Quy trình kế toán cho vay – thu nợ

Kế toán giai đoạn cho vay

Mỗi lần vay người vay làm giấy đề nghị vay vốn gửi tới Ngân hàng để trình bày lý do xin vay. Đây là căn cứ để Ngân hàng xem xét, tính toán, quyết định cho vay và lập hợp đồng tín dụng.Nếu khoản vay được giám đốc ký duyệt cho vay thì bộ phận kế toán thực hiện việc hạch toán cho vay. Bộ phận kế toán kiểm soát lại và hướng dẫn khách hàng lập các chứng từ kế toán, nhận tiền vay theo qui định và ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ.

Căn cứ vào chứng từ như giấy lĩnh tiền mặt (nếu giải ngân bằng tiền mặt) hoặc uỷ nhiệm chi (nêú giải ngân bằng chuyển khoản) kế toán vào sổ chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy tính.

Nợ: - TK cho vay ngắn hạn của người vay

Có: - Tài khoản tiền mặt ( nếu giải ngân bằng tiền mặt )

-Tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng (nếu cho vay bằng chuyển khoản)

- Liên hàng đi - chuyển tiền điện tử (nếu người thụ huởng có tài khoản ở các Ngân hàng khác).

Riêng các món vay có tài khoản thế chấp, cầm cố kế toán phải ghi nhập, xuất vào tài khoản ngoại bảng “ Tài sản thế chấp, cầm cố”.

Kế toán thu nợ, thu lãi

* Kế toán thu nợ

Sổ chi tiết của tài khoản cho vay của từng đon vị vay vốn do kế toán viên giữ và theo dõi. Hợp đồng tín dụng sau khi hoàn thành phát tiền vay sẽ được lưu trữ trong hồ sơ vay vốn của người đi vay để theo dõi thu hồi nợ.hợp đồng tín dụng trong hồ sơ vay vốn phải được sắp xếp một cách khoa học nhằm theo dõi một cách chặt chẽ kỳ hạn thu nợ, thu lãi kịp thời khi đến hạn.

Một trong những đặc điểm của phương thức cho vay từng lần là mỗi lần cho vay đều phải xác định được thời hạn trả.Đến hạn người vay phải có trách nhiệm trả nợ Ngân hàng.Nếu đến kỳ hạn trả nợ người vay không đủ trả nợ cho Ngân hàng thì kế toán chủ động trích tài khoản tiền gửi của người vay để thu hồi nợ.

Nếu tài khoản của người vay đã hết số dư và tài khoản vay đó không được Ngân hàng gia hạn thì kế toán làm thủ tục chuyển nợ quá hạn.

- Nếu thu nợ bằng tiền mặt: kế toán căn cứ vào giấy nộp tiền của người vayđể vào sổ chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy tính, ghi:

Nợ: TK tiền mặt

Có: Tài khoản cho vay - tiểu khoản của ngưòi vay

- Nếu thu nợ bằng chuyển khoản: kế toán căn cứ uỷ nhiệm chi của người vay, hoặc lập phiếu chuyên khoản để vào sổ chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy tính, ghi:

Nợ: TK tiền gửi - của người vay

Có: TK cho vay - tiểu khoản người vay

Đồng thời với việc hạch toán, kế toán xoá nợ trên hợp đồng tín dụng bằng cách ghi số tiền thu nợ vào cột "số tiền trả nợ", rút số dư.Hợp đồng tín dụng thu hết nợ (số dư bằng 0) được xuất khỏi hồ sơ tín dụng để đóng thành tập riêng, hoặc đóng vào tập nhật ký chứng từ nếu số lượng hợp đồng tín dụng ít.

Đối với những khoản vay có thế chấp, kế toán làm thủ tục dể ghi xuất ngoại bảng, trả lại giấy tờ thế chấp tài sản cho người vay.

