Phân tích hệ thống thông tin quản lý

Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý thường được áp dụng là mô hình thác nước (Waterfall) với 5 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1 : Xác định yêu cầu

Xác định rõ vấn đề hay cơ hội cần giải quyết. Tìm hiểu khái quát HTTT hiện có . đề ra dự án sơ bộ, Đánh giá khả thi và ra quyết định thực thi dự án.

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết hệ thống

Nghiên cứu kỹ càng HTTT hiện có và môi trường của nó. Tìm ra nguyên nhân đích thực của vấn đề hay việc tận dụng cơ hội, đặt ra mục tiêu cho hệ thống mới và đưa ra các giải pháp sơ bộ. Đánh giá lại tính khả thi của dự án sau khi đã có thêm thông tin về hệ thống. Sửa lại dự án ban đầu. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích chi tiết. Giai đoạn này sử dụng nhiều công cụ phân tích và kỹ thuật mô hình hoá

Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống.

Trên cơ sở các yêu cầu từ giai đoạn phân tích, giai đoạn thiết kế hệ thống sẽ phải mô tả chi tiết các đặc tả về hệ thống mới sao cho chi phí thấp nhất đồng thời phải đạt được những mục tiêu đã đặt ra.

Giai đoạn 4 : Cài đặt

Cài đặt tức là đem hệ thống mới vào thay thế cho hệ thống cũ. Giai đoạn này có rất nhiều hoạt động chuyển đổi: chuyển đổi phần cứng, phần mềm, dữ liệu và chuyển đổi con người và tổ chức

Giai đoạn 5: Khai thác và bảo trì hệ thống

Tiến hành khai thác và bảo trì hệ thông thông tin quản lý

Cán bộ quản lý phải tham gia vào mọi giai đoạn của quá trình phát triển một hệ thống thông tin quản lý tổ chức mình.

Phân tích hệ thống thông tin là để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng hoá nó, tìm cho được các giải pháp HTTT mới đảm bảo yêu cầu thông tin mới cho quản lý. Phân tích HTTT bao gồm các hạng mục công việc sau:

Lập kế hoạch phân tích

Phân tích hệ thống thông tin là một công việc rất quan trọng chiếm tối thiểu 25% thời gian dành cho phát triển một HTTT. Đây là giai đoạn phức tạm vì vậy phải lập kế hoạch rất cẩn thận, nhất là các kế hoạch chính yếu:

- Kế hoạch công việc

- Kế hoạch thời gian

- Kế hoạch nhân lực

- Kế hoạc tài chính

- Lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện

- Danh mục các sản phẩm cần thu được

Nghiên cứu môi trường HTTT hiện có

Để tìm hiểu HTTT hiện có, cán bộ phát triển HTTT phải bắt đầu từ môi trường. Gồm có 2 môi trường cần xem xét:

Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý. Xu thế của ngành. Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh...

Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, Cơ cấu tổ chức, Năng lực tài chính, Cách thức quản lý, Văn hoá công ty, Thiên hướng lãnh đạo, địa bàn…

Nghiên cứu HTTT hiện có

Nghiên cứu HTTT hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ. Nôi dung tìm hiệu bao gồm:

* Chức năng chung của hệ thống : Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụ những mục tiêu nào.

* Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất.

* Các thông tin đầu ra : Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần xuất, đích đến.

* Xử lý : Phương tiện xử lý, lô gíc xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý.

* Kho dữ liệu : Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu.

* Vấn đề cụ thể : Khó khăn, sai sót, hoặc ước muốn cải tiến của người thực hiện chức năng.

Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu. Mô hình hoá HTTT. Xây dựng hệ thống các phích vấn đề ( Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân và cách giải quyết)

Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp

Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về HTTT hiện có kết hợp với yêu cầu đặt ra cho HTTT mới, đội ngũ phát triển HTTT cần phải xác định rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. Xây dựng các mục tiêu cho HTTT mới. Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt được hợp lý. Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn bộ HTTT.

Đánh giá lại tính khả thi

Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất. Khả thi tài chính, thời gian, tổ chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh

Sữa chữa dự án đề xuất ban đầu

Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn I - xác định yêu cầu.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích.

Nhóm phát triển dự án phải chuẩn bị báo cáo về giai đoạn phân tích chi tiết và trình bày nó trước lãnh đạo tổ chức chủ quản HTTT. Kết quả sau báo cáo phải là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và quyết định tiếp tục giai đoạn sau của quy trình phát triển HTTT

Phân tích HTTT bắt đầu từ việc tìm hiểu về hệ thống hiện tại; từ đó xác định các mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt được. Để phân tích hệ thống thông tin hiện có phải bắt đầu từ việc thu thập thông tin. Có 4 phương pháp thu thập thông tin cơ bản sau:

Phỏng vấn. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức; Thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.

Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, Tình trạng tài chính, Các tiêu chuẩn và định mức, Cấu trúc thứ bậc, Vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.

Sử dụng phiếu điều tra. Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang WEB động ....

Quan sát. Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá.... Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường.

Khái quát về phân tích chức năng

Mục đích : Xác định rõ các chức năng của hệ thống từ đó hiệu rõ những chức năng kinh doanh HTTT trợ giúp. Phân tích chức năng phải dựa vào kết quả thu thập thông tin qua cán bộ quản lý tổ chức cũng như các chuyên viên của tổ chức.

Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình

Mỗi chức năng gồm:

- Tên chức năng

- Mô tả về chức năng

- Thông tin đầu vào

- Thông tin đầu ra

- Sơ đồ liên kết chức năng

Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Mô tả bằng sơ đồ các chức năng của tổ chức.

Trừư tượng hoá các yếu tố vật lý như Nơi thực hiện, Thời điểm thực hiên, Phương tiện thực hiện

Ký hiệu sơ đồ BFD:

Chức năng : Hình chữ nhật có tên chức năng (thường là bắt đầu bằng một động từ).

Trình tự thực hiện chức năng : Thể hiện bằng mũi tên có hướng

Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng. Sơ đồ khởi đầu, sau đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn. Cấp cuối cùng là cấp người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó.

Sơ đồ luồng dữ liệu - Công cụ mô tả HTTT

HTTT vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũng như hệ thống tác nghiệp. Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểu diễn bằng mô hình và ngôn ngữ diễn giải bằng lời. Phần trên đã xét công cụ sơ đồ BFD, dưới đây sẽ trình bày công cụ hữu dụng - Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD Data Flow Diagram). Đây là công cụ rất hữu ích trong việc phân tích và thiết kế HTTT.

Sơ đồ luồng dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với những ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể hiện các luồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới góc độ trừư tượng các yếu tố vật lý của HTTT.

Ký pháp của DFD

Các ký pháp dùng mô tả DFD rất đơn giản và quy chuẩn trên toàn thế giới. Chúng bao gồm:

1_Đầu mối thông tin: Hình chữ nhật có tên đầu nguồn bên trong

Đầu mối thông tin

2_Đích thông tin: Hình chữ nhật có tên đích bên trong

Đích thông tin

3_ Xử lý: Hình tròn hoặc theo có tên xử lý bên trong

Xử lý

4_ Kho dữ liệu: Hình 2 cạnh song song có ghi tên dữ liệu bên trong

Kho dữ liệu

5_ Luồng dữ liệu: Hình mũi tên có ghi tên dữ liệu bên cạnh

Luồng dữ liệu

Phân rã DFD

HTTT phức tạp không thể biểu diễn chỉ bằng một DFD, khi đó cần phải phân rã thành từng cấp.

Cấp ngữ cảnh (context): Là cấp cao nhất, vẽ trên một trang sao cho khái quát được toàn bộ hệ thống, sơ đồ này cho phép lược bỏ các kho dữ liệu.

Cấp 1: Được phân rã từ xử lý cấp ngữ cảnh.

Cấp 2: được phân rã từ xử lý cấp 1.

Các cấp khác cứ tiếp tục như vậy

Chỉ nên để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.

Các phích lô gíc của DFD

Dùng sơ đồ DFD biểu diễn một HTTT giúp người ta nhìn rõ sự vận động của thông tin trong hệ thống. Tuy nhiên sơ đồ không thể trình bày các chi tiết của các yếu tố của HTTT do đó đi kèm với DFD bao giờ cũng phải có các phiếu ghi thông tin chi tiết ứng với mỗi đối tượng miêu tả trên sơ đồ. Các phiếu này gọi là phích lô gíc. Có các phích lô gíc sau:

• Phích luồng dữ liệu.
• Phích xử lý.
• Phích Kho dữ liệu.
• Phích tệp dữ liệu
• Phích phần tử dữ liệu

Mục đich của báo cáo là trình bày rõ ràng ngắn gọn kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống cho lãnh đạo cơ quan tiến hành phát triển HTTT, trên cơ sở đó một quyết định tiếp tục việc phát triển hệ thống được ban hành. Việc chuẩn bị và trình bày báo cáo phải được giao cho những phân tích viên có năng lực. Nội dung báo cáo bao gồm:

Tiêu đề báo cáo

Tên dự án

Mục đích dự án

Cơ quản chủ trì

Nguồn kinh phí

I. Phương pháp phân tích

II. Quá trình và kết quả thu thập thông tin

III. Các sơ đồ BFD, DFD

IV. Những vấn đề đặt ra của tổ chức và những vấn đề của nhóm phân tích

V. Hệ thống các giải pháp

VI. Đánh giá và kiến nghị

VII. Các phụ lục về HTTT, kết quả phân tích, các mô hình, Bảng chi phí, Bảng tiến độ.