Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi đường lối, chính sách của Đảng
V.I. Lênin, người thầy của cách mạng vô sản, đã từng nói: Trong cuộc chiến tranh giành chính quyền, giai cầp vô sản không có vũ khí nào khác hơn là tổ chức. Và khi đã có chính quyền, lĩnh vực trọng yếu nhất và khó khăn nhất của cuộc cách mạng xã hội chủ ...
V.I. Lênin, người thầy của cách mạng vô sản, đã từng nói: Trong cuộc chiến tranh giành chính quyền, giai cầp vô sản không có vũ khí nào khác hơn là tổ chức. Và khi đã có chính quyền, lĩnh vực trọng yếu nhất và khó khăn nhất của cuộc cách mạng xã hội chủ nghĩa là nhiệm vụ tổ chức. Có lúc trong quá trình lãnh đạo cách mạng Nga, Người đã nêu vấn đề một cách gay gắt: Toàn bộ nhiệm vụ của Đảng cầm quyền là …tổ chức, tổ chức và tổ chức.
Trước đó nhiều thập kỷ, Các Mác đã chỉ rõ: Tư tưởng căn bản không thể thực hiện được cái gì hết. Muốn thực hiện được tư tưởng cần có những con người sử dụng lực lượng thực tiễn. "Những con người thực hiện lực lượng thực tiễn" ở đây chính là tổ chức và tổ chức việc thực hiện. Rút kinh nghiệm không thành công của các nhà yêu nước tiền bối và tiếp thu chủ nghĩa Mác - Lênin, lãnh tụ Hồ Chí Minh đã bắt đầu sự nghiệp lãnh đạo cách mạng Việt Nam bằng việc để rất nhiều tâm chí và tiến hành một cách rất cụ thể, công phu việc xây dựng tổ chức Đảng cách mạng và các tổ chức quần chúng xung quanh Đảng. Khi Đảng đã cầm quyền, Người lại đầu tư nhiều công sức chỉ đạo xây dựng chính quyền cách mạng thực sự là công bộc của dân, xây dựng lực lượng vũ trang thực sự từ nhân dân mà ra, vì nhân dân mà phục vụ. Trong di chúc để lại cho toàn Đảng, toàn dân Người đã nhấn mạnh: Đảng ta đã đoàn kết, tổ chức và lãnh đạo nhân dân ta hăng hái đấu tranh tiến từ thắng lợi này đến thắng lợi khác.
Sau hơn nửa thế kỷ lãnh đạo thành công cách mạng Việt Nam, năm 1982, Đại hội toàn quốc lần thứ V của Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: . Đảng ta không những đã thể hiện bản lĩnh độc lập, tự chủ, sáng tạo trong việc đề ra đường lối cách mạng, mà còn cả trong tổ chức thực hiện, nên đã nhân sức mạnh của dân tộc ta lên gấp nhiều lần, chiến thắng các kẻ thù hùng mạnh và tàn bạo nhất thời đại.
Muốn cho tư tưởng, đường lối, chính sách được thực hiện, phải có tổ chức, phải tổ chức con người lại với những phương tiện nhất định, chỉ đạo mọi người hành động theo đúng những mục tiêu, phương hướng do tư tưởng đó xác định. Chính trên ý nghĩa ấy, chúng ta nói: Khi Đảng đã có đường lối, nhiệm vụ chính trị đúng đắn thì công tác tổ chức, cán bộ và công tác quản lý bảo đảm thực hiện thắng lợi đường lối, nhiệm vụ chính trị. Đường lối nhiệm vụ chính trị và công tác tổ chức, quản lý có mối liên hệ hữu cơ, không thể tách rời nhau.
Bên cạnh những thành công, thắng lợi vĩ đại đó, chúng ta cũng còn nhiều yếu kém: Đất nước còn nghèo nàn, kém phát triển; chưa cần kiệm trong sản xuất, tiêu dùng và dồn công sức cho đầu tư phát triển; quản lý nhà nước về kinh tế, xã hội còn bộc lộ nhiều non yếu; hệ thống chính trị còn nhiều nhược điểm; tổ chức bộ máy còn cồng kềnh…
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện những hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối liên hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng lẻ, cũng như những công việc tập thể. Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ cũng phải cùng nhau làm việc như thế nào. Cơ cấu của tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi:
- Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể
- Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thồng phân cấp quyền hạn trong tổ chức.
- Làm cho nhân viên hiểu những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích mỗi công việc.
- Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và quyết các vấn đề của tổ chức.
Tính tối ưu
cơ cấu chức năng quản lý phải bảo đảm mối quan hệ tốt nhất giữa các khâu và các cấp quản lý phải được thiết lập nên những mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong hệ thống nhờ đó cơ cấu tổ chức quản lý sẽ mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của hệ thống.
Tính linh hoạt
cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài môi trường.
Tính tin cậy
cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận hệ thống.
Tính kinh tế
cơ cấu tổ chức quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.
Tính bí mật
đòi hỏi giữ gìn nội dung hoạt động của mỗi phân hệ và của cả hệ thống, chống sự rò rỉ thông tin cho các hệ thống ngoài, sự thường xuyên theo dõi của các hệ thống khác.
