Sử dụng Mail Merge trong Excel mà không cần mở Word

Mail merge được định nghĩa là phương pháp tự động nhập dữ liệu từ một bảng tính bên ngoài vào một văn bản soạn thảo thông thường, sau đó người dùng có thể in trực tiếp văn bản đó ra. Kết quả là tạo ra được nhiều nội dung có tính cá nhân hóa cao mà không phải mất công soạn thảo.

Thường thì để sử dụng chức năng này thì Word là công cụ được ưu tiên nhiều hơn. Trong Word người dùng có thể thực hiện Mail Merge thông qua dữ liệu được tạo từ một tệp Excel bên ngoài. Quy trình là khá đơn giản và hiệu quả, tuy vậy đôi khi bạn có thể không cần dùng đến Word mà chỉ cần dùng Excel mà thôi.

Các lưu ý cơ bản:

Để chạy Mail Merge trong Excel, yêu cầu phải có:

• Dải ô tính chứa dữ liệu cần nhập. Trong ví dụ này, giả sử dải ô đó nằm ở trang tính có tên “Data”
• Dải ô tính chứa văn bản. Trong ví dụ này, giả sử dải ô đó nằm ở trang tính có tên “Form”
• Ô tính chứa số thứ tự hàng của giá trị “bản nháp hiện tại” (current record). Trong ví dụ này là ô C3
• Công thức dựa trên hàm INDIRECT của Excel để truy xuất dữ liệu từ ô “bản nháp hiện tại”. Trong ví dụ này, các công thức trên nằm ở cột L
• Các công thức nằm trong phần văn bản soạn thảo ở dưới, có tham chiếu tự động đến nội dung ô ở cột L. Ta sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra một bức thư cá nhân hoàn chỉnh.
• Một macro lặp vòng quanh kho dữ liệu chung, cập nhật liên tục số bản nháp hiện tại và tự động in văn bản ra giấy.

Ví dụ này có thể áp dụng cho nhiều mục đích sử dụng khác.

Mail Merge

Trong ví dụ này, ta thấy có một vài tính năng hữu ích