Tổ chức công việc

Sắp xếp công việc không phải là việc làm ngẫu hứng và thích thú. Tuy nhiên nếu không thực hiện phần này thì kết quả sẽ cho ra sự thiếu điều phối, dễ chán nản và có những đình hoản không cần thiết. Dĩ nhiên là sẽ có những sự kiện không tiên đoán trước được sẽ xảy ra nhưng tổ chức công việc tốt có thể dự đoán trước được nhiều vấn đề khó khăn và giúp mọi người cùng làm việc với nhau với tất cả sức lực của họ.

Bước này chuyển đổi phương thức quy hoạch tổng quát từ bước 1 thành các công việc của các chương trình cụ thể chi tiết. Từ đó biết được những gì cần làm, đuyết định phương pháp, xác định ai sẽ là người làm, chuyên biệt hóa các trách nhiệm cho mỗi thành viên của đội, kế hoạch công tác nhân sự và những hoạt động và phân chia nguồn nhân lực cho các bước tiếp theo trong tiến trình quy hoạch.

Điều phối những hoạt động khác nhau trong quy hoạch sử dụng đất đai thì rất quan trọng bởi vì:

• Nhiều công việc có thời gian dài trước đó. Như thu thập các thông tin phải thực hiện càng sớm càng tốt, một vài khảo sát cần nhiều tháng mới xong.
• Dịch vụ hổ trợ phải được tổ chức. Như vận chuyển, lao động, bản đồ, in ấn. Những cái này phải được lập thời khóa biểu để khi cần thiết thì sẽ phục vụ hổ trợ kịp thời, nhờ đó sử dụng nhân lực tốt hơn và giảm các chi phí không cần thiết.
• Cung cấp vật tư. Cụ thể trong công việc là yêu cầu phải có bản đồ, không ảnh hay ảnh vệ tinh. Những vật tư khác tuy tầm thường hơn nhưng lại rất cần thiết như xây dựng trại chứa máy, và các phụ tùng máy móc, nếu không cũng đòi hỏi thời gian tìm kiếm khi có sự cố cho máy móc.
• Tập huấn, di chuyển, họp sơ kết và tư vấn cần thiết phải làm lịch công tác cụ thể. Lịch công tác này sẽ làm theo từng tháng và giữa các tháng.

Thời gian của cán bộ cần tập huấn thường là những trở ngại lớn nhất trong đề án quy hoạch. Phải có sự điều chỉnh tốt theo từng thời kỳ giai đoạn trong việc xác định nhu cầu cần thiết của đề án, quyết định cho từng trường hợp cụ thể theo các hoạt động và thông tin riêng biệt.

Đầu tiên, liệt kê ra tất cả những công việc và hoạt động chính của quy hoạch. Đối với mỗi công việc, lập ra những gì cần thiết phải làm cũng như nhân sự có kỷ năng đảm nhận và các nguồn khác đòi hỏi.

Xác định nhân sự và tổ chức sẽ chịu trách nhiệm cho mỗi công việc và những cái khác liên quan có thể đóng góp vào. Bảng kiểm tra liệt kê công việc và trách nhiệm theo thứ tự ưu tiên. Mọi người tham gia cần biết những yêu cầu gì nơi họ và họ sẽ chịu trách nhiệm phần nào.

Thời gian cần thiết để hoàn thành cho mỗi công việc, đặc biệt là công việc phải hoàn thành đúng hạn trước khi một công việc khác được bắt đầu. Phân chia kinh phí và vật tư. Xây dựng kinh phí chia cho các hoạt động và liệt kê ra các thiết bị cần thiết thí dụ như phương tiện vận chuyển, vật tư.

Hình thức đơn giản nhất để mô tả kế hoạch công việc là bảng, như trình bày trong bảng 1. Điều này có thể được mỡ rộng thêm phần nơi hoạt động, vật tư cần, thời gian sử dụng, phân bố kinh phí và chi tiết kết quả tìm được như báo cáo, bản đồ.

Sử dụng biểu đồ hình thanh là cách trình bày kế hoạch công việc. Màu được dùng để tô lên các thanh và chỉ rõ các giai đoạn hoạt động từ đó theo kế hoạch tiến hành. Nếu đề án quá lớn và phức tạp thì có thể sử dụng sơ đồ dạng phân bố nhánh. Công việc được dựa trên các hoạt động đi trước, hoạt động này phải hoàn thành trước khi đến hoạt động kế tiếp. Như trong sơ đồ phân nhánh cũng chỉ sự chú ý đến các hoạt động chính trong toàn các hoạt động của đề án.

Tuy nhiên, đề án quy hoạch sử dụng đất đai phải được phát triển dần. Không phải tất cả các hoạt động có thể trông thấy trước được hết và theo đúng lịch thời gian, đặc biệt là trong tình trạng bao gồm nhiều tổ chức độc lập với những công việc khác nhau. Sự phân tích theo nhánh phân bố thường không thích hợp cho một sự phát triển của đề án quy hoạch với khung thời gian mỡ rộng qua nhiều năm, nhưng mỗi chuyên ngành có thể có riêng kế hoạch làm việc về kiểu này cho mỗi bước khác nhau trong tiến trình thực hiện.