18/06/2018, 11:02
Viết thư xin việc bằng tiếng Anh
(ĐHVH HN) - Thông thường trong một bộ hồ sơ xin việc bằng tiếng Anh, ngoài sơ yếu lí lịch và các giấy tờ liên quan thì “cover letter” hay “application letter” là một công cụ cực kỳ quan trong để bạn có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy “cover ...
(ĐHVH HN) - Thông thường trong một bộ hồ sơ xin việc bằng tiếng Anh, ngoài sơ yếu lí lịch và các giấy tờ liên quan thì “cover letter” hay “application letter” là một công cụ cực kỳ quan trong để bạn có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy “cover letter” hay “application letter” là gì? Bố cục của nó như thế nào? Chúng ta cần lưu ý gì khi viết “cover letter”?
- “Cover letter” là gì?
“Cover letter” hay “Application letter” dịch sang tiếng Việt là Thư xin việc. Gọi là thư xin việc bởi vì đây không phải là một mẫu sẵn chỉ cần điền thông tin mà bạn phải tự viết theo hình thức một bức thư gửi tới nhà tuyển dụng, có thể viết tay hoặc đánh máy, trong đó đề cập đến nguyện vọng được ứng tuyển vào vị trí đang tuyển dụng cũng như lý do doanh nghiệp nên chọn bạn. “Cover letter” thường là thứ mà nhà tuyển dụng đọc đầu tiên trước khi quyết định xem có nên đọc tiếp sơ yếu lí lịch của bạn không. Vì vậy, thư xin việc thường không dài quá một trang, ngôn từ được sử dụng thường ngắn gọn, súc tích, đầy đủ ý và cần phải có điểm nhấn, gây ấn tượng với nhà tuyển dụng để họ đọc tiếp sơ yếu lí lịch của bạn cũng như bước đầu có đánh giá tốt về khả năng viết và sử dụng ngoại ngữ của bạn. Một bức thư xin việc thường phục vụ bốn mục đích:
- Giới thiệu bản thân bạn với nhà tuyển dụng.
- Chứng minh bạn là người phù hợp nhất cho vị trí việc làm này.
- Bổ sung những ưu điểm, thông tin mà bạn chưa nêu ra trong sơ yếu lí lịch.
- Phát triển thêm những nội dung đã có trong sơ yếu lí lịch.
- Bố cục chính của một “Cover letter” gồm những gì?
Tùy vào từng vị trí công việc bạn ứng tuyển để viết thư xin việc cho phù hợp. Tuy nhiên, bố cục của một thư xin việc thì không thay đổi nhiều, gồm các phần chính: thông tin liên lạc, lời chào mở đầu, phần đầu thư, phần nội dung chính của thư, phần cuối thư và lời kết, ký tên. Bạn có thể hình dung một bức thư xin việc bằng tiếng Anh sẽ như sau:
| Thông tin liên lạc của bạn Ngày tháng năm viết thư Thông tin liên lạc người nhận Lời chào đầu thư Phần đầu thư Nội dung chính bức thư (phần giải thích) Phần kết thư Lời chào cuối thư Ký và ghi rõ họ tên |
- Thông tin liên lạc
- Thông tin liên lạc của bạn: bao gồm tên, địa chỉ, điện thoại liên lạc, e-mail. Bạn có thể viết ở chính giữa hoặc viết sát bên lề phải và căn chỉnh thẳng hàng.
- Thông tin liên lạc của người nhận: bao gồm tên người trực tiếp nhận thư xin việc hoặc bộ phận tiếp nhận thư xin việc, tên công ty bạn xin làm, địa chỉ công ty.
Ví dụ:
| NGUYỄN VĂN SƠN 23 Ba Trieu street, Hoan Kiem district, Hanoi, Vietnam 0981234567 sonnv@gmail.com June 10 2018 Mr. Matsushita Human Resources Panasonic Eco Solutions Vietnam Dong Anh Hanoi, Vietnam |
Sau đó bạn có thêm một phần tiêu đề thư “Re: (reference)” hoặc “Subject:” trước khi viết nội dung bức thư.
Ví dụ:
Re: Sales Assistant position
Hay: Subject: Apply to Sales Assistant position
- Lời chào mở đầu
Đây là lời chào gửi đến nhà tuyển dụng, cụ thể là đến người liên quan trực tiếp tới quá trình ứng tuyển vị trí bạn đang xin. Cách viết lời chào hoàn toàn phụ thuộc vào thông tin bạn thu thập được về người hay bộ phận cần gửi. Có các cách viết sau:
- Dear Mr. hoặc Dear Ms. (Tên họ của người trực tiếp nhận hồ sơ xin việc) trường hợp này chỉ dùng khi biết bạn rõ tên người trực tiếp tiếp nhận và đọc hồ sơ của bạn.
