Tìm hiểu KPI là gì và dùng để làm gì?

KPI là gì? Nó là nỗi ám ảnh hay là thách thức để phát triển bản thân? Dùng để khen thưởng hay trách phạt? Các doanh nghiệp tại sao cần nó đến như vậy? Vì đây là vấn đề liên quan đến thực tiễn nhiều, lý thuyết các bạn có thể tham khảo rất nhiều nguồn, ngôi nhà kiến thức chỉ gợi ra vài từ khóa cơ bản để bạn tìm hiểu và áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Nên nhớ, không nên copy y khuôn KPI từ doanh nghiệp khác về doanh nghiệp mình khi chưa hiểu rõ doanh nghiệp.

KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicators, cũng có nơi ghi nhầm là index, chả quan trọng đâu, thật ra nó cũng nói về các con số cả thôi. Các con số này lượng hóa kết quả đạt được của hoạt động doanh nghiệp và kết luận hoạt động đó có hiệu quả hay không. Vì thế tiếng Việt dịch ra hơi dài chút là Chỉ số đo lường hiệu quả công việc.

KPI đã được ứng dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp trên thế giới cũng như Việt Nam. Nó giúp doanh nghiệp phân tách quyền hạn, trách nhiệm và chuyên môn hóa công việc nhân viên khá tốt. Tránh tình trạng đùn đẩy hoặc đổ lỗi, cũng như tranh công nếu có lợi nhuận.

Hai cấp độ cơ bản của KPI 

Thực ra tùy quy mô doanh nghiệp mà người ta có thể chia ra nhiều cấp độ. Nhưng về quy mô doanh nghiệp cơ bản chia làm hai để dễ hình dung. Các cấp độ ấy như sau:

• Cấp độ doanh nghiệp, chiến lược hay cấp cao: đi sâu vào các chỉ số chung của toàn doanh nghiệp như lợi nhuận, doanh thu, số lượng nhân sự…

Ví dụ: người chỉ huy quân đội phải chiến thắng cả cuộc chiến tranh. Số lần thắng trận sẽ là tham chiếu đánh giá người chỉ huy đó có tài hay không.

• Cấp độ nhân viên, chiến thuật hay chiến lược: đi sâu vào đánh giá kết quả chuyên môn của nhân viên đó theo từng lĩnh vực như nhân sự, sale, marketing, kế toán…

Ví dụ: người lính theo lệnh họ phải hoàn thành đánh chiếm từng mục tiêu nhỏ, từ các mục tiêu nhỏ mới tiến đánh mục tiêu lớn. Như

– Marketing phải phủ thông tin trên bao nhiêu kênh? Tiếp cận bao nhiêu người?

– Nhân sự tuyển dụng bao nhiêu người, giải quyết chế độ đúng thời hạn hay không?

– Sale mang về bao nhiêu doanh số?

Thiếp lập KPI làm sao để mang lại hiệu quả?

Đầu tiên, đừng đặt nặng KPI là một con số nặng nề.

Thông thường, các tổ chức một cách mù quáng áp dụng các KPI được công nhận trong ngành và sau đó tự hỏi tại sao KPI đó không phản ánh hoạt động kinh doanh của riêng mình và không ảnh hưởng đến bất kỳ thay đổi tích cực nào. KPI thực ra cũng là một công cụ tham khảo, nó phải được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp. Cũng giống như một đơn thuốc có người khỏi bệnh, có người càng nặng thêm do thể trang khác nhau.

Khi bắt đầu xây dựng KPI, bạn nên bắt đầu với những điều cơ bản và hiểu mục tiêu tổ chức của bạn là gì, cách bạn lên kế hoạch đạt được chúng và ai có thể hành động dựa trên thông tin này. Đây phải là một quá trình lặp đi lặp lại liên quan đến phản hồi từ các nhà phân tích, trưởng bộ phận và người quản lý. Khi nhiệm vụ tìm kiếm thực tế này mở ra, bạn sẽ hiểu rõ hơn về các quy trình công việc nào cần được đo bằng một bảng điều khiển KPI và thông tin đó sẽ được chia sẻ với ai.

Và KPI khi thiết lập nên tuần theo các nguyên tắc sau, người ta thường gọi tắt là SMART trong tiếng Anh. Ý nghĩa từng chữ trong SMART như sau:

• S là Specific – Cụ thể: KPI đánh giá tổng quát hay cụ thể?
• M là Measurement – Đo lường được: Đặt ra KPI rồi có lượng hóa bằng con số hay đo lường được cụ thể không?
• A là Attainable – Có thể đạt được: KPI có thể đạt được hay không, đã kiểm nghiệm thực tế chưa?
• R là Relevant – Liên quan: KPI có liên quan đến doanh nghiệp hoặc hoạt động cần đo không?
• T là Timeable – thời hạn thực hiện: Đặt ra thời hạn thực hiện cho KPI.

Những câu hỏi giúp bạn làm rõ KPI doanh nghiệp cần

Để khởi đầu cuộc họp dễ dàng khi bắt đầu bàn về KPI, hãy bắt đầu bằng những câu hỏi đơn giản như sau:

Kết quả mong muốn của bạn là gì?
Tại sao kết quả này lại quan trọng?
Bạn sẽ đo lường tiến bộ như thế nào?
Làm thế nào bạn có thể ảnh hưởng đến kết quả?
Ai chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?
Làm thế nào bạn biết bạn đã đạt được kết quả của mình?
Bạn sẽ thường xuyên đánh giá tiến độ về kết quả như thế nào?

Ví dụ: giả sử mục tiêu của bạn là tăng tỷ lệ chuyển đổi mua hàng khi chạy chiến dịch cho digital marketing trong năm nay. Dưới đây là cách bạn có thể xác định KPI:

Tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 10% trong năm nay
Vì xu thế mua sắm qua internet ngày càng cao, đối thủ đang online hóa hoạt động bán hàng.
Tiến độ sẽ được đo lường khi khách hàng hoàn tất thanh toán.
Bằng cách tăng nội dung trải nghiệm như hình ảnh, video, livestream, quảng cáo…
Giám đốc marketing chịu trách nhiệm về số liệu này
Tổng kết vào 31/12 tỷ lệ chuyển đổi trung bình là 10%
Sẽ được xem xét hàng tháng bằng các công cụ đo lường online như Analytic, Adword, Ahrefs, Số lượng thanh toán thành công…

KPI trong digital marketing hay online marketing thường dùng là gì?

Web: lượt viếng thăm visit, lượt xem view, tỷ lệ xem/viếng thăm, tỷ lệ thoát bounce rate…

Nội dung: tùy kênh sẽ tính theo lượt xem, chia sẻ hay comment.

Adword: click, hiển thị, giá thầu, tỷ lệ chuyển đổi…

Facebook: Like page, like bài đăng, share, comment, inbox.

Chat: inbox, direct message

Seeding: số lượng topic, số lượng trả lời, truy cập web về từ link seeding

Trong một bài viết có lẽ khó nói hết về KPI, Ngôi nhà kiến thức hy vọng đã giúp bạn có cái nhìn tương đối cơ bản để triển khai. Cám ơn các bạn đã dành thời gian để theo dõi bài viết Tìm hiểu KPI là gì và dùng để làm gì? Hẹn gặp lại các bạn ở một bài viết khác nhé.