Phương pháp thực hiện từng công việc điều phối hoạt động doanh nghiệp
Để thực hiện công việc lập kế hoạch thì phải thực hiện đúng các quy trình lập kế hoạch Bước1 Nhận thức được cơ hội,nguy cơ, sức ép. Chúng ta nên sơ bộ tìm hiểu các cơ hội có thể có trong tương lai và xem xét chúng một cách toàn diện, rõ ràng, biết ...
Để thực hiện công việc lập kế hoạch thì phải thực hiện đúng các quy trình lập kế hoạch
Bước1 Nhận thức được cơ hội,nguy cơ, sức ép. Chúng ta nên sơ bộ tìm hiểu các cơ hội có thể có trong tương lai và xem xét chúng một cách toàn diện, rõ ràng, biết được ta đang đứng ở đâu trên cơ sở điểm mạnh và điểm yếu của mình.Trước tiên xét về cơ hội. Trong thiên nhiên cuộc sống luôn xuất hiện các cơ hội. Ví dụ như ta có nhà ở gần mặt tiền của trường học. Đó là cơ hội để kinh doanh các loại văn phòng phẩm, đồ lưu niệm, quán điện tử, quán Internet phục vu học sinh vì có thể thu lợi lớn. Ngoài ra trong tự nhiên, cuộc sống, trong xã hôị cũng thường xuyên xuất hiện các mối đe dọa, nguy cơ. Bất kì một xí nghiệp hay công ty nào cũng có nguy cơ bị tụt hậu nếu không biết khai thác các yếu tố tiến bộ, hiện đại. Hiện nay đất nước nào, doanh nghiệp nào gia đình nào, người nào cũng bị sức ép của cạnh tranh.Thí dụ như xà phòng bột giặt không thật trắng sạch và hợp giá thì khách hàng sẽ không mua và tìm đến nhãn hiệu khác.
Bước 2Tập hợp, kiểm định các cơ sở, căn cứ tiền đề liên quan. Ví dụ như kế hoạch tổ chức một đại hội thể thao lớn là cơ sở, căn cứ cho các kế hoạch phát triển các mặt khác như cơ sở hạ tầng, nhà thi đấu, sân vận động, khách sạn, đường xá, dịch vụ để phục vụ các vận động viên và khách du lịch đến.
Bước 3Xác định các phương án kế hoach hoạt động.
Một phương án kế hoạch hoạt động có ba phần: phần mục đích , phần kế hoạch hành động và phần tài chính. Ví dụ như mục đích của một buổi biểu diễn văn nghệ là thu lợi nhuận, là làm cho khán giả thích thú, là sự thể hiện và quảng bá tên tuổi ca sĩ. Các mục đích được xác định phải rõ ràng, hợp lý.
Bước 4 Lựa chọn và chính thức quyết định phương án kế hoạch hoạt động. Ví dụ như Tổng công ty điện lực Việt Nam đã lập ra 4 phương án cho việc xây dựng nhà cho Tổng Công Ty tại số 11 Cửa Bắc - HN. Khi chọn ra phương án tối ưu nhất. Xét về mục đích ngôi nhà này xây để cho một phần là nơi làm việc của Tổng công ty, một phần lf nơi các đơn vị thành viên thuộc các chi nhánh điện lực làm việc, phần còn lại là cho các công ty nước ngoài thuộc nghành điện thuê. Đây sẽ là một trung tâm cơ quan lớn, mũi nhọn và công trình này phải xứng tầm với tính chất của nó.
Tóm lại từ những căn cứ trên chúng ta sẽ xây dựng được một bản kế hoạch có chất lượng cao. Và đây cũng là khâu quan trọng nhất trong công việc điều phối.
Xác định tính chất của công việc sẽ giao cho bộ phận hay cá nhân. Công việc đó là loại lao động nào? Lao động chân tay hay lao động trí óc. Nếu là lao động trí óc thì thuộc lĩnh vưc nào điện tử, sinh học hay xã hội học.... Từ đó có thể xác định khoanh vùng những người có thể thực hiện công việc này.
Ngoài ra cũng phải xác định thêm loại hình công việc này có đòi hỏi sự kiên trì, khéo léo hay mạo hiểm hay không để còn phân cho những người có cá tính thích hợp cho công việc. Ví dụ như người tính nóng rất hợp với những công việc khai phá ban đầu. Họ không hợp với công việc chứa đựng nhiều mâu thuẫn, tiềm năng xung đột. Người tính hoạt thì thích hợp với các công việc phức tạp bậc cao, công việc có quan hệ với nhiều người, có nhiều tình huống gay cấn. Người tính lạnh có ưu điểm là biết giữ bình tĩnh, tự kìm chế, có hành động sáng suốt trong những tình huống khó khăn.