Ví dụ:
Dear Mr. Mitsushita
Dear Mr. Mitsushita
- Dear Sir/ Madam trường hợp này dùng khi bạn chưa biết tên cụ thể của người sẽ đọc thư xin việc của bạn.
- Dear Sirs dùng khi bạn gửi cho công ty nói chung hoặc chung cho bộ phận hoặc phòng tiếp nhận hồ sơ xin việc.
Bạn có thể dùng cách nào cũng được, tuy nhiên để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, tốt nhất bạn nên tìm hiểu rõ thông tin về công ty, thông tin tuyển dụng của công ty, có thể qua website hoặc quảng cáo, v.v. để biết rõ người nhận thư xin việc là ai và nêu tên người ấy trong lời chào đầu thư (tức là dùng Dear Mr... hoặc Dear Ms…)
- Phần đầu thư
Ở phần này, bạn đề cập đến vị trí mình đang ứng tuyển và nêu rõ nguồn thông tin nào đã giúp bạn biết đến thông tin tuyển dụng này. Bạn có thể trình bày ngắn gọn trong khoảng 1 – 2 câu.
Ví dụ:
I am writing this letter to apply for the position of sales assistant which was advertised on your website Panasonic.com (Tôi viết thư này để xin tuyển cho vị trí nhân viên kinh doanh đã được quảng cáo trên trang web của Quí Công ty Panasonic.com).
Bạn cũng có thể dùng một số mẫu câu như:
Ví dụ:
I am writing this letter to apply for the position of sales assistant which was advertised on your website Panasonic.com (Tôi viết thư này để xin tuyển cho vị trí nhân viên kinh doanh đã được quảng cáo trên trang web của Quí Công ty Panasonic.com).
Bạn cũng có thể dùng một số mẫu câu như:
- I am writing to apply for the post of… as advertised on… (Tôi viết thư này để xin vào vị trí… như được quảng cáo ở…)
- I am writing in response to your advertisement on… inviting applications for… (Tôi viết thư này để đáp lại quảng cáo của Quí Công ty ở… mời ứng tuyển vào vị trí…)
- I would like to apply for the post of… which was advertised on… (Tôi muốn xin vào vị trí… mà được quảng cáo ở…)
- I have recently seen an advert on… for the position of… and I would like to apply for it with interest. (Gần đây tôi xem được quảng cáo về vị trí… ở… và tôi rất muốn xin vào vị trí này.)
- I was referred to you by the advert on… and I have interest in applying for the position of… (Tôi biết đến Quí Công ty qua quảng cáo ở… và tôi rất muốn xin vào vị trí…)
- Phần nội dung chính của thư
Phần này còn gọi là phần giải thích bởi qua đây, bạn cần lý giải được:
- Tại sao bạn nghĩ mình là người phù hợp nhất cho vị trí công việc này?
- Bạn có những điểm mạnh gì, kinh nghiệm và kỹ năng nào đáp ứng yêu cầu công việc này?
- Tại sao bạn muốn làm việc tại công ty/ doanh nghiệp này?
- Bạn có mục tiêu phấn đấu nào để đem lại lợi ích cho công ty/ doanh nghiệp?
Bạn cần lưu ý không cần nêu quá nhiều khi nêu điểm mạnh hay kinh nghiệm hoặc kỹ năng bạn có. Điều quan trọng bạn phải nêu bật được những điểm mạnh bạn có liên quan đến công việc bạn đang ứng tuyển. Bạn nên chọn những cái nổi bật nhất hay những thành tựu cụ thể với những con số hoặc kết quả cụ thể để mang tính thuyết phục cao. Bạn cũng cần lưu ý trình bày một cách ngắn gọn, cô đọng, và nội dung chính nên được viết trong khoảng 1 – 2 đoạn nhỏ.
Bạn có thể tham khảo một vài cấu trúc như:
Bạn có thể tham khảo một vài cấu trúc như:
- As can be seen from my CV, I graduated from… (Như có thể thấy trong sơ yếu lí lịch, tôi tốt nghiệp trường…)
- At present, I am working as… for… (Hiện tại tôi đang làm… cho…)
- This experience has provided me with… that I can bring to this position. (Kinh nghiệm này đã mang lại cho tôi thêm kỹ năng… mà tôi có thể áp dụng vào vị trí công việc này.)
- In addition, I am enthusiastic and active… (Tôi cũng nhiệt tình và năng động…)
- My capabilities include… (Khả năng của tôi bao gồm…)
- Having worked at… for… enables me to… (Làm việc ở… trong thời gian… cho phép tôi có thể…)
- The combination of my interest in… and my experience with… makes me ideally suited for this job. (Cả sở thích về… và kinh nghiệm về… giúp tôi hoàn toàn phù hợp với công việc này.)
- Given the opportunity, I would be able to… (Nếu có cơ hội, tôi sẽ…)
- Đoạn cuối thư
Đây là phần bạn bày tỏ nguyện vọng được làm việc cho công ty/ doanh nghiệp cũng như mong muốn được trình bày cụ thể hơn thông qua một cuộc phỏng vấn trực tiếp với đại diện của nhà tuyển dụng. Ngoài ra, bạn cũng cần đề cập đến sơ yếu lí lịch và những tài liệu liên quan để nhà tuyển dụng hiểu hơn về con người, khả năng, kĩ năng, kinh nghiệm của bạn. Cuối cùng, hãy cảm ơn đã dành thời gian cho bạn.
Ví dụ:
Ví dụ:
- As part of my application, I have enclosed my resume for your consideration. I look forward to meeting with you and discussing my qualifications, skills and experience in more detail. Thank you for your consideration. (Là một phần của hồ sơ xin việc, tôi xin gửi kèm sơ yếu lí lịch để Quí Công ty xem xét. Tôi mong được gặp và trao đổi về học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm của tôi kỹ hơn. Cảm ơn vì đã dành thời gian đọc thư.)
- Please take a moment to review my enclosed CV. I would very much appreciate the opportunity to meet with you and discuss my candidacy further. (Vui lòng xem thêm thông tin trong sơ yếu lí lịch gửi kèm. Tôi mong được gặp và trao đổi kỹ hơn về vị trí này.)
Thank you very much for your time and consideration. (Cảm ơn Quí Công ty đã dành thời gian đọc thư.)
- Please have a look at my enclosed CV. I very much look forward to the opportunity to speak with you in person about my interest in this position. Thank you for your consideration. (Vui lòng xem bản sơ yếu lí lịch gửi kèm. Tôi rất mong có cơ hội trao đổi trực tiếp với Quí Công ty về mối quan tâm của tôi với vị trí việc làm này. Cám ơn vì đã đọc thư.)
- Phần kết và ký tên
Có nhiều kiểu kết thư khác nhau. Tuy nhiên, nếu ở phần lời chào thư bạn dùng “Dear Mr…” hoặc “Dear Ms….” thì cách kết thư đơn giản nhất là “Yours sincerely” và ký tên mình phía dưới. Nếu bạn dùng “Dear Sir/Madam” hoặc “Dear Sirs” thì bạn hãy dùng “Yours faithfully” để chào cuối thư và ký tên, ghi rõ họ tên đầy đủ phía dưới.
Ví dụ:
Dear Mr. Matsushita
….
Yours sincerely
(Ký tên)
Nguyen Van Son
Ví dụ:
Dear Mr. Matsushita
….
Yours sincerely
(Ký tên)
Nguyen Van Son
- Một vài lưu ý khi viết thư xin việc
- Tìm hiểu kỹ thông tin về nhà tuyển dụng trước khi viết.
- Cách trình bày bức thư rõ ràng. Thông thường, bạn nên viết nội dung thư với các đoạn sát lề, thẳng hàng và có cách dòng giữa các đoạn.
- Từ ngữ trang trọng, dễ hiểu, không hoa mỹ, không viết tắt.
- Chú ý lỗi chính tả, cách dùng từ và ngữ pháp. Để giảm thiểu được các lỗi này, bạn cần soát kỹ bài viết của mình hoặc nhờ ai đó đọc và kiểm tra kỹ lại một lần nữa giúp mình.
- Viết ngắn gọn, cô đọng, chọn những thông tin tiêu biểu, phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng về công việc để giúp mình gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, tránh sao chép từ toàn bộ thông tin từ sơ yếu lí lịch của bạn.
Trên đây là nội dung cơ bản nhất về thư xin việc bằng tiếng Anh. Mong bài viết phần nào đó giúp các bạn sinh viên nắm được bố cục, nội dung chính của một bức thư xin việc và có thể bước đầu tự viết được một bức thư xin việc bên cạnh một sơ yếu lí lịch bằng tiếng Anh cho mình.
--
Tác giả: ThS. Nguyễn Tuyết Mai (Giảng viên Khoa Ngôn ngữ và Văn hóa Quốc tế)
--
--
Tác giả: ThS. Nguyễn Tuyết Mai (Giảng viên Khoa Ngôn ngữ và Văn hóa Quốc tế)
--
