Một số kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bạn cần chú ý

Thời đại công nghệ số ngày càng phát triển, con người giao tiếp với nhau không chỉ còn đơn giản theo hình thức gặp mặt trực tiếp mà hiện nay giao tiếp qua điện thoại đang dần trở nên phổ biến và đang dần là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất . Có thể nói giao tiếp qua điện thoại là một phần của cuộc sống hiện nay, nhưng ít ai biết rằng giao tiếp qua điện thoại cũng cần đến sự khéo léo, ứng xử thông minh, truyền thông hiệu quả giữa người nghe và người gọi. qua điện thoại cũng là một phần của văn hóa giao tiếp hàng ngày.
Giao tiếp qua điện thoại là một kỹ năng cần thiết và quan trọng của mỗi cá nhân, đặc biệt là trong giao tiếp với khách hàng qua điện thoại trong kinh doanh. Nhiều người nghĩ rằng việc giao tiếp qua điện thoại dễ dàng hơn rất nhiều so với việc trực tiếp đối diện nhau. Nhưng trên thực tế việc giao tiếp trên điện thoại là cả một nghệ thuật, nó không phải quá dễ để ai cũng biết cách thực hiện một cách hiệu quả nhất là trong lĩnh vực kinh doanh.
Thông thường qua điện thoại sẽ có hai trường hợp đó là trường hợp nghe điện thoại đến và gọi điện thoại đi. Tôi sẽ nói riêng từng trường hợp một.

Kỹ năng nghe điện thoại đến
Cho dù trong trường hợp nào kinh doanh hay trong cuộc sống hàng ngày khi bạn phải nghe máy từ người khác thì bạn cần phải biết giao tiếp một cách khéo léo nếu không bạn sẽ gây ấn tượng xấu với họ bởi cách tiếp chuyện không ý nhị và chuyên nghiệp.
1. Nhấc máy sau hồi chuông thứ 3:
Nếu bạn ở gần điện thoại thì tốt nhất đừng để chuông reo quá 3 hồi, bạn biết đấy chẳng ai thấy dễ chịu gì khi phải chờ lâu mới có người nghe máy. Không để chuông reo quá 3 hồi vừa thể hiện bạn chú trọng vào công việc, tôn trọng người gọi và chừng ấy cũng đủ thời gian để bạn chỉnh lại tư thế, tinh thần sẵn sàng cho cuộc trò chuyện.
2. Đừng để người gọi độc thoại:
Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ biết im lặng lắng nghe, hãy đáp lại họ bằng những câu như: “Vâng, tôi hiểu, tôi đang nghe bạn (anh, chị) nói…”. Những câu trả lời dù ngắn nhưng điều đó thể hiện cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu họ muốn nói gì.
Nghệ thuật nghe ở đây không phải là việc bạn cứ im lặng để lắng nghe, họ không thể nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn đâu mà họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc trò chuyện.
3. Thể hiện sự nhiệt tình:
Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó.
Việc bạn tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện thoại sẽ giúp người gọi thoải mái và dễ dàng giao tiếp với bạn hơn.

