Tổ chức dự án

Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về giao diện giữa dự án và tổ chức mẹ. Việc lựa chọn hình thức giao diện nào thường do các nhà quản trị cấp cao quyết định song đó lại là một yếu tố tác động mạnh đến công việc của PM.

Có những thuận lợi và bất lợi của việc sử dụng các bộ phận chức năng của tổ chức mẹ để quản trị dự án . Những thuận lợi là:

1. Linh hoạt trong sử dụng đội ngũ dự án. Nếu dự án được giao cho bộ phận chức năng phù hợp, thì bộ phận chức năng này sẽ là đơn vị hành chính cơ bản quản lý các cá nhân với năng lực kỹ thuật phù hợp cho dự án. Các chuyên gia có thể được sắp xếp tạm thời vào dự án theo yêu cầu, khi hoàn thành công việc có thể được tái phân công về vị trí cũ.

2. Một chuyên gia có thể được sử dụng cho nhiều dự án khác nhau. Với nhân lực dồi dào của các bộ phận chức năng, việc điều động qua lại giữa các dự án khá dễ dàng. 3. Các chuyên gia trong bộ phận chức năng có thể tập hợp để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm. Do vậy, nhóm dự án tiếp cận được những kiến thức kỹ thuật của bộ phận chức năng . Sự hiểu biết thấu đáo là tiềm năng sáng tạo, trợ lực để giải quyết các vấn đề kỹ thuật.

4. Đơn vị chức năng có thể được dùng như một đơn vị để chuyển giao về công nghệ khi các cá nhân đã kết thúc dự án hay thậm chí rời khỏi công ty. Không chỉ là công nghệ mà còn là các quy trình, thủ tục hành chính, chính sách được hình thành khi dự án được duy trì trong bộ phận chức năng này..

5. Cuối cùng và không kém phần quan trọng, bộ phận chức năng là cơ sở cho con đường thăng tiến của cá nhân trong bộ phận. Dự án có thể là nguồn tự hào, hãnh diện cho những ai tham dự vào sự thành công của nó, những lĩnh vực chức năng là môi trường chuyên nghiệp của họ và là trọng tâm cho sự phát triển chuyên môn và sự thăng tiến.

Những bất lợi trong việc giao dự án cho các lĩnh vực chức năng là:

1. Không chú trọng đến khách hàng trong hoạt động. Đơn vị chức năng vốn có những công việc của họ, thường được ưu tiên hơn công việc của dự án và sự quan tâm của khách hàng.

2. Các chức năng được phân chia theo định hướng về các hoạt động đặc thù. Song, định hướng theo vấn đề vốn là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của dự án. 3. Đôi khi trong các dự án tổ chức chức năng, không có một cá nhân nào được giao trách nhiệm đầy đủ. Điều này có nghĩa là PM chỉ chịu trách nhiệm một phần của dự án và một cá nhân khác sẽ chịu trách nhiệm về một vài phần khác. Điều này dẫn đến thiếu hợp tác.

4. Sự thiếu hợp tác và hỗn độn trên dẫn đến chậm trễ, khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Thường có rất nhiều cấp trung gian giữa dự án và khách hàng.

5. Có xu hướng không tối ưu hóa dự án. Những vấn đề của dự án liên quan trực tiếp đến chuyên môn của bộ phận chức năng sẽ được xem xét cẩn thận trong khi những vấn đề khác có thể bị bỏ qua.

• Dự án là một bộ phận chức năng của tổ chức mẹ
• thuần túy
• Tổ chức ma trận
• Hệ thống tổ chức hỗn hợp
• Lựa chọn một hình thức tổ chức
• Nhóm dự án
• Tóm tắt chương

Tham khảo chi tiết ở đây.