Tạo List danh sách sổ xuống trong Excel – Kiểm soát dữ liệu nhập vào #1

Trong việc sử dụng Excel, nhập sai dữ liệu là một vấn đề mà bất kỳ người dùng nào cũng có thể gặp phải, điều này dẫn đến hậu quả nhẹ thì bị sếp nhắc nhở, nặng thì có thể mất việc như chơi. Do đó, để hạn chế việc sai sót này mình có thể hạn chế dữ liệu nhập vào hoặc bắt người dùng chỉ có thể nhập vào những con số mà mình đã qui định trước.

Dữ liệu mà ta muốn hạn chế nhập vào có thể là một giá trị bất kỳ, con số, số thập phân, danh sách, ngày tháng hay thời gian… Mình sẽ lần lượt giới thiệu qua cho các bạn trong loạt bài về Kiểm soát dữ liệu nhập vào này.

Đọc thêm:

• Dùng hàm COUNTIF để đếm số lần lặp lại của một giá trị trong Excel
• Cách cố định hàng hoặc cột tiêu đề trong Excel, khi cuận chuột xuống
• Tài liệu tự học Office 2013 đầy đủ nhất (Excel 2013, Word 2013,…)

Bài 1: Hướng dẫn cách tạo list danh sách sổ xuống

Trong Microsoft Access bạn thường thấy có những ô thay vì nhập giá trị vào người nhập chỉ cần ấn vào một danh sách thả xuống để chọn giá trị (Gọi là Combobox), cách làm trong Excel cũng rất đơn giản, mình có dữ liệu sau:

+ Bước 1: Để tạo danh sách thả xuống cho người đầu tiên tại cột Phòng, đặt con trỏ chuột tại ô C3, chọn Data => chọn Data Validation.

+ Bước 2: Trong hộp Data Validation => chọn tab Settings. Tại mục Allow bạn hãy nhấn vào hình  và chọn List.

+ Bước 3: Cũng trong hộp Data Validation => chọn tab Settings, mục Source chọn danh sách muốn sổ xuống: =$F$3:$F$6 (hoặc chọn vào hình   sau đó tô chọn danh sách)

Lưu ý: Không chọn tiêu đề của cột

Tiếp theo ta sẽ làm các ô còn lại bằng cách để chuột phía dưới bên phải của ô C3 và kéo xuống (Như cách kéo số thứ tự), kết quả sau khi làm xong:

Ở cột Thời gian tại ô D3 ta cũng làm theo các bước tương tự như trên => để chuột tại ô D3 => chọn Data => chọn Data Validation. Tại mục Allow trong tab Setting chọn List, mục Source nhập địa chỉ là $G$3:$G$6

Sau cùng ta sẽ làm các ô còn lại bằng cách để chuột phía dưới bên phải ô D3 và kéo xuống.

Lời kết

Okey, như vậy là mình đã hướng dẫn xong cho các bạn cách tạo danh sách sổ xuống trong Excel rồi đó. Từ giờ bạn không còn phải lo việc nhập liệu bị sai nữa rồi, đồng thời cách này cũng giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi không phải ngồi nhập liệu bằng bàn phím, với 1 cú click chuột bạn đã có thể đưa thông tin mình cần vào. Thực tế có rất nhiều dạng thông tin cần đưa vào Excel, trong bài kế tiếp mình sẽ hướng dẫn các bạn cách hạn chế nhập sai thông tin dạng số nhé.

Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc các bạn thành công !

Cộng Tác Viên: Nguyễn Xuân Ngọc