Quá trình tổ chức hoạt động xuất khẩu hàng hoá

Nghiên cứu thị trường nhằm nắm vững các yếu tố của thị trường, hiểu biết các qui luật vận động của thị trường để kịp thời đưa ra các quyết định. Vì thế nó có ý nghĩa rất quan trọng trong phát triển và nâng cao hiệu suất các quan hệ kinh tế đặc biệt là trong hoạt động xuất khẩu của mỗi doanh nghiệp, mỗi quốc gia. Vì thế khi nghiên cứu về thị trường nước ngoài, ngoài các yếu tố chính trị, luật pháp, cơ sở hạ tầng phong tục tập quán,…doanh nghiệp còn phải biểt xuất khẩu mặt hàng nào, dung lượng thị trường hàng hoá là bao nhiêu, đối tác kinh doanh là ai, phương thức giao dịch như thế nào, sự biến động hàng hoá trên thị trường ra sao, cần có chiến lược kinh doanh gì để đạt được mục tiêu đề ra.

* Tổ chức thu thập thông tin.

Công việc đầu tiên của người nghiên cứu thị trường là thu thập thông tin có liên quan đến thị trường về mặt hàng cần quan tâm. Có thể thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau như nguồn thông tin từ các tổ chức quốc tế như trung tâm thương mại và phát triển của Liên hợp quốc, Hội đồng kinh tế và Châu á Thái Bình Dương, cơ quan thống kê hay từ các thương nhân có quan hệ làm ăn buôn bán. Một loại thông tin không thể thiếu được là thông tin thu thập từ thị trường, thông tin này gắn với phương pháp nghiên cứu tại thị trường. Thông tin thu thập tại hiện trường chủ yếu được thu thập được theo trực quan của nhân viên khảo sát thị trường, thông tin này cũng có thể thu thập theo kiểu phỏng vấn theo câu hỏi. Loại thông tin này đang ở dạng thô cho nên cần xử lý và lựa chọn thông tin cần thiết và dáng tin cậy.

* Tổ chức phân tích thông tin và xử lý thông tin.

- Phân tích thông tin về môi trường: Môi trường có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy khi phân tích cần phải thu thập và thông tin về môi trường một cách kịp thời và chính xác.

- Phân tích thông tin về giá cả hàng hoá: Giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới biến động rất phức tạp và chịu chi phối bởi các nhân tố chu kỳ, nhân tố lũng đoạn, nhân tố cạnh tranh, nhân tố lạm phát.

- Phân tích thông tin về nhu cầu tiêu dùng: Nhu cầu của thị trường là tiêu thụ được, chú ý đặc biệt trong marketing, thương mại quốc tế, bởi vì công việc kinh doanh được bắt nguồn từ nhu cầu thị trường.

* Lựa chọn thị trường xuất khẩu.

- Các tiêu chuẩn chung như chính trị pháp luật, địa lý, kinh tế, tiêu chuẩn quốc tế.

- Các tiêu chuẩn về quy chế thương mại và tiền tệ.

+ Bảo hộ mậu dịch: thuế quan, hạn ngạch giấy phép.

+ Tình hình tiền tệ: tỷ lệ lạm phát, sức mua của đồng tiền.

- Các tiêu chuẩn thương mại.

+ Sản xuất nội địa.

+ Xuất khẩu.

Các tiêu chuẩn trên phải được đánh giá, cân nhắc điều chỉnh theo mức độ quan trọng. Vì thường sau khi đánh giá họ sẽ chiếm các thị trường, sau đó chọn thị trường tốt nhất.

* Xây dựng kế hoạch tạo nguồn hàng.

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì tạo nguồn hàng là việc tổ chức hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng. Các doanh nghiệp sản xuất cần phải trang bị máy móc, nhà xưởng nhiên liệu để sản xuất ra sản phẩm xuất khẩu. Kế hoạch tổ chức sản xuất phải lập chi tiết, hoạch toán chi phí cụ thể cho từng đối tượng. Vấn đề công nhân cũng là một vấn đề quan trọng, số lượng công nhân, trình độ, chi phí. Đặc biệt trình độ và chi phí cho công nhân nhân tố này ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm và giá thành sản xuất.

* Lập kế hoạch xuất khẩu.

Doanh nghiệp lập kế hoạch xuất khẩu sang thị trường bao gồm: hàng hoá, khối lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá, phương thức sản xuất. Sau khi xác định sơ bộ các yếu tố trên doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch giao dịch ký kết hợp đồng như lập danh mục khách hàng, danh mục hàng hoá, số lượng bán, thời gian giao dịch…

* Chuẩn bị cho giao dịch.

Để công tác chuẩn bị giao dịch diễn ra tốt đẹp doanh nghiệp phải biết đầy đủ các thông tin về hàng hoá, thị trường tiêu thụ, khách hàng…

Việc lựa chọn khách hàng để giao dịch căn cứ vào các điều kiện sau như: tình hình kinh doanh của khách hàng, khả năng về vốn cơ sở vật chất, uy tín, danh tiếng quan hệ làm ăn của khách hàng…

* Giao dịch đàm phán ký kết.

Trước khi ký kết mua bán với nhau, người xuất khẩu và người nhập khẩu phải trải qua quá trình giao dịch thương lượng các công việc bao gồm:

• Chào hàng: là đề nghị của người xuất khẩu hoặc người xuất khẩu gửi cho người bên kia biểu thị muốn mua bán một số hàng nhất định và điều kiện, giá cả thời gian, địa điểm nhất định.
• Hoàn giá: khi nhận được thư chào hàng nếu không chấp nhận điều kiện trong thư mà đưa ra đề nghị mới thì đề nghị này được gọi là hoàn giá.
• Chấp nhận: là đồng ý hoàn toàn bộ tất cả các diều kiện trong thư chào hàng.
• Xác nhận: hai bên mua bán thống nhất với nhau về các điều kiện đã giao dịch. Họ đồng ý với nhau và đồng ý thành lập văn bản xác nhận (thường lập thành hai bản).

Ngày nay tồn tại hai loại giao dịch:

- Giao dịch trực tiếp: là giao dịch mà người mua và người bán thoả thuận bàn bạc trực tiếp.

- Giao dịch gián tiếp: là giao dịch thông qua các tổ chức trung gian.

Tuỳ theo trường hợp cụ thể mà các doanh nghịêp chọn phương thức giao dịch thích hợp. Trong thực tế hiện nay, giao dịch trực tiếp được áp dụng rộng rãi bởi giảm được chi phí trung gian, dễ dàng thống nhất, có điều kiện tiếp xúc với thị trường, khách hàng, chủ động trong sản xuất và tiêu thụ hàng hoá.

* Ký kết hợp đồng.

Việc giao dịch đàm phán có kết quả tốt thì coi như đã hoàn thành công việc ký kết hợp đồng. Ký kết hợp đồng có thể ký kết trực tiếp hay thông qua tài liệu.

Khi ký kết cần chú ý đến vấn đề địa điểm thời gian và tuỳ từng trường hợp mà chọn hình thức ký kết.

Để thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì doanh nghiệp phải thực hiện các công việc khác nhau. Tuỳ theo điều khoản hợp đồng mà doanh nghiệp phải làm một số công việc nào đó. Thông thường các doanh nghiệp cần thực hiện các công việc được mô tả theo sơ đồ.