Tìm hiểu chung về văn bản hành chính Văn 7 tập 2 trang 88:Khi nào thì người ta viết các văn bản thông báo, đề nghị (kiến nghị) và báo cáo...

Bài tập

1.  Từ lớp 1 đến lớp 7, em đã được học những loại văn bản hành chính nào ? Sau khi đã học bài Tìm hiểu chung về văn bản hành chính, hãy trả lời các câu hỏi sau :

a)  Khi nào thì người ta viết các văn bản thông báo, đề nghị (kiến nghị) và báo cáo ?

b)  Mỗi loại văn bản trên nhằm mục đích gì ?

c)  Ba loại văn bản ấy có gì giống nhau và khác nhau ? Hình thức trình bày của ba loại văn bản này có gì khác với các văn bản truyện và thơ mà em đã học ?

2.  Hãy nêu lên bốn tình huống đòi hỏi phải viết các loại văn bản hành chính sau đây : đơn, thông báo, đề nghị và báo cáo. Chú ý nêu lên các tình huống gần gũi trong cuộc sống của em, gia đình và nhà trường.

3.  Trong các tình huống sau đây, tình huống nào người ta sẽ phải viết loại văn bản hành chính ? Tên mỗi loại văn bản ứng với mỗi trường hợp đó là gì ?

a)  Vào thứ năm tuần tới có một buổi biểu diễn văn nghệ. Sự kiện ấy cần phải cho mọi người biết.

b)  Bị ốm không đi tham quan được, bạn em rất muốn được biết về buổi tham quan ấy.

c)  Những nấm mồ liệt sĩ vô danh làm em hết sức xúc động và em muốn ghi lại những cảm xúc đó.

d)  Hôm qua đi học về chẳng may gặp mưa, hôm nay em bị sốt, không thể đến lớp được, em muốn xin phép cô chủ nhiệm nghỉ học một buổi.

e)  Có một địa danh rất nổi tiếng ở gần trường, cả lớp đều muốn thầy (cô giáo) chủ nhiệm tổ chức cho đi tham quan.

g)  Chuẩn bị cho việc tổng kết năm học, Ban Giám hiệu nhà trường muốn biết tình hình của lớp em trong năm học vừa qua.

Gợi ý làm bài

1.  Những loại văn bản hành chính đã học từ lớp 1 đến lớp 7 như : đơn và tờ khai theo mẫu; giấy mời biên bản, đơn không theo mẫu thông báo,…

a)  Khi nào thì người ta viết các văn bản thông báo, đề nghị và báo cáo ?

–  Khi cần truyền đạt một vấn đề gì đó (thường là quan trọng) xuống cấp thấp hơn hoặc muốn cho nhiều người biết thì người ta dùng văn bản thông báo.

–  Khi cần đề đạt một nguyện vọng chính đáng nào đó của cá nhân hay tập thể đối với cơ quan (hoặc cá nhân) có thẩm quyền giải quyết thì người ta dùng văn bản đề nghị (kiến nghị).

–  Khi cần phải thông báo một vấn đề gì đó lên cấp cao hơn thì người ta dùng văn bản báo cáo.

b)  Mục đích của mỗi loại văn bản :

–  Thông báo nhằm phổ biến một nội dung.

–  Đề nghị (kiến nghị) nhằm đề xuất một nguyện vọng, ý kiến.

–  Báo cáo nhằm tổng kết, nêu lên những gì đã làm để cấp trên được biết.

c)  Sự giống và khác nhau giữa ba loại văn bản và sự khác nhau giữa chúng với các văn bản nghệ thuật (truyện và thơ) :

–  Ba loại văn bản trên có điểm giống nhau ở chỗ hình thức trình bày đều theo một số mục nhất định (theo mẫu) ; nhưng chúng khác nhau về mục đích và những nội dung cụ thể được trình bày trong mỗi văn bản.

–  Các loại văn bản trên khác các tác phẩm thơ, văn trước hết là : thơ, văn dùng biện pháp hư cấu, tưởng tượng, còn các văn bản hành chính không phải hư cấu, tưởng tượng. Ngôn ngữ thơ, văn được viết theo phong cách ngôn ngữ nghệ thuật, còn ngôn ngữ các văn bản trên là ngôn ngữ hành chính.

2.  Bốn tình huống đòi hỏi phải viết đơn, thông báo, đề nghị và báo cáo, có thể nêu như sau :

–  Chẳng may em bị mất giấy khai sinh, cần phải xin lại. (Cần phải viết đơn.)

–  Lớp chuẩn bị quyên góp ủng hộ cho các bạn HS vùng bị lũ lụt. (Cần phải viết văn bản thông báo.)

–  Lớp rất muốn mời một nhà văn, nhà thơ về nói chuyện, cần đề nghị với cô giáo chủ nhiệm. (Cần phải viết văn bản đề nghị.)

–  Ban Giám hiệu cần biết kết quả đợt phát động thi đua mừng ngày sinh của Bác, ngày 19 – 5. (Cần phải viết văn bản báo cáo.)

3.  Trước hết cần xác định các tình huống phải viết văn bản hành chính, sau đó từ những tình huống cụ thể để nêu lên tên các văn bản tương ứng.

   Các tình huống đã nêu trong bài tập cần phải viết văn bản hành chính là :

   a) Viết thông báo.

   d) Viết đơn xin nghỉ học.

   e) Viết giấy đề nghị được đi tham quan.

   g) Viết văn bản báo cáo.

   Hai trường hợp không phải dùng văn bản hành chính là :

   b)  Bị ốm không đi tham quan được, bạn em rất muôn được biết về buổi tham quan ấy.

   c)  Những nấm mồ liệt sĩ vô danh làm em hết sức xúc động, em muốn ghi lại . những cảm xúc đó.

   Em thử suy nghĩ và trao đổi thêm với bạn, tại sao hai trường hợp này lại không phải dùng văn bản hành chính.