Các quy tắc về phép lịch sự khi viết email bằng tiếng Anh

Bạn sẽ không muốn trở nên thô lỗ trong mắt người nhận. Vì vậy hãy luôn nhớ các quy tắc dưới đây về những gì nên và không nên khi viết email bạn nhé.

Phép lịch sự trong giao tiếp bằng email

Nhiều người vẫn gặp rắc rối khi viết email. Chẳng ai muốn nhận những email viết cẩu thả mỗi ngày. Do đó bạn cũng nên tuân thủ các quy tắc dưới đây.

Quy tắc 1

Luôn luôn kiểm tra bạn đã viết đúng tên người nhận ở mục 'To' chưa. Và hãy đảm bảo rằng của bạn đến được tay tất cả người nhận. Hãy nhớ nếu bạn chọn Reply to all, tất cả mọi người sẽ nhận được email của bạn. Liệu toàn bộ đội ngũ bán hàng cần đọc email của bạn hay chỉ một người trong số họ cần đọc một thông tin đặc biệt nào đó?
 

Hãy đảm bảo email bạn viết thật chuyên nghiệp (Ảnh: May Busch)

Quy tắc 2

Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng đừng quên đính kèm nhé! Một lời khuyên từ tác già đó là hãy đính kèm file trước khi bạn bắt đầu . Như vậy, bạn sẽ không thể quên đính kèm file đó.

Quy tắc 3

Đừng viết in hoa bạn ơi! Nếu bạn viết 'CAN YOU LET ME KNOW THIS WEEK?' thì người đọc sẽ cảm giác như bạn đang hét vào họ vậy. Họ sẽ nghĩ bạn thật thô lỗ. Vì vậy đừng viết in hoa như thế nhé.

Quy tắc 4

Những email quá ngắn đôi khi cũng tạo cảm giác không lịch sự. Nhưng thông thường mọi người cũng không đọc email dài. Bạn cần viết email ngắn nhưng cũng giữ thái độ lịch sự và thân thiện.

Quy tắc 5

Đây là quy tắc quan trọng, đặc biệt đối với email công việc. Nếu bạn mắc lỗi trong email, mọi người sẽ nghĩ bạn cũng sẽ mắc lỗi trong công việc. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra mọi thứ thật cẩn thận. Bạn có thể nhờ một đồng nghiệp đọc lại và kiểm tra giúp bạn trước khi bạn nhấn nút 'Gửi'.

Janet Van
Nguồn dịch: British Council