Tổ chức thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đòi hỏi sự phân bổ các nguồn lực của đơn vị kinh ...
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đòi hỏi sự phân bổ các nguồn lực của đơn vị kinh doanh một cách hợp lý, hơn nữa là đảm bảo được quyền lợi quốc gia và uy tín kinh doanh của công ty. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc của việc thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả, lợi nhuận của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch.
Với một đơn vị chuyên doanh nhập khẩu để thực hiện hợp đồng, đơn vị đó phải tiến hành các khâu sau:
- Xin giấy phép nhập khẩu.
- Mở L/C (nếu cần).
- Thuê tàu hoặc lưu cước phí.
- Mua bảo hiểm.
- Làm thủ tục hải quan.
- Nhận hàng tại tàu chở hàng.
- Kiểm tra hàng hoá.
- Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu.
- Làm thủ tục thanh toán.
10. Khiếu nại (nếu có).
Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý nhập khẩu. Vì thế sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Hồ sơ thường bao gồm: Đơn xin nhập khẩu, bản sao hợp đồng đã ký với nước ngoài, phiếu hạn ngạch, VISA, giấy báo trúng thuần... Việc cấp giấy phép xuất nhập khẩu do Bộ Thương Mại cấp. Trong giấy phép nhập khẩu có quy định, người làm nhập khẩu hoặc hàng nhập khẩu với một nước nhất định nào đó, chuyên cjở bằng một phương thức vận tải và giao nhập tại một cửa khẩu nhất định.
Mở L/C(Thẻ tín dụng)
Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiềm năng thanh toán bằng L/C, một trong các công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng là mở L/C.
Về thời gian mở L/C: nếu hợp đồng không quy định gì thì phụ thuộc vào thời gian giao hàng, thông thường L/C được mở khoảng 20-25 ngày trước khi đến giao hàng.
Căn cứ để mở L/C: là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C, công ty dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là ”Giấy xin mở tín dụng nhập khẩu”. Mẫu đó cùng với bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi một uỷ nhiệm chi để lấy quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C.
Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Sau đó ngân hàng mới chuyển chứng từ cho bên nhập khẩu đi nhận hàng.
Nghiệp vụ thuế tàu,Lưu cước phí ,Mua bảo hiểm
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau:
+ Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương.
+ Đặc điểm mua bán.
+ Điều kiện vận tải.
Việc thuê tàu hay lưu cước phí đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu, tinh thông các điều kiện thuê tàu hơn nữa các doang nghiệp nhập khẩu thường sử dụng điều kiện CIF làm cơ sở giao hàng nên viẹc thuê tàu hay lưu cước phí thường do bên xuất khẩu hay một công ty vận tỉa làm còn công ty chỉ làm thủ tục đến nhận hàng.
Trong quá trình vận chuyển hàng hoá thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Để an toàn các chủ hàng thường ký hợp đồng bảo hiểm với một công ty bảo hiểm nào đó. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến. Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng ký kết hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo “Giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mau bảo hiểm chuyến, chủ hàng gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở giấy đó chủ hàng và công ty bảo hiểm ký hợp đồng bảo hiểm.
Làm thủ tục hải quan
Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quócc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan bao gồm có ba bước chủ yếu sau:
- Khai báo hải quan: Chức năng khai báo các chi tiết về hàng hoá trên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tucj giấy tờ. Yêu cầu của việ kiểm tra là phải trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai báo gồm những mục như: loại hàng, ten hàng, số-khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, nhập khẩu với nước nào... Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết, chứng từ xuất xứ (CO).
- Xuất trình hàng hoá: hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp theo trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chụi chi phí về nhân công về mở đóng các kiện hàng.
- Thực hiện các quyết định của hải quan sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra các quyết định như:
+ Cho phép hàng được qua biên giới (Thông quan).
+ Cho hàng đi qua kèm theo điều kiện như phải sửa chữa, phải bao bì lại... chủ hàng phải nộp thuế.
+ Lưu khoá ngoại quan.
+Hàng không dược nhập khẩu.
Chủ hàng phải tuân thủ các quyết định đó nếu không họ vi phạm tội hình sự
Nhận hang từ Tàu chở hàng
Đơn vị kinh doanh phải trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận tiến hành:
- Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (Ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu.
- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàngnhập khẩu hàng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận.
- Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá như vận đơn, lệnh giao hàng...
- Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) và dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc toa xe chở hàng đưa hàng về sân giao nhận.
- Thanh toán cho cơ quan vận tải các phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu.
- Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập các biên bản về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi quyền hạn của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.
Kiểm tra hàng hóa Nhập khẩu
Sau bước nhận hàng, là bước kiểm tra hàng hoá nhập xem có đúng với hợp đồng hay không.
Theo tinh thần nghị định 200/CP ngày 31/12/1973 và thông tư liên bộ giao thông vận tải-ngoại thương số 52/TTLB ngày 25/1/1975 thì hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu phải được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình tiến hành công việc đó.
Cơ quan ga, cảng phải kiểm tra liêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phươg tiện vận chuyển. Nếu hàng có tổn thất hoặc xếp không theo lô, vận đơn thì cơ quan giao thông mời bên giám định lập biên bản giám định dưới tàu. Nếu hàng chuyên chở mà bị thiếu hụt, mất mát thì phải có biên bản kết toán nhận hàng với tàu.
