Các hình thức hạch toán biến động vật liệu
Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc ghi chép, theo dõi cả về số lượng , giá trị, chất lượng của từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Đây là công việc có khối lượng lớn và phức tạp đối với đơn vị sản xuất. Trên ...
Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc ghi chép, theo dõi cả về số lượng , giá trị, chất lượng của từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Đây là công việc có khối lượng lớn và phức tạp đối với đơn vị sản xuất.
Trên thực tế, việc hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ thường giống nhau về hình thức và phương pháp áp dụng. Vì vậy, trong mục này ta chỉ đề cập đến việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu.
Việc các đơn vị lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý và trình độ của thủ kho, kế toán vật liệu là cần thiết. Trên thực tế có 3 phương pháp sau:
Phương pháp thẻ song song
Điều kiện áp dụng
Thực chất đây là phương pháp mà kế toán vật liệu và thủ kho có cùng công việc, có cùng loại sổ. Đơn vị chỉ áp dụng phương pháp này khi:
- Có ít chủng loại vật tư luân chuyển qua kho.
- Mật độ nhập- xuất vật tư dầy đặc.
- Hệ thống kho tàng tập trung.
- Có đủ điều kiện về lao động kế toán vật tư để thực hiện.
Nội dung phương pháp
Theo phương pháp này, ở kho thủ kho phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng, còn ở phòng kế toán mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi cả về số lượng và gía trị.
Tại kho: Hằng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất nhập vật liệu dựa vào phiếu nhập, xuất. Cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn kho. Thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng và mở theo từng danh điểm vật tư.
Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu ứng với thẻ kho của từng kho và theo dõi cả mặt số lượng, gía trị .
Hằng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho chuyển lên kế toán vật liệu kiểm tra ghi vào sổ hay thẻ chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ hay thẻ chi tiết tính ra tổng số xuất- nhập-tồn sau đó đối chiếu với các thẻ kho mà thủ kho phụ trách. Căn cứ vào đó kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu .
Sơ đồ hạch toán
Phương pháp sổ số dư
Điều kiện áp dụng:
Thường sử dụng cho những doanh nghiệp có điều kiện sau:
-Chủng loại vật tư lớn, phong phú.
-Mật độ nhập, xuất thưa thớt.
-Hệ thống kho tàng tổ chức phân tán, nghiệp vụ quản lý kho vững vàng.
-Điều kiện lao động kế toán không cho phép ghi chép thường xuyên với khối lượng công tác kế toán chi tiết lớn.
Nội dung phương pháp
-Tại kho: Công việc của thủ kho tương tự như phương pháp trên, ngoài ra cuối tháng phải ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư.
-Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư cho từng kho và dùng cho cả năm, kế toán tính thành tiền vật liệu tồn kho sau khi thủ kho ghi song số lượng vật liệu tồn. Định kỳ kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, thu nhận chứng từ. Sau đó tính tổng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi vào cột số tiền trên bảng luỹ kế xuất -nhập-tồn vật liệu .
Cuối tháng kế toán tính ra số tiền của lượng vật liệu tồn kho theo từng nhóm và từng loại vật liệu trên bảng luỹ kế, số tồn này được đối chiếu với sổ số dư.
Phương pháp này tránh được sự trùng lắp trong ghi chép của thủ kho và kế toán. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời, nhưng yêu cầu thủ kho phải có nghiệp vụ vững.
Sơ đồ hạch toán
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp này có điều kiện sử dụng như phương pháp thẻ song song. Tại thủ kho cũng có công việc giống như phương pháp thẻ song song.
Tại phòng kế toán thay sổ chi tiết vật liệu của phương pháp thẻ song song bằng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng.
Phương pháp này chính là sự kết hợp của hai phương pháp trên, có ưu điểm là dễ làm, giảm nhẹ được công việc ghi chép của kế toán hơn so với phương pháp thẻ song song. Nhưng thay vào sổ chi tiết kế toán phải lập 2 bảng kê xuất và nhập vật liệu để ghi các chứng từ do thủ kho chuyển lên, do đó vẫn còn ghi trùng lắp.
Đặc điểm sử dụng.
Phương pháp kê khai thường xuyên chỉ thích hợp với đơn vị sản xuất hoặc thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, đặc tính kỹ thuật riêng biệt. Do đó trên tài khoản phản ánh vật liệu, công cụ, dụng cụ được ghi chép một cách kịp thời, cập nhật tình hình hiện có, biến động tăng giảm của vật liệu và công cụ, dụng cụ. Do vậy ở bất kỳ thời điểm nào cũng biết được trị giá của vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho
Tài khoản sử dụng
Tài khoản 152 "nguyên liệu, vật liệu ".