Từ tất cả những hiểu biết có được về tính chất công việc và về từng nhân viên của mình, can bộ quản lý có thể phân công, giao nhiệm vụ cụ thể. Tuy nhiên trong quá trình làm công việc này thì người phân công phải hết sức công tâm, sáng suốt để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là đúng người đúng việc. Trong quá trình giao việc như vậy thì cán bộ quản lý phải thật khéo léo. Đặc biệt người quản lý nên tránh cách nói giao phó áp đặt mà nên đề cao khả năng của họ. Làm sao để khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới, họ không có cảm giác bị sai khiến. Việc tôn trọng và đánh giá đúng năng lực của người được giao nhiệm vụ sẽ làm họ tự tin khi thực thi công việc và luôn nhiệt tình, nỗ lực làm tốt những nhiệm vụ được giao. Nói chung phân công nhiệm vụ cho nhân viên là cả một nghệ thuật đòi hỏi ở khả năng ở người quản lý.
Sau những công việc lập kế hoạch, giao phó nhiệm vụ cho những bộ phận, cá nhân thì phải giúp họ về trang thiết bị máy móc. Tuỳ theo tính chất của công việc mỗi bộ phận mà trang bị những điều kiện vật chất thiết bị thích hợp.
Chú ý trong quá trình mua sắm trang thiết bị phải chú ý đến chất lượng, tính chất và cả giá thành. Một trang thiết bị rẻ tiền mà khi sử dụng làm tổn hao nhiều năng lượng thì không có ích bằng một thiết bị đắt tiền hơn một chút nhưng tiết kiệm được điện năng tiêu thụ.
Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật phải làm đến nơi đến chốn. Điều này có nghĩa là phải trang bị đầy đủ không thiếu. Vì mục đích không chỉ là thực hiện được công việc mà còn phải hoàn thành được công việc.Ví dụ như trong một nhà máy may mặc, nếu trang thiết bị của nhà máy đầy đủ cả nhưng chỉ thiếu thiết bị là ủi quần áo thì các công nhân sẽ không thể hoàn thành sản phẩm của mình được.
Không chỉ đảm bảo đầy đủ các thiết bị đó mà phải có chế độ bảo hành. Người quản lý phải thường xuyên có các kế hoạch bảo dưỡng và tu bổ trang thiết bị. Các máy móc trong một nhà máy cơ khí phải được bảo dưỡng và tu sửa định kỳ để luôn đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ cho nhu cầu sản xuất của công nhân. Hay như những điều kiện vật chất như điện nước đầy đủ, nhà xưởng luôn sạch sẽ thoáng mát tạo môi trường làm việc tốt nhất và thoải mái nhất cho công nhân trong phạm vi có thể.
Tất cả những biện pháp trên nhằm tạo cho những bộ phận, cá nhân thực thi công việc một cách tốt nhất. Từ đó là tiền đề, điều kiện để họ hoàn thành xuất sắc các công việc được giao.
Sau khi đã giao nhiệm vụ cụ thể và đảm bảo các điều kiện làm việc cho công nhân của mình người quản lý cần phải hướng dẫn, đôn đốc họ. Trước tiên nói về hướng dẫn. Tất nhiên khi giao công việc cho từng bộ phận hay cá nhân của mình nhà quản lý đã phải tính toán rất kỹ lượng công việc chọn ra người làm việc phù hợp. Song trong quá trình làm việc thì những nhân viên của họ không thể tránh khỏi việc mắc sai lầm. Nguyên nhân có thể là do trình độ còn yếu, có thể chưa hiểu rõ nhiệm vụ của mình...Nhiệm vụ của người quản lý là phải có biện pháp nhằm khắc phục những nhược điểm trên. Họ có thể trực tiếp hướng dẫn cho nhân viên của mình, hoặc có thể gián tiếp làm việc đó. Người quản lý có thể gửi nhân viên của mình đi đào tạo để nâng cao trình độ cũng như tay nghề của họ. Ví dụ văn phòng của một công ty mới sắm một loạt máy vi tính để nhân viên sử dụng. Như vậy những nhân viên nào chưa biết sử dụng hoặc sử dụng chưa thật thành thạo máy vi tính sẽ được cử đi học một lớp về cách sử dụng máy vi tính cơ bản. Trong một khách sạn thì các nhân viên lễ tân phải biết được càng nhiều ngoại ngữ càng tốt. Để nâng cao chất lượng phục vụ của khách sạn đặc biệt là bộ phận lễ tân, giám đốc khách sạn đã cử nhân viên của mình đi học thêm một số ngoại ngữ. Khi người quản lý hướng dẫn nhân viên của mình thì phải kiên trì. Đặc biệt là tránh gây áp lực cho nhân viên. Tuyệt đối không nên quá thổi phồng tính chất phức tạp hay khó khăn của công việc để ép nhân viên làm cẩn thận. Người quản lý cần phải khéo léo và đặc biệt là không ngừng khuyến khích động viên họ.
