Cách hạch toán tài khoản tạm ứng – TK 141

Kế toán Centax xin giới thiệu Cách hạch toán tài khoản tạm ứng – TK 141 theo hướng dẫn tại Điều 22, Thông tư 200/2014/TT-BTC mới nhất tại bài viết sau.

1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

b) Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Tạm ứng

Bên Nợ:
Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.

Bên Có:
– Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
– Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương;
– Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho.

Số dư bên Nợ:
Số tạm ứng chưa thanh toán.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
      Có các TK 111, 112, 152,…

b) Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642, …
      Có TK 141 – Tạm ứng.

c) Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
      Có TK 141 – Tạm ứng.

d) Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,…
      Có TK 111 – Tiền mặt.

Ví dụ: Tại công ty Kế toán Centax , Ngày 12/07/2015 có nhân viên Nguyễn Văn A đi công tác, gặp khách hàng ký hợp đồng. Giám đốc duyệt tạm ứng chi phí công tác cho nhân viên A là 10.000.000 đồng. 

Khi viết phiếu chi: Kế toán định khoản

Nợ TK 141: 10.000.000
      Có TK 111: 10.000.000

Khi hoàn thành công tác, nhân viên báo cáo tiền chi phí thực tế cho chuyến công tác là 8.500.000 đồng và hoàn trả lại tiền thừa cho công ty,

Kế toán định khoản:

Nợ TK 641: 8.500.000
Nợ TK 111: 1.500.000
     Có TK 141: 10.000.000