* Kế toán thu lãi

Tính thu lãi cho vay từng lần theo phương pháp tính lãi đơn... Tiền lãi tính một lần khi thu nợ gốc. Hàng tháng Ngân hàng vẫn tính lãi để hạch toán vào tài khoản " tiền lãi tính dồn dự thu ", khi người vay trả nợ gốc và lãi sẽ tất toán tài khoản này.

Công thức tính lãi:

Số tiền lãi = Số tiền vay (gốc) x Lãi suất cho vay x thời gian vay

Tính thu lãi theo kỳ hạn tháng hoặc năm thì chỉ tính ngày vay, không tính ngày trả nợ, tức là chỉ tính ngày đầu tiên chứ không tính ngày cuối trả nợ.

Hạch toán thu lãi cho vay: hàng tháng kế toán tính và hạch toán dự thu lãi, ghi:

Nợ: TK Tiền lãi tính dồn dự thu

Có: TK Thu nhập - thu lãi cho vay

• Khi khách hàng vay trả lãi, Ngân hàng hạch toán:

Nợ: -TK Tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt)

-TK Tiền gửi (nếu trích từ tài khoản tiền gửi của người vay)

Có: TK Tiền lãi tính dồn dự thu.

Trường hợp số lãi phải thu đã hạch toán vào tài khoản của "tiền lãi tính dồn dự thu" đối với những khoản cho vay trung hạn nhưng người vay không thanh toán được đúng hạn ghi trong hợp đồng tín dụng thì sau 90 ngày kể từ ngày đến hạn ghi trong hợp đồng; hoặc chưa đến 90 ngày nhưng khoản vay đã chuyển sang nợ quá hạn, nợ khó đòi thì kế toán lập phiếu chuyển khoản để ghi giảm thu toàn bộ số tiền lãi dự thu, ghi:

Nợ: TK Thu nhập - thu lãi cho vay

Có: TK Tiền lãi cộng dồn dự thu

Đồng thời hạch toán ngoại bảng:

Ghi nhập: TK lãi cho vay chưa thu được

Sau khi hạch toán ngoại bảng kế toán phối hợp với cán bộ tín dụng đôn đốc người vay tiếp tục trả lãi Ngân hàng. Khi người vay trả lãi hạch toán ghi :

Nợ: TK Tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt)

TK Tiền gửi (nếu tính TK tiền gửi)

Có: TK Thu lãi cho vay.

Ghi xuất ngoại bảng: Lãi cho vay chưa thu được.

Đồng thời tính phạt chậm trả lãi (tối đa bằng 5 % số lãi chậm trả)

Kế toán chuyển nợ quá hạn

Đến hạn trả nợ nếu người vay không trả được Ngân hàng và cũng không được Ngân hàng gia hạn nợ thì kế toán lập phiếu chuyển khoản để chuyển sang tài khoản nợ quá hạn.

Hạch toán:

Nợ: TK nợ quá hạn thích hợp

Có: TK cho vay của người vay.

(áp dụng lãi suất quá hạn bằng 150% lần lãi suất cho vay thông thường).

Các hhồ sơ đã được chuyển sang nợ quá hạn được lưu riêng.

-Khi người vay trả nợ quá hạn kế toán ghi:

Nợ: TK Tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt)

TK Tiền gửi của người vay

Có: TK Nợ quá hạn thích hợp

Trong trường hợp người vay không có khả năng trả nợ do kinh doanh thua lỗ hoặc bị phá sản thì Ngân hàng có thể thanh lý tài sản của người vay để thu nợ.

Kế toán cho vay

Hợp đồng tín dụng sau khi được ký kết để xác định hạn mức tín dụng và các điều kiện khác được chuyển cho kế toán để kiểm soát lại và theo dõi giải ngân. Mỗi lần giải ngân để đáp ứng yêu cầu chi trả của người vay, người vay lập các chứng từ như séc, uỷ nhiệm chi gửi kế toán giữ tài khoản vãng lai của người vay.

Nếu chứng từ giải ngân thoả mãn các điều kiện thì kế toán vào sổ chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy:

Nợ: TK Cho vay – TK vãng lai của người vay

Có: TK thích hợp

- TK Tiền mặt (nếu chi trả bằng tiền mặt)

- Hoặc TK thanh toán của người thụ hưởng (nếu chi trả bằng chuyển khoản).

Kế toán thu nợ, thu lãi

Trong phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng việc trả nợ của khách hàng dựa trên cơ sở vòng quay vốn tín dụng hoặc khách hàng trả nợ theo từng tháng như thoả thuận trong hợp đòng tín dụng. Đơn vị vay phải nộp tiền bán hàng cũng như các khoản thu khác vào bên có của tài khoản cho vay để trả nợ Ngân hàng. Nếu hết tháng đơn vị không hoàn thành kế hoạch trả nợ Ngân hàng và cũng không được xem xét để chuyển sang thu tiếp ở tháng kế tiếp thì kế toán chuyển số tiền còn nợ đó sang tài khoản nợ quá hạn và áp dụng lãi suất quá hạn.

*Thu nợ gốc: Hạch toán thu nợ gốc theo số tiền bán hàng của đơn vị nộp vào Ngân hàng hằng ngày:

• Nếu thu bằng tiền mặt hạch toán:

Nợ: TK Tiền mặt tại quỹ

Có: TK Cho vay theo hạn mức tín dụng

• Nếu nộp bằng chuyển khoản hạch toán:

Nợ: -TK Tiền gửi của người chi trả (nếu thanh toán cùng NH)

-TK Thanh toán qua lại giữa các Ngân hàng (nếu thanh toán các NH)

Có: TK Cho vay theo hạn mức.

Về nguyên tắc Ngân hàng chỉ thu nợ trong phạm vi số tiền Ngân hàng đã cho vay. Nên đối với đơn vị vay theo hai tài khoản thì Ngân hàng chỉ thu nợ trong phạm vi dư nợ của tài khoản cho vay này..Nếu đơn vị trả hết nợ rồi thì số tiền bán hàng của đơn vị sẽ ghi vào bên tiền gửi thanh toán của đơn vị. Khi tài khoản vốn lưu động dư có tức là đơn vị kinh tế gửi vốn lưu động vào Ngân hàng, lúc này Ngân hàng sẽ tính trả lãi cho dơn vị theo lãi suất phù hợp.

* Kế toán thu lãi:

Do tài khoản vãng lai có thể dư Nợ cũng có thể dư Có nên việc tính lãi của tài khoản này cũng phải xử lý một cách phù hợp:

- Nếu tài khoản vãng lai dư Nợ, Ngân hàng thu lãi theo lãi suất thấu chi. Việc thu lãi tiến hành hàng tháng theo phương pháp tích số.

- Việc tính lãi được dựa trên bảng số dư tính lãi. Bảng kê tính lãi được dùng làm chứng từ để hạch toán thu lãi, ghi:

Nợ: TK Cho vay - TK vãng lai của người vay.

Có: TK Thu nhập - Thu lãi cho vay.

- Nếu tài khoản vãng lai dư Có thì có thể ngân hàng không trả lãi hoặc trả với mức lãi suất thấp. Nếu trả lãi kế toán lập bảng kê tính lãi, hạch toán:

Nợ: TK Chi phí - chi trả lãi.

Có: TK Cho vay - TK vãng lai của người vay.

Kế toán chuyển nợ quá hạn

Đến kỳ hạn, đơn vị vay không hoàn thành kế hoạch trả nợ ngân hàng và cũng không được xem xét để chuyển sang thu tiếp theo ở tháng kê tiếp, kế toán lập phiếu chuyển khoản số tiền đơn vị còn nợ Ngân hàng sang tài khoản nợ quá hạn.

Nợ: Tk nợ quá hạn

Có: TK cho vay theo hạn mức

Số tiền đơn vị còn nợ Ngân hàng chuyển sang nợ quá hạn từ thời điểm nào thì kế toán tính lãi suất nợ quá hạn từ thời điểm đó.