Phương pháp kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

Chứng từ kế toán sử dụng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư đều phải lập chứng từ đầy đủ kịp thời, đúng chế độ quy định.

Theo chế đọ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/ 198/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm:

• Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT)
• Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT)
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03- VT)
• Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08- VT)
• Hóa đơn (GTGT)- MS 01 GTKT- 2LN

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

Số chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ

Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Trên cơ sở chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán vật tư phục vụ cho việc thanh toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vật tư, tùy thuộc vào phương pháp kế toán về việc áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ( Thẻ) kế toán chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) kho

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

Ngoài ra kế toán còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng lũy kế tổng hợp nhập- xuất- tồn khi vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết, đơn giản, kịp thời

Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ

Kế toán chi tiết vật tư được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm đảm bảo đúng khớp số liệu sổ sách và hiện vật theo từng loại, từng nhóm vật tư trên chính sách chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Yêu cầu của hạch toán chi tiết là phản ánh kịp thời chính xác về tình hình nhập- xuất- tồn của từng loại vật tư cả về số lượng và giá trị. Hiện nay, ở các doanh nghiệp sản xuất kế toán chi tiết vật tư có thể tiến hành một trong ba cách sau đây:

- Phương pháp ghi thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ số dư

• Phương pháp ghi thẻ song song

Nội dung

 Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng.

Khi nhận chứng từ nhập xuất vật tư, Thủ kho phải kiểm tra tính hơp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và Thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên Thẻ kho. Định kỳ, Thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán.

 Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (Thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.

Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của Thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật tư, mỗi chứng từ được ghi một dòng

Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn, sau đó, đối chiếu

- Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho.

- Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập- xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

- Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với sổ liệu kiểm kê thực tế.

• Ưu điểm:

Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

• Nhược điểm:

Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều.

• Điều kiện áp dụng:

Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, việc nhập- xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt, trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rãi.

• Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Nội dung

 Ở kho: Thủ kho sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song.

 Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ.

Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có thể lập bảng kê nhập , bảng kê xuất

Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ( hoặc từ bảng kê) để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.

Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ:

* Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

* Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.

* Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế.

• Phương pháp sổ số dư

Nội dung

 Ở kho: Vẫn sử dụng “thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên. Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Số số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư cột số lượng.

“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. trên “Sổ số dư”, vật tư được xếp thứ, nhóm, loại; có dòng cộng nhóm, cộng lại. Cuối mỗi tháng, “Sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép.

 Phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập- xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ.

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư để ghi chép vào cột “Số tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng kê lũy kế nhập” và “Bảng kê lũy kế xuất” vật tư.

Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư để ghi vào “Bảng kê nhập- xuất- tồn”. Đồng thời, sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cư vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền.

Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với cột trên “Bảng kê nhập- xuất- tồn”. Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập- xuất- tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

Nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau:

• Ưu điểm:

Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm vật tư.

Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho;

Công việc được dàn đều trong tháng

• Nhược điểm

Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ vật tư nên để có thông tin về tình hình nhập- xuất- tồn của thứ vật tư nào thì căn cứ vào số liệu trên thẻ kho:

Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp.

• Điều kiện áp dụng

Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, việc nhập- xuất diễn ra thường xuyên.

Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thông giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo phương pháp KKTX

• Khái niệm

• Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống, tình hình nhập- xuất- tồn kho các loại vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập- xuất.
• Tài khoản kế toán sử dụng

Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế. TK 152 có mở chi phí sản xuất tiết thành các tái khoản cấp 2, cấp 3… theo từng loại, nhóm, thứ vật liều tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp như:

• TK 1521: Nguyên vật liệu chính
• TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
• TK 1523: Nhiên liệu
• TK 1524: Phụ tùng thay thế
• TK 1525: Vật liệu và thiêt bị XDCB
• TK 1528: Vật liệu khác

• Kết cấu TK 152

- Bên Nợ ghi:

+ Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại

+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

- Bên Có ghi:

+ Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ

+ Số tiền giảm giá, chiết khâu thương mại hàng mua

+ Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại

+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê

- Số dư Nợ:

+ Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ theo trị giá thực tế.

Tài khoản 153- Công cụ dụng cụ: Tương tự như TK 152- Nguyên liệu vật liệu

• TK 153- Công cụ dụng cụ có 3 tài khoản cấp 2:
• TK 1531- Công cụ dụng cụ
• TK 1532- Bao bì luân chuyển
• TK 1533- Đồ dùng cho thuê

Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường

Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho.

• Kết cấu TK 151- Hàng mua đang đi đường

• Bên Nợ ghi:

+ Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường

• Bên Có ghi:

+ Trị giá vật tư, hang hóa đang đi đường tháng trước, thang này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay.

• Số dư Nợ:

+ Phản ánh trị giá vật tư , hàng hóa đang đi đường cuối kỳ

Tài khoản 159- Dự Phòng giảm giá hàng tồn kho

Tài khoản này được dùng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhằm ghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn. TK này là TK điều chỉnh cho các TK hàng tồn kho trong đó các tài khoản liên quan khác như:

• TK 111: Tiền mật
• TK 112: Tiền gửi ngân hàng
• TK 141: Tạm ứng
• TK 128: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
• TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

• TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

• TK 133 có 2 TK cấp 2:

+ TK 1331: Thuế GTGT của hàng hóa vật tư

+ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

• TK 331: Phải trả người bán

Tài khoản này phản ánh quan hệ thanh toán giữa các doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư,hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã kí kết. TK 331 được mở chi tiết cho từng người bán, người nhận thầu.

• Trình tự hạch toán

Tài khoản kế toán sử dụng

Tài khoản 611- Mua hàng: (tiểu khoản 6111-“Mua nguyên vật liệu”).

Dùng để phản ánh tình thu, mua, tăng giảm nguyên vật liệu, công cụ…theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)

* Kết cấu TK 611

- Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế vật liệu, dụng cụ…xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt…trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

- TK này không có số dư và có 2 TK cấp 2:

+ TK 6111: Mua nguyên vật liệu

+ TK 6112: Mua hàng hóa

Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho chi tiết cho từng loại.

Khác với phương pháp KKTX đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán theo phương pháp KKĐK thì 2 TK151, TK152 không thể theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK611 “mua hàng”.

* Kết cấu TK152

- Bên Nợ: Giá thực tế nguyên liệu tồn kho cuối kỳ

- Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ sang TK611

- Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho

Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán.

* Kết cấu TK151

• Bên Nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ
• Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ
• Dư Nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: 133, 331, 111, 112,…Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp KKTX.

Trình tự hạch toán

• Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Sơ đồ:

• Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Sơ đồ:

Trường hợp kiểm nhận vật tư

Trường hợp kiểm kê vật tư

Trường hợp đánh giá lại vật tư

Đối với trường hợp kiểm nhận vật tư

Được thể hiện qua sơ đồ:

Ngoài ra,nếu doanh nghiệp chỉ nhập kho số theo hóa đơn kế toán ghi:

Nợ TK 152 (611)

Có TK 331

Số hàng thừa coi như giữ hộ đơn vị bán kế toán tiến hành:

Ghi đơn: Nợ TK 002

Khi xử lý số thừa, ghi đơn: Có TK 002

Đối với trường hợp kiểm kê vật tư

Được thể hiện qua sơ đồ:

Đối với đánh giá lại vật tư

Được thể hiện qua sơ đồ: