Thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Kiểm tra L/C.

Nếu trong điều khoản thanh toán của hợp đồng ngoại thương quy định sử dụng phương thức tín dụng chứng từ thì bước đầu tiên đơn vị kinh doanh xuất khẩu cần phải làm đó là đôn đốc người nhập khẩu ở nước ngoài mở L/C đúng hạn và nội dung như hợp đồng quy định. Sau khi nhận được L/C, người xuất khẩu phải kiểm tra so sánh với nội dung và điều kiện ghi trong hợp đồng, nếu phù hợp người xuất khẩu mới tiến hành làm những công việc thực hiện hợp đồng còn chưa phù hợp phải yêu cầu bên nhập khẩu sửa đổi bổ sung bằng văn bản.

Xin giấy phép xuất khẩu.

Giấy phép xuất khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu trong quá trình xuất khẩu hàng hoá. Với xu hướng mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sản xuất kinh doanh làm hàng xuất khẩu và xuất khẩu những mặt hàng nhà nước không hạn chế.

• Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu bằng hạn ngạch và bằng luật pháp, hàng hoá là đối tượng quản lý có 3 mức:

• Những danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu:

Việc điều chỉnh danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu do Thủ tướng Chính phủ quyết định trên cơ sở đề nghị của Bộ trưởng Bộ Thương mại. Trong trường hợp đặc biệt, việc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá trong danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu phải được Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định từng trường hợp cụ thể.

• Hàng hoá xuất nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương mại:

Bộ Thương mại chủ trì phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan cụ thể hoá danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương mại theo mã số của danh mục biểu thuết xuất, biểu thuế nhập khẩu (nếu có). Việc điều chỉnh danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương mại, bao gồm cả lộ trình bãi bỏ loại giấy phép này, do Thủ tướng Chính phủ quyết định trên cơ sở đề nghị của Bộ trưởng Bộ Thương mại. Việc ký hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá trong danh mục này chỉ được thực hiện sau khi đã có giấy phép của Bộ Thương mại.

• Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành:

Việc điều chỉnh bổ sung danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành và nguyên tắc áp dụng do Thủ tướng Chính phủ quyết định trên cơ sở đề nghị của Thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành và Bộ trưởng Bộ Thương mại, các bộ ngành quản lý chuyên ngành hướng dẫn thực hiện việc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá trong danh mục này.

• Thủ tục cấp giấy phép:

Khi đối tượng hợp đồng trong phạm vi phải xin giấy phép xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm:

• Bản sao hợp đồng xuất/nhập
• Phải có bản giải trình với mặt hàng cấm xuất/nhập
• Đơn xin cấp giấy phép

Đối với hàng hoá xuất nhập khẩu có điều kiện ngoài bản sao giấy tờ, đơn xin phép phải có bản sao hạn ngạch. Sau khi hoàn tất thủ tục gửi đến cơ quan cấp giấy phép (Bộ Thương mại), sau đó Bộ Thương mại gửi hồ sơ đến các bộ quản lý chuyên ngành.

Thời gian cấp giấy phép:

• Riêng mặt hàng cấm xuất/nhập thì không quy định thời gian
• Với mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện thì giao cho nhân viên quản lý thụ lý hồ sơ, sau 3 ngày phải trả lời với những hồ sơ xin phép cần bổ sung, cần sửa đổi hoặc những hồ sơ không cấp giấy phép
• Đối với những hồ sơ hợp lệ cấp giấy phép sau 7 ngày.

Chuẩn bị hàng xuất khẩu.

Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C).

Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.

• Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu:

Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn. Trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuất manh mún, phân tán; nguồn hàng để xuất khẩu chủ yếu là hàng sơ cấp (nguyên vật liệu qua sơ chế, hàng bán thành phẩm), hàng thủ công mĩ nghệ, hàng nông lâm, thổ, thuỷ sản. Vì vậy trong rất nhiều trường hợp muốn làm thành lô hàng xuât khẩu chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ các cơ sở sản xuất nhỏ, từ trong nhân dân, từ các cơ sở thương mại... (gọi tắt là các chân hàng). Cơ sở để thực hiện thu gom hàng xuất khẩu là hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu với các chân hàng. Những loại hợp đồng kinh tế thường được sử dụng để huy động hàng xuất khẩu có thể là: hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng, hợp đồng uỷ thác thu mua hàng xuất khẩu, hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu...