4. Sử dụng nụ cười:
Một nụ cười thân thiện sẽ đem lại không khí vui vẻ, gần gũi trong giao tiếp. Thậm chí bạn nghĩ rằng đây chỉ là một cuộc trò chuyện gián tiếp qua điện thoại, thì không cần thiết thể hiện nụ cười vì họ không nhìn thấy được, bạn đã lầm. Họ có thể cảm nhận được vẻ mặt tươi cười từ bạn qua giọng điệu. Có những chuyên gia lão luyện trong việc giao tiếp với khách hàng qua điện thoại đã khuyên rằng, nên đặt một chiếc gương trên bàn làm việc của bạn để nhắc nhở bạn lúc bạn quên cười khi giao tiếp với khách hàng. Đừng nghĩ rằng chỉ khi nói chuyện trực tiếp đối phương mới biết tâm trạng của bạn như thế nào mà ngay cả khi họ chỉ cần nghe thôi họ cũng có thể đoán ra điều ấy.
5. Tránh làm việc riêng khi nghe điện thoại:
Một số bạn thường có thói quen nhai kẹo, hút thuốc, ăn uống hay thậm chí là nói chuyện với người bên cạnh khi đang nghe điện thoại. Điều đó thực sự không tốt chút nào, đừng nghĩ là đối phương sẽ không phát hiện ra, ngay lập tức họ có thể cảm nhận được và chắc chắn họ sẽ cảm thấy bị thiếu tôn trọng. Do đó khi giao tiếp qua điện thoại bạn cần thể hiện sự tập trung của mình, tránh làm việc riêng mà hãy chờ khi bạn chắc chắn là đã gác máy hoàn toàn.

6. Tránh bị cảm xúc chi phối:
Luôn duy trì sự điềm tĩnh ngay cả trong những lúc bạn căng thẳng nhất. Đặc biệt trong kinh doanh, nếu khách hàng có phàn nàn và tức giận thì hãy để cho họ bộc lộ điều đó. Khéo léo thể hiện sự quan tâm và đừng làm tăng thêm sự tức giận của họ.
7. Tóm tắt nội dung sau cuộc trò chuyện:
Đó sẽ là cách mà bạn phải làm nếu bạn có quá nhiều thứ cần ghi nhớ, giả dụ công việc của bạn một ngày nghe hàng chục thậm chí hàng trăm cuộc điện thoại, nếu không tóm tắt lại thì việc nhầm lẫn đối với bạn hẳn là điều thường xuyên.
8. Hãy nói tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi:
Sau một cuộc gọi nào đó, dù là căng thẳng hay vui vẻ thì đừng bao giờ quên nói lời tạm biệt. Đừng bao giờ để người khác chúc bạn một ngày làm việc vui vẻ mà đáp lại là tiếng tút tút vô tình của bạn.
Kỹ năng gọi điện thoại đi
Để bắt đầu một cuộc nói chuyện hiệu quả trước tiên ta nên chọn thời điểm thích hợp, đó là thời điểm mà đối tượng không bận bịu, tâm trạng dễ chịu.
Hãy chuẩn bị kỹ thông tin trước khi gọi điện. Nên nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng, tránh nói quá to hoặc quá nhỏ. Và cố gắng thể hiện một giọng nói truyền cảm, lời nói ngắn gọn, súc tích truyền đạt đủ nội dung cần nói.
Ngoài ra cũng giống như khi bạn là người nghe điện thoại, hãy biết tạm biệt đúng cách và nhớ gửi lời cảm ơn tới người ta đã bỏ thời gian tiếp chuyện với bạn.

Dưới đây là những điều cần lưu ý trong giao tiếp qua điện thoại.
– Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất.
– Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng thắn.
– Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, …
– Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy không được tôn trọng.
– Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác.
– Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.
– Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.
– Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói.
– Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích!
Nên và không nên gọi vào những thời điểm sau:
– Không nên gọi vào giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa.
– Không nên gọi vào giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về.
– Không nên gọi điện thoại vào giờ có phim hay, có đá bóng hay.
– Buổi sáng nên gọi điện từ 9h00 đến 10h30
– Buổi trưa chiều từ 15h00 đến 16h30

Trên đây là những nguyên tắc vàng giao tiếp qua điện thoại, và những bí quyết cơ bản để việc giao tiếp qua điện thoại hiệu quả.Giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Trong kinh doanh đó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cuộc thương lượng giữa các bên với nhau. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị tốt cho tất cả những cuộc gọi của bạn và nhớ hãy luôn niềm nở cả khi gọi và nhận cuộc gọi nhé, bởi thái độ tích cực sẽ giúp cho cuộc trò chuyện, trao đổi qua điện thoại được suôn sẻ, mang lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên