Nội dung chủ yếu của hoạt động chuyển tiền điện tử

+ Các bên tham gia trong quá trình thanh toán CTĐT:

Người phát lệnh: Là tổ chức hoặc cá nhân gửi lệnh chuyển tiền đến ngân hàng để thực hiện việc chuyển tiền điện tử.

Người nhận lệnh: Là tổ chức hoặc cá nhân được thụ hưởng khoản tiền (nếu là lệnh chuyển Có); là cá nhân hoặc tổ chức phải trả tiền (nếu là lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền) – còn gọi là lệnh chuyển tiền.

Ngân hàng A (NHA): Là ngân hàng trực tiếp nhận lệnh chuyển tiền từ người phát lệnh để thực hiện lệnh chuyển tiền đó.

Ngân hàng B (NHB): Là ngân hàng (được xác định trên lệnh chuyển tiền) sẽ trả cho người thụ hưởng (nếu là lệnh chuyển Có) hoặc sẽ thu tiền từ người nhận lệnh (nếu là lệnh chuyển Nợ).

Ngân hàng trung gian: Là ngân hàng làm trung gian chuyển tiền giữa NHA và NHB.Tuỳ từng khoản chuyển tiền điện tử mà có thể có một hoặc một số ngân hàng trung gian tham gia thực hiện.

Ngân hàng gửi lệnh: Là NHA hoặc NH trung gian gửi lệnh chuyển tiền tới một ngân hàng tiếp theo để thực hiện lệnh chuyển tiền của người phát lệnh.

+ Các loại lệnh chuyển tiền:

Lệnh chuyển tiền: Là một chỉ định của người phát lệnh đối với ngân hàng dưới dạng chứng từ kế toán nhằm thực hiện việc chuyển tiền điện tử: Lệnh chuyển tiền có thể bằng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử.Lệnh chuyển tiền có thể là lệnh chuyển Có hoặc lệnh chuyển Nợ.

Lệnh chuyển Nợ: Là lệnh chuyển tiền của ngưòi phát lệnh nhằm ghi Nợ tài khoản của người nhận có tài khoản tại NHB một số tiền xác định và để ghi Có cho tài khoản của người phát lệnh tại NHA về số tiền đó.

Lệnh chuyển Có: Là lệnh chuyển tiền của người phát lệnh nhằm ghi Nợ tài khoản của người phát lệnh tại NHA một số tiền xác định để ghi Có cho tài khoản của người nhận lệnh (người thụ hưởng) tại NHB về số tiền đó.

Lệnh chuyển tiền giá trị cao: Là lệnh chuyển tiền có số tiền bằng hoặc lớn hơn mức qui định của thống đốc NHNN theo từng thời kì.

Lệnh chuyển tiền giá trị thấp: Là lệnh chuyển tiền có số tiền dưới mức quy định của từng hệ thống ngân hàng.

Lệnh chuyển tiền khẩn: Là lệnh chuyển tiền Có mà khách hàng yêu cầu chuyển ngay (khẩn) không phụ thuộc vào giá trị cao hay thấp.

Ưu tiên thanh toán những lệnh chuyển tiền khẩn và những loại lệnh chuyển tiền có giá trị cao, những lệnh chuyển tiền có giá trị thấp sẽ được thanh troán theo lô.

+ Phạm vi CTĐT:

Theo “ qui chế chuyển tiền điện tử” do thống đốc ngân hàng nhà nước ban hành bao gồm: các chuyển tiền Có và chuyển tiền Nợ có uỷ quyền bằng tiền đồng hoặc bằng ngoại tệ giữa các đơn vị trong cùng hệ thống ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, hoặc giữa các hệ thống ngân hàng và Kho Nhà nước trong nước với nhau.

Chứng từ sử dụng trong CTĐT: chứng từ ghi sổ trong kế toán CTĐT là lệnh chuyển tiền (bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử), chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành (UNT, UNC, giấy nộp tiền, séc…). Việc chuyển hoá chứng từ điện tử thanh chứng từ giấy hoặc ngược lại để phục vụ yêu cầu thanh toán và hạch toán phải đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ dùng làm căn cứ để chuyển hoá và chứng từ đã chuyển hoá đúng mẫu quy định và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ.