Tài khoản này dùng để theo dõi toàn vật liệu nhập, xuất, tồn kho theo giá thực tế.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng vật liệu theo giá thực tế.
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm vật liệu theo giá thực tế.
Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế của vật liệu tồn kho
Tài khoản 152 phải được mở chi tết theo từng loại vật liệu .
Tài khoản 153 “công cụ, dụng cụ”
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm của toàn bộ công cụ ,dụng cụ theo giá thực tế.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá thực tế của công cụ, dụng cụ.
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá thực tế của công cụ, dụng cụ.
Dư nợ: Phản ánh giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho.
Các tiểu khoản
1531: Công cụ, dụng cụ.
1532: Bao bì luân chuyển
1533: Đồ dùng cho thuê
Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”
Dùng để phản ánh toàn bộ giá trị vật tư, hàng hoá mà đơn vị đã mua hoặc chấp nhận mua nhưng vì lý do nào đấy cuối tháng vẫn chưa về.
Bên nợ: Trị giá hàng mua đi đường tăng trong kỳ
Bên có: Trị giá hàng mua đi đường đã được kiểm nhận bàn giao trong kỳ
Dư nợ: Trị giá hàng mua đang đi đường.
Các tài khoản khác
331: Phải trả người bán.
111: Tiền mặt.
Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu công cụ, dụng cụ
Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu
Tăng do mua ngoài, nhập kho
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu )
Có TK lq(331, 111, 311...)
- Trường hợp mua ngoài dược hưởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua hay hàng mua bị trả lại ghi:
Nợ TK lq(331, 111 ,1388..)
Có TK 152 (chi tiết vật liệu )
- Trường hợp thừa so với hoá đơn:
+Nếu nhập kho toàn bộ:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu ): toàn bộ số nhập
Có TK 331
Có TK 3381-giá trị thừa chờ xử lý.
+Khi xử lý:
Nợ TK 3381-Xử lý số thừa
Có TK 152-Xuất kho trả lại số thừa
Có TK 721-Số thừa không rõ nguyên nhân
Có TK 331-Mua tiếp số thừa.
- Trường hợp thiếu so với hoá đơn:
+Phản ánh toàn bộ theo hoá đơn
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu )- Số thực nhập
Nợ TK 1381- Giá trị thiếu chờ xử lý
Có TK 331-Số hoá đơn
+Khi xử lý
Nợ TK 152(chi tiết vật liệu )- Nhập tiếp số thiếu
Nợ TK 331- Trừ vào số tiền phải trả
Nợ TK 334,1388- Cá nhân bồi thường
Nợ TK 821- Chi phí bất thường
Nợ TK 421- Trừ vào lợi tức còn lại
Nợ TK 411- Giảm vốn kinh doanh
Có TK 1381- Xử lý số thiếu.
- Trường hợp hàng về hoá đơn chưa về:
Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ “Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường. Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi theo giá tạm tính bằng bút toán.
Nợ TK 152 (chi tiết)
Có TK 331
Sang kỳ sau nếu hoá đơn về thì tiến hành điều chỉnh
Trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tệp hồ sơ “hàng mua đang đi đường” nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán ghi:
Nợ TK 151
Có TK lq(331, 111...)
Sang tháng sau nếu hàng về kiểm nhận bàn giao ghi:
Nợ TK 152-Nếu nhập kho
Nợ K lq(621, 627...)-Giao trực tiếp
Có TK 151
Tăng do tự sản xuất hay thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Có TK 154
Tăng do nhận cấp phát cấp vốn:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Có TK 411
Tăng do đánh giá tăng:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Có TK 412
Tăng do thu hồi phế liệu:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Có TK 721-Thu do thanh lý TSCĐ
Có TK 627, 641, 241, 154...
Tăng do nhận lại vốn liên doanh bằng hiện vật:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Có TK 128, 222
Tăng do vay mượn:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Có TK 336-Vay nội bộ
Có TK 3388-Vay tạm thời cá nhân tập thể
Tăng do xuất dùng không hết nhập lại
Nợ TK 152 (chi tiết)
Có TK lq(621, 627, 641...)
Tăng do thu hồi nợ bằng vật liệu:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Có TK lq(721, 131, 1368, 1388...)
Tăng do các nguyên nhân khác
Nợ TK 152 (chi tiết)
Có TK lq
Hạch toán tình hình biến động tăng công cụ, dụng cụ
Nhìn chung, các trường hợp tăng công cụ, dụng cụ bao gồm cả bao bì luân chuyển và đồ dùng cho thuê đều hạch toán tương tự như vật liệu.
Riêng trường hợp tăng cụ, dụng cụ do chuyển từ TSCĐ thành công cụ, dụng cụ được ghi như sau:
- Nếu TSCĐ còn mới:
Nợ TK 153
Có TK 211
- Nếu TSCĐ đang sử dụng:
Nợ TK 142(1): Giá trị còn lại
Có TK 211: Nguyên giá
Hạch toán biến động giảm vật liệu và công cụ, dụng cụ
Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu
Xuất vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng)
Nợ TK 6272, 6412, 6422, 2412
Có TK 152 (chi tiết)
Xuất bán:
BT1: Nợ TK 157: Hàng gửi bán
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu
BT2: Nợ TK lq (111, 112, 131...)
Có TK 511
Giảm do góp vốn liên doanh:
Nợ TK 128, 222 - Trị giá vốn góp
Nợ TK 412
Có TK 152 (chi tiết)
Các trường hợp giảm khác như: giảm do đánh giá giảm, giảm do trả lại vốn góp, cho vay, nộp cấp trên...đều được ghi tương tự.
Nợ TK lq( 412,411, )
Có TK 152 (chi tiết)
Hạch toán biến động giảm công cụ, dụng cụ .
Các trường hợp như: xuất bán, cho vay, trả nợ, xuất trả vốn góp...bằng công cụ, dụng cụ đều được hạch toán tương tự như vật liệu .
Nợ TK lq( 128, 228, 632..)
Có TK 153 (chi tiết)
Riêng đối với 1 số trường hợp được hạch toán như sau:
Xuất công cụ, dụng cụ cho sản xuất kinh doanh
Tuỳ thuộc mục đích xuất dùng, kế toán có thể áp dụng một trong 3 phương pháp phân bổ gía trị công cụ, dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh sau:
- Phương pháp 1: Phân bổ 1 lần:
Áp dụng trong trường hợp công cụ, dụng cụ xuất dùng với số lượng ít, giá trị nhỏ mang tính chất thay thế bổ sung kế toán ghi:
Nợ TK 6273: Xuất dùng cho phân xưởng sản xuất
Nợ TK 6413: Xuất dùng cho bán hàng
Nợ TK 6423: Xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp
Có TK 1531: Giá trị xuất dùng
- Phương pháp 2: Phân bổ 2 lần
Áp dụng trong trường hợp công cụ, dụng cụ xuất dùng với số lượng và quy mô tương đối lớn. Nếu phân bổ một lần sẽ làm cho chi phí sản xuất kinh doanh đột biến tăng.
+Khi xuất dùng:
BT1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng
Nợ TK 1421
Có TK 1531
BT2: Phản ánh 50% giá trị xuất dùng
Nợ TK lq(6273, 6413, 6423): 50%giá trị xuất dùng
Có TK 1421: 50%giá trị xuất dùng
+ Khi các bộ phận sử dụng công cụ, dụng cụ báo hỏng, mất hay hết thời hạn sử dụng kế toán sẽ phân bổ nốt giá trị còn lại sau khi trừ đi phế liệu, thu hồi bồi thường.
Nợ TK lq(152, 111, 334,1388)
Nợ TK (6273, 6413, 6423)
Có TK 1421
-Phương pháp 3: Phân bổ nhiều lần
Áp dụng khi công cụ, dụng cụ xuất dùng với mục đích thay thế trang bị mới hàng loạt.
+Khi xuất dùng
BT1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng
Nợ TK 1421
Có TK 1531
BT2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần.
Nợ TK lq(627, 641, 642)
Có TK 1421
+ Các kỳ tiếp theo kế toán chỉ phản ánh BT2 ở trên
+ Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng, mất hoặc hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phần thu hồi phế liệu, bồi thường (nếu có) kế toán sẽ phân bổ nốt phần còn lại vào chi phí kinh doanh bằng bút toán giống như phương pháp 2.
Bao bì luân chuyển
- Khi xuất dùng phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng bằng bút toán.
Nợ TK 1421
Có TK 1531
- Khi thu hồi nhập kho, cần xác định giá trị hao mòn sau mỗi lần dùng để tính vào chi phí kinh doanh .
Nợ TK 1562,152: giá trị hao mòn
Nợ TK 1532: Giá trị còn lại
Có TK 1421: Giá trị xuất dùng
Đồ dùng cho thuê
- Khi xuất dùng thuê phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng:
Nợ TK 1421
Có TK 1533
- Phản ánh thu nợ về từ cho thuê
Nợ TK lq(111, 112, 131...)
Có TK 721, 511
- Phản ánh gía trị hao mòn tương ứng với kỳ cho thuê.
Nợ TK 821, 627
Có TK 1421
- Khi thu hồi đồ dùng cho thuê nhập kho:
Nợ TK 153: Giá trị xuất dùng
Có TK 1421: Giá trị xuất dùng
