Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác lập kế hoạch năm cho vật tư

Thị trường vật tư

Thị trường vật tư có ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp. Thị trường vật tư chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố kinh tế, chính trị, xã hội. Do vậy, thị trường vật tư thường xuyên biến động. Khi lập kế hoạch vật tư, các doanh nghiệp phải tính đến những biến động của thị trường vật tư để có thể ứng phó kịp thời khi điều kiện bất lợi xảy ra. Thị trường vật tư biến động có thể do giá cả vật tư biến động hay nguồn vật tư có thể dồi dào hay khan hiếm. Những điều kiện này xẽ tạo ra những thuận lợi hay khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải có sách lược thích hợp để đối phó với những sự thay đối đó, và có thể điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Các nhà cung cấp vật tư:

Đây là một yếu tố quan trọng vì đây là nguồn để đảm bảo cho vật tư cả năm cho doanh nghiệp. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp vật tư. Do đó doanh nghiệp có thể chọn cho mình một hay nhiều nhà cung cấp vật tư. Điều này tuỳ thuộc vào số lượng và chủng loại vật tư của doanh nghiệp. Trước khi lập kế haọch, doanh nghiệp phải xem xét đến các yếu tố như giá cả, chất lượng vật tư mà nhà cung cấp đưa ra để có thể chọn cho mình một nhà cung cấp tốt nhất, đảm bảo đầu vào cho doanh nghiệp

Sứ mệnh và các chiến lược của doanh nghiệp:

Kế hoạch năm cho vật tư nằm trong hệ thống các kế hoạch tác nghiệp của một doanh nghiệp. Do đó, nó chịu sự chi phối của lĩnh vực hoạt động và các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp đó. Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần căn cứ vào sứ mệnh và chiến lược của doanh nghiệp để có thể lập được kế hoạch vật tư thật cụ thể, chi tiết nhằm cụ thể hoá các chiến lược của doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:

Bao gồm thông tin về quá trình sản xuất của doanh nghiệp, thông tin về tình hình dự trữ vật tư...

Như ta đã biết, số lượng các loại vật tư trong một doanh nghiệp là rất lớn, do đó, để quản lý tốt các loại vật tư, người ta phải có đầy đủ thông tin về các loại vật tư đó. Thông tin về các loại vật tư thường xuyên thay đổi do một số nguyên nhân sau:

• Do đơn đặt hàng của khách hàng thường xuyên thay đổi, có thể tăng lên hoặc giảm đi theo từng thời kì trong năm. Do đó nhu cầu về vật tư cũng biến động theo lượng đơn đặt hàng đó.
• Nhu cầu về chất lượng sản phẩm ngày càng tăng, doanh nghiệp phải thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này dẫn đến sự thay đổi trong định mức tiêu thụ vật tư đối với một đơn vị sản phẩm.
• Trong quá trình sản xuất, hệ thống sản xuất có thể gặp sự cố như hỏng máy móc, thiết bị. Do đó, công việc sản xuất có thể bị gián đoạn, tiến độ sản xuất có thể bị thay đổi.

Do đó, doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin về vật tư, để có thể điều chỉnh kế hoạch năm cho vật tư thật kịp thời. Một số yếu tố thông tin không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp như:

- Thông tin về kế hoạch sản xuất: Hàng năm, công ty có một kế hoạch sản xuất thật cụ thể, chi tiết. Kế hoạch sản xuất hàng năm là yếu tố quyết định để doanh nghiệp lập nên kế hoạch năm đó cho vật tư, giúp doanh nghiệp có thể xác định được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch.

- Thông tin về các loại vật tư: Mỗi doanh nghiệp có một bảng danh mục vật tư. Danh mục vật tư cho biết những chủng loại vật tư mà doanh nghiệp cần dùng để sản xuất ra sản phẩm hàng hoá cuối cùng. đồng thời cho biết các đặc tính kĩ thuật của vật tư, kí hiệu..... Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp phải nắm được số lượng, chủng loại các loại vật tư mà mình cần có.

- Thông tin về việc dự trữ vật tư: Thông thường, để đảm bảo cho việc sản xuất không gặp sự cố, không bị gián đoạn do thiếu vật tư, doanh nghiệp luôn luôn dự trữ một lượng vật tư nhất định. Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần biết chính xác được số lượng dự trữ của từng loại vật tư từ đó có thể lập nên một kế hoạch chính xác, không để thừa quá nhiều vật tư.

Trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, của công nghệ thông tin, máy tính được ứng dụng rất rộng rãi trong các doanh nghiệp trong việc quản lý vật tư. Một máy tính có thể lưu trữ được một lượng thông tin rất lớn và cho phép người dùng có thể truy cập rất nhanh. Do đó, ngày nay, việc lập kế hoạch vật tư trong các doanh nghiệp ngày càng chịu ảnh hưởng nhiều của máy tính, của các phần mềm máy tính hiện đại. Tuy nhiên, máy tính chỉ là công cụ cho phép việc lập kế hoạch vật tư được dễ dàng hơn. Việc lập kế hoạch vật tư còn phụ thuộc chủ yếu vào các cán bộ phục vụ cho công tác lập kế hoạch vật tư.

Bộ máy tổ chức làm công tác lập kế hoạch:

Hệ thống thông tin chỉ là công cụ để phục vụ cho công tác lập kế hoạch vật tư. Điều quan trọng là phải có đội ngũ cán bộ phục vụ cho công tác lập kế hoạch thật tốt. Đội ngũ cán bộ đòi hỏi phải là những người có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và công tác lập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp và có thể sử dụng các công cụ để lập kế hoạch vật tư. Việc tổ chức, sắp xếp và phân công công việc một cách hợp lý giữa các cán bộ làm công tác lập kế hoạch cũng ảnh hưởng đến chất lượng của công tác lập kế hoạch vật tư. Do đó, doanh nghiệp cần bố trí đúng người, đúng việc, phân công công việc một các hợp lý, phù hợp với chuyên môn của từng người.