Lưu ý. Nếu có nhiều trường dữ liệu trong biểu đồ của bạn, bạn sẽ cần làm lại các bước này đối với từng trường dữ liệu.

Xem thêm: học Excel cơ bản 2010

Thiết kế biểu đồ cột đặc biệt trong Excel

Cũng như nhiều loại biểu đồ khác trong Excel, bạn hoàn toàn có thể tạo ra một biểu đồ mang dấu ấn riêng bằng cách thay đổi các trục, các nhãn số liệu, tên của biểu đồ.

Thay đổi độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột

Khi bạn tạo một biểu đồ cột, cấu trúc mặc định của Excel sẽ hiển thị nhiều khoảng trống giữa các cột. Để thay đổi độ rộng của cột và khiến chúng gần lại với nhau hơn, bạn hãy làm theo những bước sau đây nhé. Cách này hoàn toàn có thể khiến các cột trở nên nhỏ hơn và tăng khoảng cách giữa chúng. Trong biểu đồ 2D, các cột còn có thể chồng lấn lên nhau.

1. Trong biểu đồ cột của bạn, click chuột phải vào bất cứ trường thông tin nào (chính là các cột) và chọn Format Data Series.
2. Trong Format Data Series, ở phần Series Options, hãy làm 1 trong 2 ước sau:

• Đối với biểu đồ 2D và 3D, để thay đổi độ rộng của cột và khoảng cách giữa các hạng mục dữ liệu, bạn hãy kéo thanh Gap Width hoặc điền các con số từ 0 đến 500. Mức càng thấp, khoảng cách giữa các cột và độ rộng của cột càng nhỏ.

• Đối với biểu đồ 2D, để thay đổi khoảng cách giữa các trường dữ liệu trong một hạng mục dữ liệu, bạn hãy kéo thanh Series Overlap hoặc điền các con số từ -100 đến 100. Giá trị càng cao, các cột sẽ càng chồng lấn lên nhau. Khi bạn điền số âm, khoảng cách giữa các trường dữ liệu sẽ được hiển thị như sau:

• Đối với biểu đồ 3D, để thay đổi khoảng cách giữa các trường dữ liệu, bạn hãy kéo thanh Gap Depth sang trái hoặc phải hoặc điền số từ 0 đến 500. Giá trị càng cao, khoảng cách giữa các thanh càng lớn. Thực tế, thay đổi giá trị Gap Depth sẽ rất rõ ràng trong hầu hết các biểu đồ cột của Excel, nhưng ta sẽ nhận ra sự thay đổi đáng kể nhất ở dạng biểu đồ 3D:

Tạo biểu đồ cột với giá trị âm

Khi bạn tạo biểu đồ cột trong Excel, các số liệu không cần thiết phải lớn hơn 0. Nhìn chung, Excel hoàn toàn có thể hiển thị số âm trong một biểu đồ cột thông thường nhưng định dạng cũng như thiết kế có thể sẽ không vừa mắt bạn.

Để biểu đồ ở trên trông đẹp hơn và thể hiện hình ảnh tốt hơn, bạn sẽ phải di chuyển trục Y sang bên trái để tên của trường dữ liệu không đè lên các cột, và sau đó thay đổi màu sắc cho các cột hiển thị giá trị âm.

Thay đổi vị trí trục Y

Để có thể thay đổi định dạng của trục Y, bạn hay click chuột phải vào bất cứ tên hạng mục dữ liệu nào, chọn Format Axis... hoặc chỉ đơn giản là click chuột đôi với tên hạng mục. Bảng Format Axis sẽ xuất hiện bên phải của trang tính.

Tại bảng này, bạn hãy để ý trong tab Axis Options có Labels > Label Position > Chọn Low.

Thay đổi màu sắc của các cột có giá trị âm

Nếu bạn muốn những cột có giá trị âm được nổi bật trong biểu đồ của mình, bạn nên cân nhắc việc thay đổi màu sắc của những cột này.

Nếu biểu đồ của bạn chỉ có 1 trường dữ liệu, bạn có thể đổi màu của các cột âm thành đỏ. Nếu có nhiều hơn một trường dữ liệu, bạn sẽ cần thay đổi màu sắc của các cột âm khác nhau theo từng trường dữ liệu. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể giữ màu sắc tự nhiên của các cột dương, và dùng màu sắc nhạt hơn cho các cột âm.

Để thay đổi màu sắc của các cột âm, bạn có thể thực hiện các bước sau:
1. Click chuột phải vào cột bạn muốn thay đổi màu sắc và chọn Format Data Series…
2. Ở cột Format Data Series > tab Fill & Line > tick dấu chọn ở ô Invert if Negative.
3. Ngay khi bạn đánh dấu tick cho ô này, bạn sẽ thấy có hai lựa chọn màu sắc trong phần Color, lựa chọn đầu tiên là cho cột dương và lựa chọn thứ hai là cho cột âm.

Mẹo. Nếu lựa chọn thứ hai không xuất hiện, hãy click vào dấu mũi tên ở lựa chọn màu duy nhất hiển thị, và chọn bất cứ màu nào mà bạn muốn cho cột âm Khi bạn làm như vậy, lựa chọn màu sắc thứ 2 sẽ xuất hiện:

Đừng vội bỏ qua: Các hàm thông dụng trong Excel

Sắp xếp dữ liệu trong biểu đồ cột

Khi bạn tạo một biểu đồ cột, các hạng mục dữ liệu sẽ bị đảo ngược thứ tự xuất hiện trong bảng dữ liệu. Nghĩa là, nếu bạn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự A-Z trong bảng dữ liệu, biểu đồ sẽ hiển thị dữ liệu từ Z-A. Mặc dù chẳng ai hiểu được lý do của Microsoft khi sắp xếp như vậy, nhưng chúng ta sẽ có phương án cho bài toán này.

Cách đơn giản nhất là đảo ngược thứ tự của hạng mục dữ liệu khi bạn sắp xếp chúng trong bảng dữ liệu.

Hãy cùng nhìn vào một ví dụ đơn giản để hiểu hơn cách làm này nhé. Trong trang tính, ta có 1 bảng dữ liệu 10 thành phố đông dân nhất thế giới xếp theo thứ tự giảm dần, từ cao nhất đến thấp nhất. Trong biểu đồ cột, dữ liệu sẽ xuất hiện theo thứ tự tăng dần, từ thấp nhất đến cao nhất.

Để biểu đồ của bạn sắp xếp theo thứ tự ngược lại, bạn cần phải sắp xếp dữ liệu trong bảng theo thứ tự tăng dần và biểu đồ sẽ tự động sắp xếp dữ liệu giảm dần.

Tuy nhiên, vì một số lý do mà bạn có thể không muốn làm sắp xếp lại thứ tự trong bảng dữ liệu, dẫn đến cách thứ 2 ngay dưới đây.

Sắp xếp dữ liệu tăng dần/giảm dần trong biểu đồ cột Excel mà không thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính

Cách này khá đơn giản, chỉ yêu cầu bạn phải làm thêm một vài bước dưới đây:
1. Trên biểu đồ, bạn hãy click chuột phải vào trục Y và chọn Format Axis…, hoặc chỉ cần click chuột đôi vào trục Y để bảng Format Axis xuất hiện.
2. Trên bảng Format Axis, phần Axis Options, hãy thực hiện các bước sau:

• Trong phần Horizontal axis crosses, tick chọn At maximum category.
• Trong phần Axis position > tick chọn Categories in reverse order.

Vậy là đã xong. Biểu đồ cột của bạn sẽ ngay lập tức được sắp xếp theo đúng thứ tự dữ liệu mà bạn muốn. Ngay khi bạn thay đổi thứ tự trong bảng dữ liệu, biểu đồ cũng sẽ được sắp xếp lại một cách tự động.

Thay đổi thứ tự của trường dữ liệu trong biểu đồ

Nếu biểu đồ của bạn có nhiều trường dữ liệu, chúng cũng sẽ được sắp xếp theo thứ tự ngược lại so với bảng dữ liệu. Bạn có thể hiểu rõ hơn thông qua hình ảnh sau:

Để sắp xếp trường dữ liệu theo đúng thứ tự trong trang tính, bạn sẽ cần thực hiện các bước như trên, nghĩa là tick vào ô At maximum category và Categories in reverse order trong Format Axis. Cách này áp dụng cho cả trường dữ liệu lẫn hạng mục dữ liệu.

Nếu bạn muốn sắp xếp trường dữ liệu theo thứ tự khác với thứ tự trong trang tính, bạn có thể sử dụng hộp thoại Select Data Source hoặc công thức Data series để thực hiện.

Thay đổi thứ tự trường dữ liệu bằng hộp thoại Select Data Source

Cách này cho phép bạn thay đổi vị trí của từng trường dữ liệu riêng biệt và giữ lại thứ tự trong trang tính.

1. Chọn biểu đồ để tab Chart Tools xuất hiện. Vào tab Design > Data và chọn Select Data.

Hoặc bạn có thể click vào biểu tượng Chart Filters ngay bên phải của biểu đồ, sau đó click vào Select Data ở cuối.

2. Trong hộp thoại Select Data Source, bạn hãy chọn trường dữ liệu mà bạn muốn thay đổi thứ tự và kéo nó lên xuống bằng cách dùng dấu mũi tên tương ứng.

Thay đổi thứ tự trường dữ liệu bằng công thức

Vì mỗi trường dữ liệu trong biểu đồ Excel đều được xác định bằng một công thức, bạn có thể thay đổi trường dữ liệu bằng cách thay đổi công thức tương ứng. Trong bài viết này, ta sẽ chỉ quan tâm đến việc xác định thứ tự của trường dữ liệu thay vì cách thiết lập công thức cho trường dữ liệu đó.

Ví dụ, cột màu xám nằm ở vị trí thứ 3 trong biểu đồ:

Để thay đổi vị trí, bạn hãy click chuột chọn cột dữ liệu, sau đó thay đổi công thức trên thanh công thức bằng cách thay đổi con số cuối cùng. Như trong ví dụ này, con số cuối cùng trong công thức là 3 đã được đổi thành 1.

Như vậy, trường dữ liệu đã được sắp xếp lại trong biểu đồ mà không ảnh hưởng dến thứ tự trong trang tính.

Trên đây là phần hướng dẫn các thao tác bạn sẽ thực hiện với một biểu đồ cột trong Excel. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết này và hẹn gặp lại trong những bài hướng dẫn tiếp theo.

Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi Hocexcel Online

Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa học Excel văn phòng với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.