Nội dung của quản lý dự án
0 Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án. Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá ...
Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án.
Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nước để quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương...
Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát... các hoạt động dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như: Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán... Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án.Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành.
Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu là:
Quản lý phạm vi.
Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án.
Quản lý thời gian.
Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.
Quản lý chi phí.
Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.
Quản lý chất lượng.
Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư.
Quản lý nhân lực.
Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?
Quản lý thông tin.
Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?
Quản lý rủi ro.
Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro.
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ,... cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào?
Lập kế hoạch tổng quan.
Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Kế hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.
Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch tổng thể về dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực...
Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc. Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ dự án. Chu kỳ dự án xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện. Nó cũng chỉ ra những công việc còn lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặc điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm nhanh chóng khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc. Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án. Xác suất thành công sẽ cao hơn khi dự án bước qua các pha sau. Thứ ba, khả năng ảnh hưởng của chủ đầu tư tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự án được tiếp tục trong các pha sau.
Tổ chức là một nhân tố động. Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phù hợp với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý. Những năm gần đây mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý dự án nói riêng có những thay đổi tích cực theo hướng phát triển nhiều mô hình tổ chức mới, năng động và hiệu quả.
Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án. Tuỳ thuộc mục đích nghiên cứu mà phân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp.
Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.
Quản lý dự án theo mô hình chủ đầu tư (chủ dự án) trực tiếp quản lý là hình thức tổ chức quản lý dự án không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu tư trực tiếp quản lý điều hành.Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn, tư vấn cho chủ đầu tư.
Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án. Chủ đầu tư được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần lập ban quản lý dự án.
Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.
Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức trong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ được đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Mọi quyết định của chủ đầu tư về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án. Hình thức này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp.
Mô hình chìa khoá trao tay.
Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó nhà quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ dự án mà còn là “chủ” của dự án.
Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay áp dụng khi chủ đầu tư được phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án. Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm được giao cho nhà quản lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án. Trong một số trường hợp nhà quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép cho người khác nhận thầu từng phần việc trong dự án đã trúng thầu. Khi đó họ như một thứ “cai” điều hành dự án. Trong trường hợp này bên quản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp.
Mô hình tự thực hiện.
Hình thức tự thực hiện dự án là mô hình quản lý mà chủ đầu tư không thuê các nhà quản lý dự án chuyên trách làm tư vấn cũng như quản lý dự án. Chủ đầu tư có đủ năng lực thực hiện, quản lý hoạt động sản xuất, xây dựng, phù hợp với yêu cầu dự án.
Tổ chức quản lý dự án theo chức năng.
Hình thức tổ chức dự án theo chức năng có đặc điểm là:
- Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó (tuỳ thuộc vào nhiệm vụ của dự án).
- Các thành viên của dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn liên quan đến dự án.
Ưu điểm:
- Thứ nhất, linh hoạt trong sử dụng cán bộ. Phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý hành chính, tạm thời đối với các chuyên gia tham gia quản lý dự án. Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình khi kết thúc dự án.
- Thứ hai, một người có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của mình.
Nhược điểm:
- Đây là cách quản lý không theo yêu cầu khách hàng.
- Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một bộ phận chức năng nên bộ phận này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính khác của nó mà không tập trung cố gắng vào việc giải quyết thoả đáng các vấn đề của dự án. Các bộ phận chức năng khác có trách nhiệm tham gia dự án cũng có tình hình tương tự. Trong một vài trường hợp, dự án không nhận được ưu tiên cần thiết, vì vậy không đủ phương tiện để hoạt động hoặc bị coi nhẹ.
Tổ chức chuyên trách quản lý dự án.
Hình thức tổ chức chuyên trách dự án về thực chất là tạo ra một xí nghiệp con do một chủ nhiệm dự án quản lý. Mô hình tổ chức này có dạng như hình 1.7
Ưu điểm:
- Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường.
- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án.
- Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự án (chứ không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành).
- Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn.
Nhược điểm:
- Thứ nhất, khi công ty hay chủ đầu tư thực hiện đồng thời vài dự án và phải đảm bảo đủ số cán bộ cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực.
- Thứ hai, do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời gian, chi phí của dự án nên nhà quản lý dự án có xu hướng thuê chuyên gia giỏi vì nhu cầu dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực.
Tổ chức quản lý dự án dạng ma trận.
Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình tổ chức dự án theo chức năng và dạng chuyên trách dự án.
Ưu điểm:
- Giống như hình thức tổ chức chuyên trách dự án, mô hình tổ chức này trao quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được duyệt.
- Giống như tổ chức dạng chức năng, các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau
- Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng. Khi kết thúc dự án các nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức năng của mình.
- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng.
Nhược điểm:
- Thứ nhất, nếu quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng, hoặc trái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến công việc dự án.
- Thứ hai, về lý thuyết, các chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính, những người đứng đầu bộ phận chức năng ra các quyết định kỹ thuật. Nhưng trên thực tế, quyền và trách nhiệm khá phức tạp. Do đó kỹ năng thương lượng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.
- Thứ ba, mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý. Một nhân viên có hai thủ trưởng sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào trong trường hợp hai lệnh mâu thuẫn nhau.
