Quy trình kế toán cho vay – thu nợ

Kế toán giai đoạn cho vay.

Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn, làm giấy tờ đề nghị vay vốn gửi tới ngân hàng để trình bày lý do xin vay. Do vậy, ngân hàng có căn cứ để xem xét, tính toán quyết định cho vay và lập hợp đồng tín dụng. Nếu đã được giám đốc (người nhận uỷ quyền giám đốc) ký duyệt cho vay thì bộ phận tín dụng chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán thực hiện hạch toán và giải ngân. Khi đó bộ phận kế toán kiểm tra lại bộ hồ sơ và hướng dẫn khách hàng lập các chứng từ kế toán, giải ngân theo quy trình quy đinh, ghi chép đầy đủ các yếu tố trên chứng từ.

Nợ: tài khoản cho vay.

Có: tài khoản tiền mặt tai quỹ(nếu cho vay bằng tiền mặt).

hoặc tài khoản tiền gửi của người vay (thanh toán bằng chuyển

khoản).

Nếu các món vay có tài sản cầm cố, thế chấp thì kế toán phải ghi nhập vào tài khoản ngoại bảng.

Kế toán giai đoạn thu nợ, thu lãi.

Kế toán viên giữ và theo dõi các tài khoản của từng đơn vị vay vốn qua sổ chi tiết. Khi hoàn thành hợp đồng tín dụng, được giải ngân. Hợp đồng tín dụng đưỡc lưu trữ trong hồ sơ vay để theo dõi và thu hồi nợ đồng thời được sắp xếp một cách khoa học và theo dõi chặt chẽ kỳ hạn trả nợ.

Đặc điểm của phương thức cho vay từng lần : Mỗi lần vay đều được xác định thời hạn trả cuối cùng. Do đó , người vay phải có trách nhiệm trả nợ ngân hàng khi đến hạn. Trong trường hợp đến hạn cuối cùng mà người vay không trả đủ nợ cho ngân hàng thì kế toán sẽ trích từ tài khoản tiền gửi của khách hàng (nếu có) để thu nợ.

Nếu trường hợp người vay không có tài khoản tiền gửi hoặc tài khoản tiền gửi đã hết số dư cũng chưa đủ trả nợ vào khoản vay đó không được ngân hàng ra hạn nợ, kế toán sẽ làm thủ tục chuyển sang tài khoản nợ quá hạn.

Các bài toán phản ánh khi thu nợ

• Thu nợ cẩ gốc và lãi cùng một thời điểm thì hạch toán.

Nợ: tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi của người vay (phần gốc và lãi).

Có: tài khoản cho vay của người vay (gốc).

tài khoản thu nhập của ngân hàng (tiểu khoản thu lai cho vay).

• Thu nợ gốc và lãi không cùng thời điểm.

Thu theo phương pháp tích số, thu lãi hàng tháng theo số dư nợ tài khoản cho vay. Do vậy việc thu nợ, thu lãi sẽ được hạch toán ở các điểm khác nhau:

• Hạch toán giai đoạn thu lãi.

Nợ: tài khoản tiền mặt tại quỹ (nếu thu bằng tiền mặt).

tài khoản tiền gửi của người vay(nếu thu bằng chuyển khoản).

Có: tài khoản thu nhập của ngân hàng (tiểu khoản thu lãi).

• Hạch toán giai đoạn thu lợi gốc.

Nợ: tài khoản tiền mặt tai quỹ (nếu thu bằng tiền mặt).

tài khoản tiền gửi của người vay (nều thu bằng chuyển khoản).

Có: tài khoản cho vay của người vay.

Kế toán giai đoạn chuyển nợ quá hạn.

Khi đến kỳ hạn cuối cùng trả nợ gốc hoặc lãi trong thời hạn cho vay đã thoả thuận trong hợp đồng tín dụng, nếu khách hàng không trả được đúng hạn số nợ gốc hoặc lãi phải trả của kỳ hạn đó và không được ngân hàng nơi cho vay chấp thuận chuyển số nợ gốc hoặc lãi chưa được sang kỳ tiếp theo thì kế toán sẽ làm thủ tục chuyển toàn bộ số dư nợ sang tài khoản nợ quá hạn.

Khi chuyển nợ qua hạn kế toán hạch toán ghi:

Nợ: tài khoản quá hạn.

Có: tài khoản cho vay của người vay.

Xử lý khi chuyển nợ quá hạn .

Trong trường hợp chưa trả hết lãi thì ngân hàng sau khi tính lãi hạch toán ngoại bảng: ghi nhập tài khoản “lãi chưa thu” và theo dõi khi nào tài khoản khách hàng có tiền thì thu hồi.

Khi hạch toán ngoại bảng: xuất tài khoản “lãi chưa thu” đồng thời nội bảng ghi:

Nợ: tài khoản tiền gửi của người vay (phần lãi).

Có: tài khoản thu nhập của ngân hàng (tiểu khoản thu lãi cho vay).