Ngoài công việc hướng dẫn, người quản lý còn phải đôn đốc các bộ phận, cá nhân hoàn thành công việc theo tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ. Làm tốt công việc xong lại làm quá lâu không đúng tiến độ thì không tốt chút nào cả. Người quản lý phải ý thức cho nhân viên của mình biết tốc độ làm việc. Cách đôn đốc nhân viên không phải là thúc ép, hay cưỡng chế mà phải áp dụng các quy định rõ ràng. Các quy định này phải hợp lý, hợp lòng người và được tất cả các thành viên trong doanh nghiệp nhất trí.
Người quản lý nên tìm hiểu kết quả lao động của nhân viên một cách kỹ càng để từ đó có được các nhận định chính xác. Khi có những nhận định đó rồi thì tiến hành đối chiếu. Từ đó nhà quản lý sẽ phát hiện ra những sai lệch so với những gì đã lên kế hoạch, đã dự định. Từ những phát hiện đó thì nhà quản lý có thể nhanh chóng xử lý và điều chỉnh. Như vậy sẽ tránh được những tổn thất đáng tiếc.
Về việc thưởng phạt, khen chê nhân viên là cả một nghệ thuật. Người quản lý nên khen ngợi một cách chân thành. Phải nhìn nhận đúng đắn những ưu điểm của nhân viên, đừng nên hà tiện lời khen. Khen ngợi phải xuất phát từ tấm lòng, một lời khen giả dối sẽ dẫn đến sự phản cảm. Ngoài ra người quản lý nên đưa ra lời khen đúng lúc.Ngoài ra nên tìm hiểu những ưu điểm củ họ để khen ngợi.
Gần đồng nghĩa và song hành đi đôi với việc khen là việc thưởng. Công việc này đều phải suy xét kỹ lưỡng. Thưởng không chỉ thưởng về vật chất mà phải thưởng về mặt tinh thần. Cách khen thưởng có giá trị nhất là đề bạt. Tuy nhiên khen thưởng không nên quá mà với mức độ vừa phải hợp lý. Đối với những nhân viên làm việc hăng hái và có kết quả tốt thì nên tuyên dương động viên họ kịp thời. Những người có nhiều đóng góp cho công ty, tâm huyết cho sự phát triển của công ty thì nên tuyên dương họ trước toàn công ty để làm tấm gương cho anh em công nhân viên.
Về vấn đề khiển trách nhân viên thì phải thực hiện trên tinh thần đối xử khoan dung.Người quản lý không nên khiển trách một cách vô nghĩa, không đưa ra lời châm biếm gây phản cảm. Tuyệt đối không nên khiển trách người khác với mục đích giữ gìn uy danh của bản thân. Ngoài ra không nên áp dụng biện pháp khiển trách của cha mẹ giành cho con cái. Đồng thời không nên khiển trách người khác khi họ làm không tốt công việc mà mình không thể làm được. Khiển trách nhân viên cũng là cả một nghệ thuật. Nếu một nhân viên chót mắc sai lầm, phạm quy hoặc chưa hoàn thành công việc thì không nên khiển trách anh ta trước mặt đám đông các đồng nghiệp vì điều này sẽ làm mất danh dự của anh ta. Nên gặp riêng anh ta và nói cho biết những sai phạm, đồng thời cảnh cáo. Việc này sẽ làm cho người bị mắc lỗi nhận ra lỗi lầm và quyết tâm sửa chữa. Người đó cũng thầm cám ơn người khiển trách đã không làm anh ta mất mặt với đồng nghiệp.
Về vấn đề xử phạt thường song hành với vấn đề khiển trách. Những cách xử lý hình phạt cho nhân viên phải được quy định một cách rõ ràng. Tránh tình trạng phạt tùy tiện theo cảm tính của nhà quản lý. Các hình phạt đều phải được thông qua rõ ràng trong các quy định và phải được toàn bộ nhân viên cùng nhà quản lý thông qua và nhất trí. Có như thế thì người mắc lỗi mơi tâm phục khẩu phục thi hành hình phạt. Các biện pháp hình phạt này không những xử lý công bằng giữa các nhân viên mắc lỗi và không mắc lỗi mà còn ngăn ngừa được việc vi phạm. Ví dụ như trong một cơ quan áp dụng hình phạt về tài chính đối với những ai đi làm muộn. Như vậy mọi người sẽ nỗ lực đi làm đúng giờ để không bị phạt tiền.