Tài khoản sử dụng trong CTĐT: Trong CTĐT, tuỳ theo từng hệ thống ngân hàng để có cách sử dụng tài khoản khác nhau. Hiện nay có hai cách sử dụng tài khoản:

Cách 1: Sử dụng tài khoản chuyển tiền và thanh toán chuyển tiền.Theo cách này các tài khoản được bố trí:

Cách 2: Sử dụng tài khoản “thanh toán khác giữa các đơn vị hệ thống NH”. Theo cách này chỉ sử dụng một tài khoản duy nhất là TK 5191-Điều chuyển vốn

Như vậy, có nhiều cách sử dụng tài khoản trong CTĐT nhưng dù sử dụng theo cách nào thì cũng phai đảm bảo các yêu cầu :

+ Đảm bảo hạch toán một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác. nhanh chóng mọi khoản chuyển tiền của các đơn vị chuyển tiền và kiểm soát, đối chiếu của TTTT

+ Kiểm soát, xử lý được nguồn vốn trong thanh toán của các đơn vị CTĐT

Tại ngân hàng thực hiện chuyển tiền đi (NHA)

Kế toán giao dịch: có nhiệm vụ nhận, kiểm soát chứng từ và xử lý chứng từ theo quy định

Đối với chứng từ bằng giấy: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của việc lập chứng từ.Kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng đủ để thực hiện chuyển tiền, kiểm tra uỷ quyền đối với chuyển tiền nợ. Nếu chuyển tiền khẩn yêu cầu khách hàng ghi “khẩn” lên góc bên phải chứng từ.Nếu các yếu tố trên chứng từ là hợp pháp, hợp lệ sẽ được chuyển kiểm soát duyệt, kế toán hạch toán vào tài khoản thích hợp và ghi số bút toán lên góc trên bên phải chứng từ. Nếu chứng từ sai sót chuyển trả lại cho khách hàng. Sau đó kế toán giao dịch nhập dữ liệu trên chứng từ vào chương trình CTĐT theo mẫu có sẵn và kiểm soát lại thông tin đã nhập, kí trên chứng từ giấy (chứng từ gốc chuyển tiền) sau đó chuyển chứng giấy đồng thời với việc truyền dữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền xử lý.

Đối với chứng từ điện tử: nhận được chứng từ điện tử kế toán giao dịch phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ trước khi thực hiện hạch toán chuyển tiền. VIệc kiểm soát chứng từ điện tử theo quy định 367/2003 QĐ-NHNN ngày 22/4/2003 của thống đốc NHNN ban hành quy chế lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý bảo quản và lưu trữ CTĐT của các ngân hàng và tổ chức tín dụng.Nếu không có sai sót kế toán giao dịch sẽ chuyển hoá chứng điện tử ra chứng từ giấy, sau đó kế toán giao dịch cũng tiến hành tạo dữ liệu chuyển tiền, kí trên chứng từ giấy đồng thời truyền qua mạng CTĐT và dữ liệu chuyển tiền cho kế toán chuyển tiền xử lý tiếp như đối với chứng từ giấy.

Kế toán chuyển tiền: có nhiệm vụ kiểm soát và lập các lệnh chuyển tiền.

Khi nhận được chứng từ (chứng từ gốc hoặc giấy in ra) dữ liệu qua mạng máy tính kế toán chuyển tiền nhập lại số bút toán, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, tính hợp pháp của nghiệp vụ, chữ kí của kế toán giao dịch kết hợp kiểm dữ liệu trên máy và chứng từ. Nếu chứng từ hoặc dữ liệu có sai sót phải chuyển trả lại kế toán giao dịch để xử lý lại. Sau đó kế toán chuyển tiền căn cứ vào chứng từ chuyển tiền để bổ sung thêm các yếu tố cần thiết, kiểm soát lại các dữ liệu và kí chữ kí lên chứng từ giấy, chữ kí điện tử lên chứng từ điện tử và toàn bộ file dữ liệu, lệnh chuyển tiền và chứng từ gốc chuyển tiền cho người kiểm soát.

Người kiểm soát: Người kiểm soát kết hợp kiểm tra bằng mắt với chương trình, đối chiếu và kiểm soát các dữ liệu của lệnh chuyển tiền với chứng từ gốc do kế toán chuyển tiền chuyển đến để đảm bảo dữ liệu đã được nhập đầy đủ, chính xác đúng mẫu biểu, khớp đúng với chứng từ chuyển tiền của khách hàng (vhứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy), kiểm tra các chữ kí của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền trên chứng từ giấy.Nếu có sai xót chuyển cho kế toán chuyển tiền và kế toán giao dịch xử lý, người kiểm soát không được tự ý sửa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ gốc chuyển tiền cũng như dữ liệu của lệnh chuyển tiền (chương trình không cho phép sửa chữa). Nếu đúng người kiểm soát sẽ kí duyệt (ghi chữ kí điện tử vào lệnh) và chuyển đi.

