Những sai lầm khi sử dụng Email, sử dụng thư điện tử đúng cách, tối ưu hóa Email

Hiện nay có rất nhiều việc làm dẫn tới những sai lầm không đáng có trong cuộc sống, học tập, hay những sai lầm trong cuộc sống công nghệ số của chúng ta như sai lầm khi sai lầm khi sạc pin điện thoại hay sai lầm khi gửi những email quan trọng của mình.

Phần lớn mọi người sử dụng email để giao dịch nhưng không phải ai cũng biết cách dùng email hiệu quả nhất chính vì vậy mà nhiều người thường mắc phải những sai lầm khi sử dụng email.

Đôi khi những điều mà chúng ta tin là rất hiệu quả thì thực tế lại không như vậy, các sai lầm khi sử dụng email vẫn cứ xảy ra.  Cùng xem những theo dõi và đánh giá email mà Yesware đã tiến hành phân tích 500.000 email và nhận thấy rút ra những kết luận sau

Thời gian tốt nhất trong ngày để gửi email là vào đầu giờ sáng

“Nếu bạn muốn được đáp lại, thời gian tốt nhất để gửi email và vào khoảng 6 giờ sáng đến 7 giờ sáng, hoặc sau 8 giờ tối”, Bellows nói. “Phần lớn email được gửi vào khoảng 9 giờ sáng đến 3 giờ chiều, nhưng đó là khi số các email được trả lời ít nhất.

Nghiên cứu của Yesware cho thấy 40% email được gửi vào sáng sớm hoặc tối đã nhận được phản hồi.

Ngày tốt nhất trong tuần để gửi email là thứ Hai hoặc thứ Ba

Nhiều người vẫn tin vào điều trên. Tuy nhiên, Matthew Bellows, CEO của Yesware, cho rằng, không có ngày nào gọi là “ngày tốt nhất” để gửi email cả.

“Chúng tôi đã xem xét nửa triệu email và phát hiện ra tỷ lệ mở và trả lời email là tương tự nhau vào các ngày, từ thứ Hai đến thứ Sáu”, ông nói. Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở ngày cuối tuần. Nghiên cứu của Yesware phát hiện ra tỷ lệ mở và trả lời email và cuối tuần … cao hơn hẳn.

Vì thế, Bellows khuyến cáo mọi người nên gửi email vào ngày thứ Bảy hoặc Chủ Nhật. “Vì vào những ngày đó, email của bạn sẽ ít phải cạnh tranh với những email khác trong inbox người nhận”, ông nói. Nếu bạn không muốn làm việc vào cuối tuần, hãy tận dụng những nhà cung cấp dịch vụ email cho phép bạn hẹn giờ để gửi email.

Chủ đề của email chỉ nên ngắn gọn

Nhiều người rất lo lắng và trăn trở với câu chủ đề và độ dài của câu chủ đề email. Nhưng theo Bellows, không có mối liên hệ nào giữa độ dài của câu chủ đề với việc nó sẽ được mở ra đọc hoặc phản hồi.

Tuy vậy, có một số từ nhất định thường tác động đến tỷ lệ mở và phản hồi. Trong nghiên cứu của Yesware, các email có những từ như “chiến dịch”, “tiếp theo” trong câu chủ đề thường có tỷ lệ mở và trả lời cao nhất.

Thêm nhiều người nhận sẽ tăng cơ hội được phản hồi

Nếu bạn muốn nhận được phản hồi, Bellows nói bạn chỉ nên để một người nhận trong phần “To” (gửi đến) thôi, và một người nhận trong phần “CC”.

http://thuthuat.taimienphi.vn/nhung-sai-lam-khi-su-dung-email-3793n.aspx
“Khi bạn đặt một người nhận trong phần “To”, nghĩa là bạn đang yêu cầu một người cụ thể trả lời email của bạn”, Bellows nói. “Khi bạn để một người trong phần “CC”, nghĩa là bạn đang đặt một áp lực lên người nhận ở phần “To”.

Nếu bạn không thấy phản hồi ngay, hãy đợi một vài ngày

Nghiên cứu cho thấy 90% email nhận được phản hồi trong vòng 1 ngày sau khi gửi. Nếu bạn không nhận được phản hồi, Bellows cho rằng bạn nên gửi email tiếp theo vào ngày hôm sau, nó sẽ mang lại cho bạn thêm 21% cơ hội nhận được phản hồi.

“Thường mọi người hay đợi phản hồi trong 3 đến 5 ngày”, Bellows nói. “Nhưng nghiên cứu cho thấy rất rõ ràng rằng nếu bạn không nhận được phản hồi trong vòng 24 giờ, bạn nên gửi email mới hoặc gọi điện. Nếu không, rất có thể bạn sẽ không bao giờ nhận được phản hồi từ bức email đầu tiên”.

Nguồn: Fast Company