Khi thu hồi nợ, kế toán cho vay phải xoá nợ trên khế ước vay tiền. Những khế ước thu hết nợ khi xoá xong sẽ đóng thành lập riêng. Những khế ước chỉ thu một phần thì lưu lại hồ sơ vay vốn của người vay để tiếp tục theo dõi. Khế ước chuyển nợ qua hạn sẽ lưu ở hồ sơ nợ quá hạn.

Kế toán giai đoạn cho vay.

Kế toán phát tiền vay căn cứ vào hạn mức tín dụng đã được thoả thuận giữa ngân hàng và khách hàng. Trong phạm vi của hạn mức thời hạn hiệu lực của tín dụng và mỗi lần rút tiền khách hàng lập giấy nhận nợ, kèm theo chứng từ xin vay phù hợp. Như vậy, trách nhiệm của kế toán là phải theo dõi chặt chẽ dư nợ trên tài khoản cho vay để dư nợ không vượt quá hạn mức hợp đồng tín dụng đã ký, trong kỳ.

Kế toán cho vay sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và đối chiếu với hạn mức tín dụng nếu hợp lệ thì căn cứ vào chứng từ để hạch toán.

Nợ: tài khoản cho vay theo hạn mức.

Có: tài khoản tiền mặt tại quỹ (nếu cho vay bằng tiền mặt).

tài khoản người thu hướng (nếu thanh toán cùng ngân hàng).

tài khoản thanh toán qua lại giữa các ngân hàng (nếu thanh toán khác

ngân hàng).

Kế toán giai đoạn thu nợ, thu lãi.

Phương thức cho vay theo hạn mức thì việc trả nợ của khách hàng dựa vào vòng quay vốn tín dụng hoặc khách hàng trả theo tháng đã thoả thuận trong hợp đồng tín dụng. Đơn vị vay phải nộp tiền bán hàng cũng như các khoản thu nhập khác. Bên có của tài khoản cho vay để trả nợ ngân hàng. Khi hết tháng, khách hàng không hoàn trả được nợ đồng thời không được xét để chuyển sang thu tiếp ở tháng kế tiếp thì kế toán chuyển số tiền còn nợ sang tài khoản nợ quá hạn và áp dụng lãi suất nợ quá hạn.

-Thu nợ gốc :

Hạch toán thu nợ gốc theo số tiền bán hàng của đơn vị nộp vào ngân

hàng.

Nợ: tài khoản tiền mặt tại quỹ (thu bằng tiền mặt).

Có: tài khoản cho vay theo hạn mức.

hoặc Nợ: tài khoản trung gian của người chi trả (thu chuyển khoản, thanh toán cùng ngân hàng).

: tài khoản thanh toán qua lại giữa các ngân hàng (thu chuyển

khoản, thanh toán khác ngân hàng).

Có: tài khoản cho vay theo hạn mức.

Nguyên tắc: Ngân hàng chỉ thu nợ trong phạm vi số tiền ngân hàng đã cho khách hàng vay. Đối với đơn vị vay theo hai tài khoản thì ngân hàng chỉ thu nợ trong phạm vi dư nợ của tài khoản cho vay. Trong trường hợp đơn vị vay đã trả hết nợ rồi thì số tiền bán hàng của đơn vị sẽ ghi vào bên có của tài khoản tiền gửi thanh toán của đơn vị. Khi đó, trong tài khoản đã có số dư (đơn vị gửi vốn vào ngân hàng), lúc này ngân hàng sẽ tính và trả lãi suất phù hợp.

- Tính và thu lãi:

Đối với những khách hàng vay theo tài khoản cho vay hạn mức tín dụng thì việc thu lãi được tiến hành hàng tháng theo phương pháp tích số, cũng có thể thu từ tài khoản tiền gửi thanh toán để thu hoặc khách hàng nộp tiền mặt.

Việc hạch toán được thực hiện:

Nợ: tài khoản tiền mặt tại quỹ (thu bằng tiền mặt).

Có: tài khoản thu nhập của ngân hàng.

hoặc Nợ: tài khoản tg của người chi trả (thu chuyển khoản, thanh toán

cùng ngân hàng).

: tài khoản thanh toán qua lại giữa các ngân hàng (thu chuyển

khoản, thanh toán khác ngân hàng).

Có: tài khoản thu nhập của ngân hàng.

Kế toán giai đoạn chuyển nợ quá hạn.

Đến thời điểm cuối cùng của thời hạn cho vay đã thoả thuận trong hợp đồng tín dụng, nếu khách hàng không trả hết số nợ gốc hoặc lãi đúng hạn và không được ngân hàng chấp thuận ra hạn nợ, kế toán sẽ lập phiếu chuyển khoản, chuyển số tiền đó sang tài khoản nợ quá hạn hạch toán.

Nợ: tài khoản nợ quá hạn.

Có: tài khoản cho vay theo hạn mức.

Số tiền đơn vị còn nợ ngân hàng chuyển sang nợ quá hạn từ thời điểm nào thì kế toán tính lãi suất nợ quá hạn thời điểm đó.