Bí quyết Excel: Nguyên tắc sáng tạo 2 lần và Quy tắc 80-20 khi áp dụng excel trong công việc

Nguyên tắc sáng tạo 2 lần nói rằng : Mỗi sản phẩm, kết quả hay mong muốn của chúng ta đều được tạo ra 2 lần:

• Lần 1 là khi chúng ta xây dựng nó trong tư duy, trí tưởng tượng hay mô hình
• Lần 2 là khi sản phẩm đó thực sự hình thành trong thực tế.

Khi chúng ta làm việc với Excel thường bắt tay vào làm việc ngay, vừa làm vừa mò đường để đạt được kết quả mong muốn. Quy trình tư duy của chúng ta như sau:

Mong muốn -> Hành động -> Phát triển -> Kết quả -> Kiểm tra -> Điều chỉnh kết quả.

Với quy trình này, chúng ta thấy để đi đến kết quả cuối cùng cần phải hành động rất nhiều. Quãng thời gian dành cho công đoạn Hành động và Phát triển chiếm tỷ trọng rất lớn, nhưng kết quả lại thường không chính xác ngay, phải qua nhiều bước điều chỉnh để ra được kết quả như ý muốn. Thời gian chúng ta dành cho việc sáng tạo lần 1 thường chỉ chiếm 20%, còn lại 80% là dành cho Lần 2.

Khi đặt vấn đề này với những chuyên gia excel, những người có nhiều năm làm việc với excel trong công việc thực tế, hầu hết đều cho rằng việc làm như trên là sai lầm. Bí quyết là ở chỗ phải làm ngược lại, tức là 80% thời gian và công sức cho lần 1, chỉ dành 20% cho lần 2. Tại sao lại như vậy?

Ở lần sáng tạo thứ 1, chúng ta tập trung vào mục đích, kết quả cần đạt được, và đặt ra câu hỏi con đường nào gần nhất để đi tới đích này. Công việc này diễn ra trong đầu của bạn, và mỗi hướng suy nghĩ thường rất nhanh, không tốn nhiều thời gian và thao tác thực tế. Bởi vậy bạn có thể vạch ra rất nhiều hướng đi, dễ dàng thử nghiệm và tìm ra hướng đi phù hợp nhất. Hãy hình dung bạn ở trong 1 mê cung, và bạn biết lối ra ở đâu. Cách tốt nhất là bạn hãy xuất phát từ lối ra để vạch đường tới nơi bạn xuất phát. Đó là con đường ngắn nhất và tiết kiệm thời gian nhất.

Ở lần sáng tạo thứ 2, khi bạn đã có được con đường dẫn tới lối ra trong mê cung, bạn chỉ việc đi thật nhanh theo con đường đó. Thời gian và công sức dành cho việc này thường chỉ bằng ¼ thời gian bạn tạo ra con đường đó. Nhưng kết quả thì rất rõ rệt. Sẽ chẳng ai biết bạn dành bao nhiêu thời gian, công sức cho lần 1, bởi nó xảy ra trong đầu bạn, nhưng họ sẽ thấy khi bạn bắt đầu hành động thì bạn làm việc rất nhanh và hiệu quả, gấp 4 lần so với người làm theo cách thông thường.

Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc với excel, bạn có thể tham gia những khóa học của blog.hocexcel.online. Hãy học nhiều, nghiên cứu thật sâu trước khi bắt tay vào công việc, đó là con đường ngắn nhất và nhanh nhất để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực của bạn.

Khóa học TL01 – Ứng dụng Excel và VBA vào công việc Kế toán Tiền Lương, Quản lý nhân sự

Khóa học IM101 – Ứng dụng Excel và VBA vào công việc Kế toán kho, quản lý kho