• Bao bì đóng gói hàng xuất khẩu:

Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá đòi hỏi phải được đóng gói và bao bì trong qúa trình vận chuyển và bảo quản. Tổ chức đóng gói, bao bì là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá bởi những tác dụng to lớn sau:

• Bao bì đóng gói bảo đảm được phẩm chất hàng hoá trong quá trình vận chuyển, tránh được rủi ro mất mát.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho bốc xếp, di chuyển, vận chuyển và giao nhận hàng hoá.
• Tạo điều kiện cho việc nhận biết phân loại hàng hoá.
• Gây ấn tượng và làm cho người mua thích thú hàng hoá.

Trong kinh doanh TMQT người ta thường dùng các loại bao bì như: hòm, bao, kiện hay bì, thùng... đây là bao bì bên ngoài, ngoài ra còn có loại bao bì bên trong và bao bì trực tiếp. Nói chung tuỳ thuộc đặc điểm và tính chất của hàng hoá cần bao gói, vào những điều đã thoả thuận trong hợp đồng mà lựa chọn loại bao bì thích hợp. Ngoài ra cần phải xét đến những nhân tố: điều kiện khí hậu môi trường, điều kiện vận tải, bốc xếp hàng, điều kiện luật pháp thuế quan, chi phí vận chuyển.

• Kẻ kýmã hiệu hàng xuất khẩu:

Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá.

Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu (kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng xuất khẩu).

Một nguyên tắc cơ bản trong mọi khâu, mọi công việc đều cần có kiểm tra, kiểm nghiệm để có thể hạn chế và loại trừ những lỗi sai trong quá trình thực hiện.

Trong kinh doanh xuất khẩu cũng vậy, trước khi giao hàng người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì... (tức kiểm nghiệm) hoặc nếu hàng hoá xuất khẩu là động vật, thực vật phải kiểm tra về khả năng lây lan bệnh tật (tức là kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật).

Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch phải được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu. Trong đó việc kiểm tra ở cơ sở do phòng KCS tiến hành có vai trò quyết định và có tác dụng triệt để nhất. Còn việc kiểm tra ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc tế.

Thuê tàu, lưu cước.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương, việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào 3 căn cứ sau đây: những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải. Tàu biển được sử dụng để chuyên chở hàng hoá có thể là tàu chợ, tàu chuyến hoặc tàu định hạn. Việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, chủ hàng xuất nhập khẩu thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn hơn.

Trong buôn bán quốc tế, phương thức chuyên chở hàng hoá bằng đường biển là phương thức vận tải được sử dụng nhiều nhất, chiếm đến 80% khối lượng vận chuyển trong chuyên chở quốc tế. Bên cạnh đó, người ta còn sử dụng một số phương thức khác như: vận tải đường bộ, vận tải đường sắt, vận tải đường sông, vận tải hàng không. Ngoài ra còn còn có hình thức vận tải đường ống, vận tải đa phương thức.

Mua bảo hiểm.

Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.

Hợp đồng bảo hiểm có hai loại: hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm chuyến.

Hợp đồng bảo hiểm bao: đơn vị mua bảo hiểm ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hang xuống tàu xong, chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm (Bảo Việt) một thông báo bằng văn bản gọi là “giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Hình thức hợp đồng bảo hiểm này thường áp dụng đối với các tổ chức buôn bán ngoại thương hoặc doanh nghiệp buôn bán hàng xuất khẩu thường xuyên nhiều lần trong một năm.

Hợp đồng bảo hiểm chuyến: khi mua bảo hiểm chuyến chủ hàng gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở giấy yêu cầu này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký hợp đồng bảo hiểm. Hình thức này thường áp dụng với các đợt mua bán riêng lẻ.

Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm, có 3 điều kiện bảo hiểm chính: bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A), bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng (điều kiện B), bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng (điều kiện C). Ngoài ra, còn có một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt khác như bảo hiểm chiến tranh, đình công, bạo động.

Làm thủ tục hải quan.

Hàng hoá vận chuyển qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hay nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp luật của nhà nước, để ngăn chặn xuất nhập khẩu lậu qua biên giới, để kiểm tra giấy tờ sai sót giả mạo, để thống kê số lượng về hàng xuất nhập khẩu. Việc làm thủ tục hải quan bao gồm 3 bước chủ yếu sau:

• Khai báo hải quan: chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai để cơ quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ.
• Xuất trình hàng hoá: hàng hoá phải được sắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. Thông thường đối với hàng khối lượng ít, người ta vận chuyển hàng hoá tới kho của hải quan để kiểm lượng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế (nếu có) đối với hàng xuất khẩu. Còn đối với hàng hoá xuất nhập khẩu có khối lượng lớn việc kiểm tra giấy tờ hàng hoá có thể diễn ra ở các nơi sau:
  • Tại nơi đóng gói bao kiện
  • Tại nơi giao nhận hàng cuối cùng
  • Tại cửa khẩu.

• Thực hiện các quyết định của hải quan.

Giao hàng xuất khẩu.

Phần lớn số hàng xuất khẩu ở nước ta được vận chuyển bằng đường biển, đường sắt và bằng container.

• Nếu hàng hoá được giao bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các công việc sau đây:
  • Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu lập bản đăng ký hàng chuyên chở.
  • Xuất trình bản đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để lấy hồ sơ sếp hàng.
  • Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng.
  • Bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.
  • Lấy biên lai thuyền phó (Mate^,s Receipt) và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng (Clean on board B/L) và phải chuyển nhượng được (negotiable). Vận đơn cần được chuyển gấp về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.
• Nếu hàng được chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hóa và khối lượng hàng hóa. Khi đã được cấp toa xe, chủ hàng tổ chức bốc xếp, niêm phong cặp chì và làm các chứng từ vận tải, trong đó chủ yếu là vận đơn đường sắt. Vận đơn đường sắt chuyển về phòng kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.
• Nếu hàng được chở bằng container thì giao theo hai phương thức: hàng đủ một container và hàng chưa đủ một container. Hàng chiếm đủ một container (Full container load- FCL), thì chủ hàng đăng ký thuê container, chịu chi phí chuyển container rỗng từ bãi về cơ sở của mình, đóng hàng vào container và giao đến ga container để giao cho người vận tải. Hàng chưa đủ một container (Lessthan container load- LCL), thì chủ hàng phải làm đăng ký hàng chuyên chở xuất trình cho vận tải. Sau khi được chấp nhận chở hàng, chủ hàng đưa hàng đến ga container và giao cho người vận tải. Cơ quan vận tải chịu trách nhiệm đóng hàng vào container và bốc lên tàu.

Làm thủ tục thanh toán.

Có thề nói thanh toán là khâu trọng tâm và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh TMQT. Có 2 phương thức thanh toán chủ yếu sau:

• Thanh toán bằng thư tín dụng

Thanh toán tiền hàng bằng L/C là một phương thức thanh toán bảo đảm hợp lý, thuận tiện an toàn, hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán. Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, người xuất khẩu phải yêu cầu người nhập khẩu mở L/C đúng hạn và nội dung như hợp đồng quy định. Sau khi nhận được thông báo đã mở L/C của người nhập khẩu, người xuất khẩu phải đối chiếu L/C với nội dung hợp đồng mua bán xem co phù hợp không, nếu phù hợp thì tiến hành giao hàng, còn nếu thấy còn có chỗ chưa hợp lý thì yêu cầu bên nhập khẩu phải sửa đổi, bổ xung. Đến thời hạn giao hàng, cùng với việc giao hàng người xuất khẩu phải lập bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp với nội dung trong L/C để yêu cầu bên nhập khẩu thanh toán tiền hàng cho mình.

• Thanh toán bằng phương thức nhờ thu

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu, thì ngay sau khi giao hàng, bên xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và phải xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng thu tiền hộ. Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và được nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn.