Sự cần thiết của công nghệ thông tin với hoạt động thanh toán liên kho bạc
Thanh toán không dùng tiền mặt ra đời do sự đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế. Sản xuất hàng hoá phát triển qua nhiều giai đoạn từ thấp tới cao, nhưng ở giai đoạn nào tiền tệ cũng đóng một vai trò là một ...
Thanh toán không dùng tiền mặt ra đời do sự đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế. Sản xuất hàng hoá phát triển qua nhiều giai đoạn từ thấp tới cao, nhưng ở giai đoạn nào tiền tệ cũng đóng một vai trò là một công cụ thanh toán quan trọng, có độ nhạy cảm cao.
Tiền tệ được xác định như là một tác nhân kinh tế quan trọng tác động tới từng mắt xích, hoặc có khi tới cả quá trình kinh tế. Vấn đề đặt ra là sử dụng công cụ tiền tệ như thế nào để có hiệu quả kinh tế cao nhất.
Khi nền kinh tế phát triển, nhất là trong giai đoạn nền kinh tế nhiều thành phần như nước ta hiện nay, các quan hệ kinh tế ngày càng trở nên đa dạng, phức tạp vì số lượng và khối lượng thanh toán khong ngừng gia tăng. Nếu chỉ thanh toán bằng tiền mặt sẽ không còn đáp ứng được nhu cầu thanh toán trong nền kinh tế và ngày càng bộc lộ nhiều nhược điểm:
- Thanh toán bằng tiền mặt làm tăng chi phí in ấn, kiểm đếm, vận chuyển, bảo quản tiền mặt.
- Thanh toán bằng tiền mặt dễ dẫn đến hiện tượng tham ô, biển thủ công quĩ.
- Thanh toán bằng tiền mặt làm quá trình thanh toán chậm, dẫn đến tình trạng đọng vốn, hiệu quả sử dụng vốn giảm làm kìm hãm sự phát triển của nền kinh tế. Khi không dùng để thanh toán thì đồng tiền nằm im không vận động, không sinh lời.
- Thanh toán bằng tiền mặt dẫn đến hiện tượng khan hiếm tiền mặt trong lưu thông. Ngân hàng không quản lý được khối lượng tiền mặt trong lưu thông, đây chính là một trong những nguyên nhân của lạm phát.
Khi nền kinh tế phát triển đến một giai đoạn nhất định , đòi hỏi phải có một phương thức thanh toán nhanh chóng, chính xác, thuận tiện hơn mới đáp ứng được nhu cầu của sản xuất và lưu thông hàng hoá. Như vậy, chính sự phát triển của sản xuất và lưu thông hàng hoá đã cho ra đời một phương thức thanh toán mới có tính ưu việt hơn, đó là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt.
Thanh toán không dùng tiền mặt là phương thức thanh toán giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong xã hội bằng cách trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản này sang tài khoản khác hoặc bù trừ lẫn nhau thông qua vai trò trung gian của Ngân hàng hay các tổ chức tài chính khác.
Thanh toán không dùng tiền mặt là sự phát triển tất yếu của nghiệp vụ thanh toán trong nền kinh tế thị trường. Thanh toán không dùng tiền mặt đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế hiện đại và là một chức năng trọng tâm - Chức năng trung gian thanh toán cho nền kinh tế.
Ngày nay thanh toán không dùng tiền mặt trở thành một phương thức thanh toán không thể thiếu đối với nền kinh tế thị trường, nó được mọi tổ chức kinh tế, cá nhân trong xã hội sử dụng rộng rãi để phục vụ nhu cầu thanh toán của mình.
Thực hiện tốt công tác thanh toán không dùng tiền mặt sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho các đối tác tham gia thanh toán và cho nền kinh tế:
- Thanh toán không dùng tiền mặt làm giảm khối lượng tiền mặt trôi nổi trên thị trường, tiết kiệm được chi phí xã hội gắn với việc in tiền, vận chuyển, bảo quản, cất trữ, tiêu huỷ tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông... Thông qua thanh toán không dùng tiền mặt giúp cho ngân hàng quản lý chặt chẽ lượng tiền mặt trong lưu thông và quản lý tốt hoạt động của nền kinh tế qua chức năng thanh toán của KBNN và Ngân hàng thương mại.
- Thanh toán không dùng tiền mặt phục vụ sản xuất và lưu thông hàng hoá phát triển. Bất kỳ một chu kỳ sản xuất nào đều bắt đầu từ khâu thanh toán và kết thúc bằng khâu thanh toán. Do vậy, tổ chức thanh toán nhanh gọn, chính xác sẽ rút ngắn được chu kỳ sản xuất tăng tốt độ luân chuyển vốn và đảm bảo an toàn vốn.
Thanh toán nhanh hay chậm, tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả sử dụng vốn, kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thanh toán không dùng tiền mặt diễn ra trôi chảy sẽ giúp lưu thông hàng hoá thông suất, hoạt động kinh doanh của của từng doanh nghiệp và nền kinh tế sẽ thuận lợi.
- Thanh toán không dùng tiền mặt giúp các ngân hàng, tổ chức tín dụng tập trung nguồn vốn nhàn rỗi trong nền kinh tế vào các qui hoạt động kinh tế từ đó mở rộng cho vay, đầu tư vốn cho các doanh nghiệp, cá nhân thiếu vốn trong nền kinh tế. Góp phần thực hiện việc điều hoà vốn từ nơi thừa sang nơi thiếu giúp cho nền kinh tế phát triển toàn diện, cân đối.
- Thông qua thanh toán không dùng tiền mặt giúp cho các đơn vị Quản lý và kinh doanh tiền tệ có phương thức thanh toán hữu hiệu để cạnh tranh có hiệu quả nhằm phục vụ tốt hơn mọi nhu cầu về thanh toán của khách hàng cũng như tăng tính chủ động và vận dụng có hiệu quả một khối lượng tiền lớn vào các hoạt động kinh tế với hiệu quả mang lại cao hơn.
- Qua việc quản lý biến động về số dư trên tài khoản để thực hiện chức năng kiểm tra và giám sát tình hình hoạt động, khả năng tài chính của các đơn vị sử dụng ngân sách, các doanh nghiệp có các hoạt động tín dụng. Đây là cơ sở rất quan trọng để các cơ quan quản lý và kinh doanh tiền tệ thể hiện tốt hơn nghiệp vụ tư vấn, giám sát đầu tư có hiệu quả.
Với xu thế phát triển của xã hội hiện nay, nền kinh tế đang ngày càng vươn tới nhưng đỉnh cao mới, sự liên kết các hoạt động kinh tế đã hoàn toàn mạng tính toàn cầu. Vì vậy việc giải quyết bài toán về thanh toán là rất cần thiết đối với các tổ chức tài chính, Ngân hàng, các tổ chức kinh tế... sự linh hoạt, nhanh chóng, chính xác trong thanh toán sẽ góp phần thúc đẩy nhanh qui trình luân chuyển vốn, mang lại hiệu quả cao cho các hoạt động kinh doanh, thúc đẩy các qui trình sản xuất ...
Thế kỷ 20 đã đánh dấu một bước nhảy vọt của ngành Công nghệ thông tin, sự phát triển của công nghệ thông tin đã mở ra các hướng đi mới cho hầu hết các ngành, các lĩnh vực trong xã hội. Một ví dụ điển hình là thu ngắn khoản cách giữa các vùng miền xa xôi bằng công nghệ viễn thông. Nhờ nó mọi công việc bị cản trở do địa lý đều được khắc phục.
Trong các giao dich kinh tế trước đây hầu hết đều cần có sự tác động của tiền mặt, hoặc khi đã có sự tin tưởng và có trung gian là các tổ chức tài chính thì việc đứng ra thanh toán hộ cũng mất rất nhiều thời gian. Như những đánh giá ở vai trò thanh toán không dùng tiền mặt đã cho thấy vòng luân chuyển của vốn rất chậm, các giao dịch thương mại phải phụ thuộc rất nhiều vào thời gian thanh toán.
Nắm bắt được sự ưu việt của Công nghệ Thông tin, các ngành kinh tế, các trung gian tài chính đã có trong tay một công cụ hỗ trợ vô cùng hiệu quả vào công tác thanh toán cho các giao dịch kinh tế. Sự ra đời của giao dịch điện tử đã giúp các nhà sản xuất, kinh doanh đến gần nhau hơn.
Có thể tóm tắt sự ảnh hưởng của Công nghệ thông tin tới các hoạt động thanh toán như sau:
- Ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động thanh toán làm cho thời gian thanh toán nhanh hơn.
- Ứng dụng Công nghệ thông tin giúp công việc thanh toán trở nên gọn nhẹ hơn so với dùng tiền mặt hoặc bằng thư, tránh được nhiều rủi ro khi thanh toán bằng các phương pháp cổ điển.
- Ứng dụng Công nghệ thông tin vào thanh toán làm tăng vòng quay vốn lên rất nhiều, giúp cho các chu kỳ sản xuất được thực hiện nhanh hơn, hàng hoá sản xuất ra nhiều hơn.
- Ứng dụng Công nghệ thông tin vào thanh toán về lâu dài sẽ giảm chi phí cho hoạt động thanh toán, đặc biệt là vấn đề nhân lực.
Được thành lập từ năm 1990, ngành KBNN bước vào lĩnh vực quản lý Ngân sách Nhà nước với đầy rẫy những khó khăn, sự non trẻ về kinh nghiệm, thiếu thốn về vật chất, nhân lực. Các nghiệp vụ chuyên môn tuy đã có nền móng nhưng đang cần thiết phải cơ cấu lại để phù hợp với cơ chế quản lý mới.
Trong các hoạt động nghiệp vụ có mức độ hoạt động cao đó là công tác thanh toán. Nghiệp vụ thanh toán liên kho bạc là nghiệp vụ cơ bản của công tác thanh toán.
Các qui trình nghiệp vụ và các qui định đã được ban hành đối với nghiệp vụ thanh toán LKB, và hình thức thanh toán liên kho bạc bằng thư được áp dụng rất phổ biến.
Xét trên phương diện pháp lý, với các hệ thống văn quản cũng như qui trình thanh toán thì hình thức thanh toán bằng thư đã có tính pháp lý và có độ an toàn nhất định. Để kết thúc một qui trình thanh toán đòi hỏi tinh thần trách nhiệm và kinh nghiệm làm việc rất cao của các thanh toán viên, kế toán viên, phụ trách kế toán trong các khâu lập giấy báo liên kho bạc đi, kiểm tra, kiểm soát các liên kho bạc đến, tính và kiểm tra ký hiệu mật cho các LKB đi và đến.
Tuy nhiên hình thức thanh toán này còn rất nhiều hạn chế mà chủ yếu là vấn đề thời gian kéo dài cho 1 món thanh toán, cụ thể như sau:
- Các giấy báo được lập, viết bằng tay vào các mẫu in sẵn, do vậy trong quá trình lập dễ bị nhầm lẫn như sai số hiệu KB.B, sai số tiền chi tiết và số tiền tổng, sai tài khoản khách hàng ...
- Việc kiểm tra các LKB đến đòi hỏi nhiều tới kinh nghiệm của các cán bộ kế toán, từ các yếu tố về số hiệu, số tiền, mẫu giấy báo, chữ ký, con dấu đã được đăng ký, ký hiệu mật trên giấy báo LKB.
- Dễ nhầm lẫn trong việc tính và kiểm tra ký hiệu mật cho từng giấy báo LKB.
- Khi phát hiện sai lầm sẽ phải mất nhiều thời gian trong việc tra soát với KB.A, như vậy sẽ ảnh hưởng tới thời gian thanh toán cho khách hàng.
- Đây là hình thức chuyển bằng thư nên với những vùng có địa lý xa xôi, điều kiện đi lại khó khăn sẽ phụ thuộc rất nhiều vào công tác vận chuyển của ngành Bưu chính, và cũng không tránh khỏi thất lạc.
Với những hạn chế như vậy rõ ràng là cần phải có sự cải cách để nghiệp vụ thanh toán phù hợp hơn trong giai đoạn hiện nay. Nắm bắt được thế mạnh của Công nghệ thông tin, ngành KBNN đã chọn đây là một nhân tố có tính quyết định tới sự nghiệp hiện đại hoá công nghệ và nghiệp vụ KBNN. Với quyết định đúng đắn này, ngành KBNN đã đạt được những kết quả rất tốt trong sự nghiệp cải cải của mình.
Để nhận thấy tầm quan trọng hơn nữa của Công nghệ thông tin với nghiệp vụ KBNN, phần tiếp theo sẽ phân tích rõ hơn về vấn đề này.
Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ đặt ra đối với ngành KBNN. Trong công tác quản lý quĩ NSNN, bên cạnh việc đảm bảo an toàn cho tài sản Quốc gia còn cần phải hoàn thiện hơn hệ thống nghiệp vụ, hiện đại hoá các công cụ quản lý.
Nhận thức được vai trò của Công nghệ thông tin trong đời sống, xã hội. Ngay từ những năm đầu mới thành lập, KBNN Trung ương đã thực hiện ứng dụng thí điểm Tin học vào một số nghiệp vụ như Kế toán KBNN, Quản lý Nhân sự dưới sự giúp đỡ của Viện Tin học ứng dụng.
Với những kết quả ban đầu thu được cho thấy Tin học có ảnh hưởng rất lớn tới các hoạt động nghiệp vụ của KBNN. Hàng loạt các ứng dụng Tin học được xây dựng phục vụ các nhiệm vụ của KBNN, các hệ thống thiết bị hiện đại được trang bị cùng với số lượng đông đảo nhân viên được học tập trang bị những kiến thức về Công nghệ thông tin, sẵn sàng cho một giai đoạn mới - ứng dụng Tin học vào nghiệp vụ KBNN.
Bài toán về thanh toán liên kho bạc là một ví dụ điển hình trong việc ứng dụng Tin học. Từ những qui định khắt khe về chế độ bảo mật, an toàn tiền tài sản của Nhà nước, đến sự chậm trễ về thời gian trong thanh toán đã được ứng dụng Tin học giải quyết một cách dễ dàng. Các giao dịch về Thanh toán liên kho bạc giờ đây trở nên không thể thiếu sự hỗ trợ của Tin học.
Có thể tóm tắt vai trò của ứng dụng Công nghệ thông tin vào nghiệp vụ thanh toán liên kho bạc như sau:
- Lập Bảng kê Liên kho bạc: Các bản kê liên kho bạc được chuyển hoá từ chứng từ gốc thành các chứng từ điện tử và có thể in ngược trở lại giấy. Có thể lập trực tiếp từ các chứng từ gốc hoặc lập gián tiếp thông qua chứng từ kế toán đã được nhập trên chương trình kế toán.
Các bảng kê điện tử được lập luôn theo mẫu qui định, các yêu tố như: Số hiệu KB, số chứng từ, số tiền đều được lập rất chính xác và rõ ràng.
- Kiểm tra và Tính ký hiệu mật: Việc luân chuyển trên mạng nội bộ rất thuận tiện từ thanh toán viên tới Kế toán trưởng để kiểm soát. Việc tính ký hiệu mật được qui định thống nhất trong ngành và đảm bảo độ an toàn chính xác cao thông qua đĩa mật mã đã được tính toán và mã hoá. Giúp cho Kế toán trưởng thao tác rất nhanh và chính xác để có thể chuyển bảng kê tới KB.B.
- Kết thúc qui trình lập và tính ký hiệu mật, thông qua môi trường truyền thông của ngành Bưu chính viễn thông, các bảng kê được chuyển đi rất nhanh chóng tới KB.B.
- Tại KB.B việc kiểm tra ký hiệu mật và in bảng kê ra giấy cũng được thực hiện rất dễ dàng. Các LKB đến sau khi được kiểm tra ký hiệu mật sẽ tự động hạch toán vào các tài khoản tương ứng đã được lập trên bảng kê điện tử để kết thúc một chu trình thanh toán. Trường hợp sai lầm, Kế toán trưởng KB.B chỉ cần xác nhận sai lầm, lập tức bảng kê sai sẽ được hạch toán sai lầm và quay trở lại KB.A để lập lại.
Việc đối chiếu theo chế độ qui định định kỳ cũng được lập và chuyển hoàn toàn tự động, kế toán theo dõi đối chiếu dễ dàng.
Với sự tiện lợi như vậy có thể nói ứng dụng công nghệ thông tin là vô cùng cần thiết vào nghiệp vụ TTLKB tại KBNN.