Doanh nghiệp nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn phải lập thư dự kháng nếu nghi ngờ hoặc nhận thấy hàng thực sự có tổn thất phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra thuộc những rủi ro đã mua bảo hiểm.
Giao hang cho đơn vị đặt hàng Nhập Khẩu
Khi doanh nghiệp nhập khẩu theo phương thức nhận uỷ thác thì doanh nghiệp sẽ giao số hàng đó cho bên đặt hàng nhập khẩu.
Làm thủ tục thanh toán
Nếu phương thức thanh toán là L/C thì bên nhập khẩu phải mở L/C theo quy định. Sau khi nhận hàng và kiểm tra hàng hoá, các giấy tờ chứng từ, nếu hợp lệ thì doanh nghiệp nhập khẩu thanh toán cho ngân hàng.
Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương pháp nhờ thu (thường là phương thức nhờ thu kèm chứng từ) thì bên nhập khẩu được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định. Sau thời gian này nếu bên mua không có lý do từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đoì hàng là hợp lệ.
Khiếu nại về hang hóa và giải quyết khiếu nại
Khi thực hiện hợp đồng về nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, thiếu hụt... thì bên nhập khẩu cần phải lập ngay hồ sơ khiếu nại để không bỏ lỡ thì hạn khiếu nại.
Cần phải căn cứ vào trách nhiệm nghĩa vụ của các bên để lựa chọn đối tượng khiếu nại cho phù hợp: đối tượng đó có thể là người xuất khẩu hay người vận tải hay bên bảo hiểm.
Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất như: biên bản giám định, hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm... Việc khiếu nại sẽ được giải quyết giữa hai bên. Nếu hai bên không tự giải quyết đượchoặc không thoả đáng thì người nhập khẩu có thể kiện bên đối tác ra Hội Đồng Trọng Tài Quốc Tế hoặc ra Toà án.
- Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Giám sát là hoạt động nhằm theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của các bên tham ra hợp đồng mua bán ngoại thương thi hành theo đúng cam kết trong hơp đồng mỗi bên được thực hiện đúng, thì điều hành hợp đồng lại là công việc hoàn toàn khác, hoạt đông này diễn ra khi thực tế có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà những vấn đề này không được tính trước vào lúc xây dựng hợp đồng, và lúc này nó đòi hỏi cần phải có sự thay đổi các quy định và các điều khoản của hợp đồng.
Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà người mua phải thực hiện để đảm bảo rằng anh ta có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cần biết rõ liệu người xuất khẩu có đang thực hiện nghĩa vụ của mình như đã quy định hay ngầm định trong hợp đồng hay không. Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên này còn phải được nhà nhập khẩu và nhà cung cấp thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong giai đoạn thực thi hợp đồng. Nếu nhà nhập khẩu không thiết lập một hệ thống nhắc nhở anh ta về các nghĩa vụ của hợp đồng tại thời điểm thích hợp, thì có thể xẩy ra chyện anh ta hoặc là sẽ quên hay thực hiện chậm các nghĩa vụ đó. Đối với người nhập khẩu một điều cũng không kém phần quan trọng là anh ta phải được thông tin đầy đủ chính xác về việc nhà cung cấp thi hành những nghĩa vụ của họ đến đâu từ đó xác định được nhiệm vụ của mình tiếp theo.
Vậy, giám sát hợp đồng như là một hệ thống các công việc nhằm theo dõi tiến trình hợp đồng, xác định nhiệm vụ tiếp theo của mỗi bên để đảm bảo cả hai bên tránh được chậm chễ hoặc sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng.
* Các phương pháp giám sát
+Các phương pháp thủ công: không hề có một phương pháp thủ công cụ thể nào được thiết lập riêng biệt cho việc giám sát hợp đồng những phương pháp đã dùng trong việc quản lý hồ sơ hoặc các hoạt động lập sơ đồ và kế hoạch trong quản lí kinh doanh được cải biên để sử dụng trong lĩnh vực này. Các phương pháp này nói chung đều liên quan đến thiết lập thời gian biểu của các sự kiên và công việc rôì sau đó mới là sử dụng các thẻ ghi hoặc là dấu hiệu nhằm báo hiệu khi nào thì có một công việc cần làm.
Ba biến thái chủ yếu của các hệ thống này là
- Hồ sơ theo dõi hợp đồng
- Phiếu theo dõi hợp đồng
- Phiếu ghi chỉ số hợp đồng
+ Các phương pháp sử dụng máy điện toán
Cách tiếp cận cơ sở để quan sát hợp đồng bằng hệ thống có máy vi tính về căn bản là giống như cách tiếp cận đã mô tả đối với các phương pháp thủ công, ưu điểm chính của hệ thống dùng máy tính là sự dễ dàng trong tổ chức và truy nhập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và trong việc điều hành các công việc giám sát, cũng như việc liên hệ với các bộ phận khác trong cơ quan nhập khẩu, vớ các nhà cung cấp, các đại lý vận tải, công ty bảo hiểm, người chuyển tiếp hàng hoá