Hạch toán và xử lý lệnh chuyển tiền đi:

- Đối với lệnh chuyển có NHA hạch toán:

Nợ: TK khách hàng

Có: TK 5111

- Đối với lệnh chuyển có giá trị cao: Khi nhận được yêu cầu xác nhận của ngân hàng B, NHA phải làm thủ tục xác nhận lệnh chuyển tiền có giá trị cao. Kế toán viên chuyển tiền phải kiểm soát và đối chiếu lệnh chuyển tiền có giá trị cao đã gửi đi, nếu đúng thì lập dữ liệu xác nhận, in ra giấy và kí chữ kí để chuyển toàn bộ chứng từ sang cho kiểm soát viên, kiểm soát viên kiểm soát lại lần nữa nếu không có gì sai sót thì ki xác nhận và chuyển ngay cho NHB.

- Đối với lệnh chuyển Nợ NHA hạch toán:

Nợ: TK 5111 (chuyển tiền đi năm nay)

Có: TK thích hợp

Trong TH nhân được thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền (có ghi rỗ lí do từ chối) và lệnh chuyển tiền (nợ hoặc có của NHB) NHA phải kiểm soát chặt chẽ nếu hợp lệ thì hạch toán:

Đối với từ chối lệnh chuyển nợ:

Nợ: TK thích hợp (trước đây đã ghi có)

Có: TK 5112

Đối với từ chối lệnh chuyển có:

Nợ: TK 5112

Có: TK thích hợp (trước đây đã ghi nợ)

Trong trường hợp có sự cố kĩ thuật truyền tin không chuyển được lệnh đi: sau thời điểm ngừng nhận lệnh chuyển tiền trong ngày NHA lập biên bản sự cố kĩ thuật trong CTĐT và thông báo cho khách hàng biết về tình trạng của lệnh chuyển tiền đi chưa chuyển được do sự cố kĩ thuật truyền tin.Khi đó ta xử lý các lệnh chuyển tiền chưa chuyển được đi như sau: trả lại chuiứng từ chuyển tiền cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu) Hoặc ghi nhập sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa truyền đi được do sự cố kĩ thuật. Sang ngày làm việc hôm sau khi đã khắc phục xong sự cố, phải thực hiện chuyển tiền ngay và ghi xuất sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi được do sự cố kĩ thuật.

Tại trung tâm thanh toán

Kiểm soát các lệnh chuyển tiền: Phòng kế toán tại ngân hàng cấp trung ương đóng vai trỏtung tâm thanh toán CTĐT có trách nhiệm tiếp nhận lệnh chuyển tiền của các NHA, thực hiện kiểm soát hạch toán và chuyển đi các ngân hàng B có liên quan. Toàn bộ quá trình tiếp nhận, kiểm soát hạch toán, truyền dẫn lệnh và lưu trữ dữ liệu đều được xử lý một cách tự động theo các chương trình được cài sẵn trong máy tính.Khi nhận được lệnh chuyển tiền do NHA chuyển đến thì người được giao nhiệm vụ kiểm soát của TTTT sử dụng mật mã vào chương trình kiểm tra tính hợp pháp và đúng đắn của lệnh chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền đến phải được kiểm soát theo quy định chung đối với chứng từ điện tử và các quy định cụ thể :

- Kiểm tra chữ kí điện tử ghi trên chuyển tiền

- Mã NHA, NHB

- Số lệnh, ngày lập lệnh, loại lệnh chuyển tiền

Ghi chữ kí điện tử để truyền đi các NHB liên quan. Trên lệnh chuyển tiền phải có ký hiệu xác nhận đã kiểm soát và tên người chịu trách nhiệm kiểm soát của TTTT

Hạch toán tại TTTT

- Đối với lệnh chuyển có đến:

Nợ: TK 5131/NHA

Có: TK 5132/NHB

- Đối với lệnh chuyển nợ đến:

Nợ: TK 5131/ NHB

Có: TK 5132/ NHA

- Đối với chuyển tiền có giá trị cao chương trình sẽ tự động thống kê lại để kiểm soát và số liệu phục vụ báo cáo chuyển tiền điện tử theo quy định

Xử lý tại TTTT

- Kiểm soát lệnh chuyển tiền nếu phát hiện có sai sót TTTT phải tra soát ngay cho NHA để xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý thích hợp đảm bảo an toàn tài sản và an toàn hệ thống

- Khi có sự cố kỹ thuật truyền tin đối với những lệnh chuyển tiền trung tâm đã nhận được nhưng do sự cố kỹ thuật không thể chuyển toéi NHB trong ngày thì trung tâm lập “biên bản sự cố kỹ thuật trong CTĐT” và “bảng kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý” để lập phiếu chuyển khoản hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến năm nay.

+ Đối với lệnh chuyển tiền có:

Nợ: TK 5132/ NHA

Có: TK 5133.1 (lệnh chuyển có, lệnh huỷ lệnh chuyển nợ đến chờ xử lý)

+ Đối với lệnh chuyển nợ đến:

Nợ: TK 5133.1

Có: TK 5132/ NHA

Sang hôm sau khi khắc phục được sự cố kỹ thuật thì chuyển tiếp NHB và hạch toán.

