Tôi đã học Excel như thế nào – Phần 2

Bài viết này nhằm mục đích chia sẻ những kinh nghiệm và cảm nhận của bản thân tác giả. Những suy nghĩ, bài học mà tác giả nhận được khi học tập và làm việc với excel. Bài viết mang tính chất chia sẻ và động viên những ai đã, đang và sẽ chọn excel làm con đường học tập cho mình.

4. Bước đi đầu tiên

Sau khi vượt qua bài kiểm tra đầu tiên của thầy bằng thái độ cầu thị và thực sự muốn học hỏi, thầy cũng đồng ý tiếp tục dạy cho tôi.

Bài học đầu tiên, đơn giản chỉ là “trang trí và copy”.

Copy cái gì? Bất cứ thứ gì hay ho mà liên quan tới công việc của thầy: tờ hoá đơn, phiếu nhập kho, bản kế hoạch… từ bản in trên giấy, tôi phải copy và trang trí lại trên excel, bắt đầu từ 1 sheet trắng tinh.

Trang trí thế nào? Y nguyên về kích thước và các định dạng, để khi in ra được đúng như tờ giấy đã in ban đầu.

Tưởng không khó mà khó không tưởng. Thầy chơi ác thật.

Loay hoay mãi, tôi mới làm xong 1 tờ. Thực sự là toát mồ hôi luôn ấy. Đặc biệt là khi phải làm điều đó dưới sự theo dõi của thầy. Làm xong, thầy không nói gì, chỉ nhắc tôi làm tiếp cho đến hết buổi học.

Cuối buổi học, tôi đem cái thắc mắc mà mình ấp ủ cả ngày ra hỏi thầy: “Làm vậy thì có ích gì?”

Câu trả lời tôi nhận được là:

• Trước khi làm một việc gì, phải hình dung ra kết quả trước. Càng hình dung rõ bao nhiêu, phương pháp để đi đến kết quả đó càng cụ thể bấy nhiêu.
• Vì kết quả bạn làm ra không phải cho bạn xem, mà cho người khác xem. Nên yêu cầu đầu tiên là phải thật rõ ràng, sạch sẽ, đẹp, bố cục hợp lý. Báo cáo có nội dung hay đến mấy mà hình thức xấu, bố cục lộn xộn thì sẽ chẳng ai thèm để ý đâu
• Việc trang trí giúp bạn luyện rất nhiều kỹ năng cần thiết cho công việc: Sắp xếp, tổ chức dữ liệu, tính thẩm mỹ, ghi nhớ các công cụ của excel, và đặc biệt hơn nữa là nó giúp bạn thấy excel đẹp hơn, dễ sử dụng hơn.

Cái việc làm đơn giản hàng ngày ấy, khi bạn thực sự yêu thích nó, bạn hoàn toàn có thể biến nó thành nghệ thuật. Cho tới bây giờ (gần 10 năm làm việc với excel) tôi vẫn rèn luyện việc này, không bao giờ coi thường nó.

5. Thử thách

Hồi bấy giờ, office 2003 là phiên bản phổ biến. Hiếm lắm mới có người dùng office 2007. Phiên bản này chưa được hỗ trợ nhiều như bây giờ, nên các hàm tính toán cũng có nhiều hạn chế.

Quản lý kho, câu hỏi đặt ra là “Số lượng phát sinh lớn”, “Tính toán với nhiều điều kiện”. Học ở trường, tôi chỉ biết đến hàm SUMIF là hết. Nhưng mà SUMIF chỉ cho phép tính trên 1 điều kiện mà thôi (chưa có SUMIFS như bây giờ). Vậy giải quyết vấn đề đó như thế nào? Vận dụng nó vào công việc ra làm sao? Đối với tôi lúc bấy giờ, đây quả là 1 thử thách lớn lao.

Thầy bắt tôi lúc tung các hàm của excel lên, xem hàm nào đáp ứng được yêu cầu.

Quả thực làm một thứ mình chưa làm bao giờ, lại ngoài tầm hiểu biết vốn có, nó khiến tôi rất điên đầu. Tôi nhận ngay được 1 bài học “Khi bạn đang thực sự làm việc, não của bạn sẽ luôn phải hoạt động, nó sẽ khiến bạn đau đầu. Làm việc với excel là phải chấp nhận điều đó“.

Ok, I’m fine. Tôi tự nhủ. Sau một thời gian mò kim đáy bể, tôi cũng lôi ra được một thứ hay ho: IF(…,…,if(…,…,if(…………)))))))) chả biết mấy dấu ngoặc, chỉ nhớ là một đống IF

Làm thế này có mà chết à! Thầy tôi thốt lên. Tôi thì xấu hổ muốn chui xuống đất.

Vâng, khi bạn đã cố gắng mà kết quả chưa như mong muốn, bạn có thể xấu hổ. Nhưng bạn không được bỏ cuộc. Sẽ có cách cho bạn. Kho tàng của excel lớn hơn bạn tưởng. Bạn không tìm ra không có nghĩa là nó không có.

Và thầy chỉ cho tôi một hàm, mà nó còn khiến tôi gặp thử thách nhiều hơn gấp bội.

(mời bạn đón xem tiếp phần 3 của seri này để biết hàm đó là hàm gì)