Thiết kế quản lý bộ máy của doanh nghiệp
Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là một việc làm quan trọng của quản trị, nó giúp cho việc quản lý có hiệu quả. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát trỉên thì doanh nghiệp đó phải thiết kế được bộ máy sao cho chi phí thấp nhất mà đạt ...
Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là một việc làm quan trọng của quản trị, nó giúp cho việc quản lý có hiệu quả. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát trỉên thì doanh nghiệp đó phải thiết kế được bộ máy sao cho chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả quản lý cao nhất. Muốn vậy, việc thiết kế bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải đảm bảo yêu cầu sau:
- Phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý.
- Phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ 1 thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tạp thể lao động trong doanh nghiệp.
- Phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc điểm kinh tế kỹ thuật.
- Phải đảm bảo tính gọn nhẹ và có hiệu lự
Như vậy, thiết kế bộ máy hợp lý sẽ tạo động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển phải đảm bảo tính liên tục của thông tin. Doanh nghiệp phát triển đó là mục tiêu chung. Mà thông tin là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Bởi thực chất của hoạt động quản trị doanh nghiệp là việc ban hành các quyết định quản trị. Cho nên độ chính xác của thông tin có ý nghĩa rất lớn tới hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Do vậy tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy doanh nghiệp nói riêng là một nội dung quan trọng. Muốn thiết kế xây dựng cơ cấu tổ chức và đảm bảo thông tin quản lý được liên tục thì cần phải có những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý
- Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý
Để hoàn thiện một cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp cũng như việc xoá bỏ hoặc sủa đổi một cơ cấu tổ chức nào đó buộc nhà quản lý phảo dựa trên cơ sở khoa học, cụ thể phải nắm vững kiến thức về các kiểu cơ cấu quản lý và xác định được nhiệm vụ của các bộ phận. Qua lý luận và thực tiễn hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đến nayđã hình thành lên một số phương pháp sau:
- Đây là phương pháp mới dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành công,và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức trước đây có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành.
- Ưu điểm
+ Quá trình hình thành cơ cấu nhanh.
+ Chi phí để thiết kế cơ cấu ít .
+ Thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quí báu.
- Nhược điểm
+ Thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản lý sắp hoạt động là những khuynh hướng cần ngăn ngừa.
- Đây là phương pháp khoa học được ứng dụng trong mọi cấp, mọi đối tượng quản lý. Phương pháp này được chia làm 3 giai đoạn.
Sơ đồ:
Có 2 trường hợp xảy ra:
TH1: Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mối phải được tiến hành tuần tự qua 3 bước:
- Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý vĩ mô, những qui định có tính chất luật pháp để xây dựng cơ cấu tở chức bộ máy quản lý tổng quát và xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu này. Kết quả thực hiện ở giai đoạn một: Xây dựng mục tiêu của tổ chức:
+ Xây dựng các phân hệ chức năng.
+ Phân cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý
+ Xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận
- Bước 2
+ Xác định các thành phần kinh tế.
+ Các bộ phận của cơ cấu tổ chức.
+ Lập mối quan hệ giữa các bộ phận.
Nội dung cơ bản của bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến - chức năng và chương trình mục tiêu cơ sở để xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản lý sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ quản lý. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý.
- Bước 3
Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết định số lượng cán bộ công nhân viên cho từng bộ phận trong cơ cáu tổ chức quản lý. Từ đó xây dựng điều lệ, quy tắc làm việc nhằm đảm bảo cơ chế tổ chức quản lý đạt hiệu quả cao.
TH2: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động: Phải nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt đoọng của nó theo những căn cứ nhất định. Nội dung gồm :
+ Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy.
+ Phân tích khối lượng công tác thực tế của mõi bộ phận, mỗi người , từ đó phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc.
+ Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang – dọc trong cơ cấu.
+ Phân tích tình hình tăng, giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ nhân viên gián tiếp so với công nhân trực tiếp sản xuất.