+ Đối với lệnh chuyển nợ:

Nợ: TK 5131/ NHB

Có: TK 5133.2

+ Đối với lệnh chuyển có

Nợ: TK 5133.2

Có: TK 5131/ NHB

Tại ngân hàng nhận chuyển tiền đến (NHB)

Kiểm soát lệnh chuyển tiền đến: Nhận được lệnh của NHA (qua TTTT) người kiểm soát vào chương trinhf kiểm tra chữ ký điện tử của TTTT để xác định tính đúng đắn chính xác của lệnh chuyển tiền đến, sau đó truyền lệnh chuyển tiền qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền xử lý tiếp. Đối với lệnh chuyển tiền khẩn NHB phải ưu tiên thưch hiện việc kiểm soát và hạch toán ngay cho khách hàng (không chờ xử lý theo lô) trường hợp có nhiều lệnh chuyển tiền khẩn đến cùng một lúc trật tự ưu tiên sẽ được sắp xếp theo thứ tự thời gian nhận lệnh. Lệnh nào đến trước thì sẽ ưu tiên xử lý truớc. Đối với lệnh chuyển tiền có giá trị cao, khi kiểm soát lệnh chuyển tiền đến chương trình sẽ tự động tạo điện yêu cầu xác nhận chuyển tiền có giá trị cao người kiểm soát duyệt và gửi điện xác nhận chuyển tiền giá trị cao cho NHA

Kế toán chuyển tiền: Khi nhận được lệnh chuyển tiền qua mạng vi tính kế toán chuyển tiền tiến hành in ba liên lệnh chuyển tiền đến (trường hợp thanh toán chuyển tiếp thì in 4 liên), kiểm soát các yếu tố của lệnh chuyển tiền đến để xác định có đúng lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng mình hay không, các yếu tố trên lệnh có hợp lệ, hợp pháp không. Sau khi kiểm soát xong kê toán chuyển tiền ký vào các liên lệnh chuyển tiền (bằng giấy) lấy chữ ký kiểm soát trên lệnh chuyển tiền sau đó chuyển hai liên lệnh chuyển tiền đến cho kế toán giao dịch xử lý

Kế toán giao dịch: căn cứ vào lệnh chuyển tiền do kế toán chuyển tiền chuyển đến tiến hành kiểm soát và ký trên chứng từ sau đó hạch toán vào tài khoản thích hợp

Hạch toán kệnh chuyển tiền đến

- Đối với lệnh chuyển tiền có đến:

Nợ: TK 5112

Có: TK thích hợp

- Đối với lệnh chuyển Có giá trị cao trước khi trả tiền cho khách hàng, nhân hàng phải làm thủ tục xác nhận: khi nhận được điện xác nhận của NHA người kiểm soat giải mã và kiểm soát tinh xác thực của điện xác nhận, sau đó chuyển cho kế toán viên chuyển tiền in ra đính kèm với lệnh chuyển có giá trị cao và tiến hành trả tiền cho khách hàng.

Trong trường hợp hết giờ giao dịch mà vẫn không nhận được điện xác nhận của NHA thì hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý

Nợ: TK 5112

Có: TK 5113.2

Sang ngày hôm sau khi nhận được điện xác nhận của NHA thì tất toán tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý

Nợ: TK 5113.2

Có: TK khách hàng

- Đối với lệnh chuyển nợ đến: Nếu trên tài khoản khách hàng có đủ tiền thì NHB hạch toán:

Nợ: TK khách hàng

Có: TK 5112

Sau đó gửi thông báo chấp nhận lệnh chuyển nợ cho NHA và báo nợ cho khách hàng

Trong trường hợp khách hàng không có đủ khả năng thanh toán NHB phải gửi thông báo ngay cho khách hàng để nộp đủ tiền vào tài khoản trong phạm vi thời hạn chấp nhận, quy định tối đa là 24h làm việc kể từ khi nhận được lệnh chuyển nợ đến và hạch toán:

Nợ: TK 5113.1

Có: TK 5112

Nếu trong phạm vi thời gian quy định mà khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản thì NHB hạch toán: Nợ: TK khách hàng

Có: TK 5113.1

Trong trường hợp hết thời hạn chấp nhận theo quy định, nếu khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản thì NHB sẽ gửi thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển nợ cho NHA, NHB căn cứ vào thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển nợ để lập lệnh chuyển nợ gửi đi cho NHA và hạch toán:

Nợ: TK 5111

Có: TK 5113.1

Đối với những chuyển tiền nợ đến mà không thanh toán được NHB phải mở sổ theo dõi để có số liệu phục vụ cho việc lập báo cáo CTĐT