Nguyên tắc xác định theo chức năng
Một vị trí công tác hay một bộ phận được định nghĩa càng rõ ràng theo các kết quả mong đợi, các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn được giao và các mối liên hệ thông tin với các vị trí công tác hay bộ phận khác, thì những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Đây là nguyên tắc cơ bản chi phối quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm các hoạt động để hình thành nên các bộ phận và phân hệ của cơ cấu. Việc coi nhẹ nguyên tắc này dễ dẫn đến nguy cơ về sự lẫn lộn không biết ai sẽ phải làm việc gì. Đây là nguyên tắc đơn giản về mặt nhận thức nhưng thường rất phức tạp khi vận dụng. Để xác định một vị trí công tác hay một bộ phận cùng tất cả những yếu tố liên quan đến nó, trong hầu hết các trường hợp đều cần đến tính nhẫn nại, trí thông minh của những nhà tổ chức, và tính rõ ràng của các kế hoạch.
Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn
Việc giao quyền là để trang bị cho người quản lý một công cụ thực hiện mục tiêu, và do đó quyền được giao cho từng người cần phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện các kết quả mong muốn.
Nguyên tắc bậc thang
Tuyến quyền hạn từ người quản lý cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng, thì các vị trí chịu trách nhiệm ra quyết định sẽ càng rõ ràng và các quá trình thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả.
Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang là rất cần thiết cho việc phân định quyền hạn một cách đúng đắn, bởi vì cấp dưới phải biết ai giao quyền cho họ và những vấn đề vượt quá phạm vi quyền hạn của họ phải trình cho ai.
Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
Do quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc được giao và trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, về mặt logic điều đó dẫn đến yêu cầu quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm. Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó, cũng không thể nhỏ hơn.
Trong thực tế người quản lý thường cố bắt cấp dưới phải có trách nhiệm về các công việc mà họ không có đủ quyền hạn cần thiết. Điều này có thể làm cho việc thực hiện các công việc mất đi tính khả thi. Ngược lại, đôi khi quyền hạn được giao đủ, nhưng người được uỷ quyền lại không có trách nhiệm phải sử dụng đúng đắn quyền hạn đó. Trong trường hợp này hậu quả thật là tai hại, quyền hạn sẽ bị lạm dụng để mưu cầu những lợi ích riêng.
Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
Cấp dưới phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trên trực tiếp của mình, một khi họ đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi công việc, còn cấp trên không thể lẩn tránh trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện bởi cấp dưới của mình trước tổ chức.
Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh
Mối quan hệ trình báo của từng cấp dưới lên một cấp trên duy nhất càng hoàn hảo, thị mâu thuẫn trong các chỉ thị sẽ càng ít và ý thức trách nhiệm cá nhân trước các kết quả cuối cùng càng lớn.
Mặc dù có khả năng một cấp dưới nhận được sự uỷ quyền của nhiều cấp trên, những khó khăn thực tiễn trong việc phải phục vụ nhiều "ông chủ" là điều không tránh khỏi. Nghĩa vụ cơ bản mang tính cá nhân, và quyền hạn được giao bởi nhiều người cho một người rất có thể sẽ dẫn tới những mâu thuẫn cả về quyền hạn lẫn trách nhiệm.
Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc
Việc duy trì sự phân quyền đã định đòi hỏi các quyết định trong phạm vi quyền hạn của ai phải được chính người đó đưa ra chứ không được đẩy lên cấp trên.
Từ nguyên tắc này có thể thấy rằng nếu người quản lý mong muốn giao phó quyền hạn một cách có hiệu quả, họ phải đảm bảo rằng việc uỷ quyền là rõ ràng đối với cấp dưới. Họ cũng nên tránh lòng ham muốn ra các quyết định thay cho cấp dưới.
Đây là một nguyên tắc rất khó vận dụng trong thực tế. Sẽ dễ dàng hơn nếu những nhà quản lý nhận thức được quy luật lợi thế tương đối của quản lý tương đồng với quy luật lợi thế so sánh về kinh tế trong mối quan hệ giữa các quốc gia. Của cải của một nước sẽ được tăng thêm nếu họ xuất khẩu những sản phẩm sản xuất có hiệu quả thấp và nhập khẩu những sản phẩm sản xuất kém hiệu quả nhất, ngay cả khi họ có thể sản xuất những hàng nhập khẩu rẻ hơn nhiều so với các nước khác. Tương tự người quản lý tăng thêm sự đóng góp của mình cho tổ chức nếu họ chỉ tập trung vào những công việc góp ích nhiều nhất cho các mục tiêu của tổ chức và giao cho cấp dưới những nhiệm vụ còn lại, ngay cả khi họ có khả năng làm tốt các nhiệm vụ đó hơn nhiều so với cấp dưới.
Nguyên tắc quản lý sự thay đổi
Đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức cần đưa vào trong cơ cấu các biện pháp và kỹ thuật dự đoán và phản ứng trước những sự thay đổi. Tổ chức nào được xây dựng cứng nhắc, với các thủ tục quá phức tạp hay với các tuyến phân chia bộ phận quá vững chắc, đều có nguy cơ không có khả năng đáp ứng được trước thách thức của những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ và sinh thái.
Nguyên tắc cân bằng
Đây là nguyên tắc cho mọi lĩnh vực khoa học cũng như cho mọi chức năng của nhà quản lý. Việc vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ vào toàn bộ kết quả của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Chẳng hạn, tính phi hiệu do tầm quản lý quá rộng phải đối trọng với tính phi hiệu quả của các kênh thông tin quá dài. Những thiệt hại do có quá nhiều nguồn mệnh lệnh phải đối trọng với những lợi ích của việc sử dụng các chuyên và tính thống nhất trong việc giao quyền hạn chức năng cho các bộ phận tham mưu và phục vụ. Việc hạn chế chuyên môn hoá theo chức năng trong khi phân chia bộ phận phải đối trọng với những ưu điểm của việc lập ra các bộ phận chịu trách nhiệm về lợi nhuận theo sản phẩm, khách hàng hay địa dư.
