Lập kế hoạch năm cho vật tư trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch vật tư là việc xác định chính xác khối lượng nhu cầu vật tư, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm. Việc lập kế hoạch năm cho vật tư chính xác, đúng khối lượng, đúng thời điểm yêu cầu là cơ sở ...
Lập kế hoạch vật tư là việc xác định chính xác khối lượng nhu cầu vật tư, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm.
Việc lập kế hoạch năm cho vật tư chính xác, đúng khối lượng, đúng thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật tư ở mức thấp nhất, giảm thiểu tồn đọng vốn... Điều này đòi hỏi công việc lập kế hoạch năm cho vật tư phẩi hết sức chặt chẽ, chính xác cho từng loại vật tư.
Vai trò của việc lập kế hoạch vật tư:
- Giúp doanh nghiệp ứng phó với sự thay đổi của môi trường: Môi trường ở đây có nghĩa là cả môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Môi trường của một doanh nghiệp trong một năm có thể có nhiều thay đổi. Trước khi lập kế hoạch nói chung và kế hoạch vật tư nói riêng, doanh nghiệp phải nghiên cứu và dự báo môi trường. Công việc này giúp doanh nghiệp có thể dự đoán trước những biến động của môi trường, từ đó doanh nghiệp sẽ lập ra một kế hoạch phù hợp.
- Giảm thiểu thời gian, và lượng dự trữ nguyên vật liệu: Kế hoạch vật tư xác định chính xác số lượng vật tư cần mua, cần sử dụng của doanh nghiệp ở từng thời điểm. Do đó, doanh nghiệp sẽ biết được chính xác lượng mà doanh nghiệp cần dùng, từ đó, tránh được việc tồn đọng quá nhiều vật tư trong kho, giảm được chi phí lưu kho và giảm được chi phí vốn lưu động trong doanh nghiệp.
- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng vật tư: Các chi tiết vật tư dù là rất nhỏ, được sử dụng với số lượng ít nhưng khi lập kế hoạch vật tư, người lập kế hoạch phải tính đến cả những chi tiết đó để khi công việc sản xuất cần đến là doanh nghiệp sẵn sàng cung ứng, tránh phải chờ đợi, làm gián đoạn cả quy trình sản xuất chỉ vì những chi tiết rất nhỏ, hoặc để tránh thiếu vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm từ đó làm giảm hiệu quả của việc sản xuất kinh doanh.
Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt mục tiêu đó
Quy trình lập kế hoạch vật tư cũng là một quy trình xác định các mục tiêu cho vật tư và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu. Có thể nói tóm tắt quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư trong các bước sau đây:
Bước 1: Nghiên cứu và dự báo
Bước 2: Xác định các mục tiêu
Bước 3: Lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu
Nghiên cứu và dự báo:
Nghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kế hoạch nào trong doanh nghiệp. Để lập được kế hoạch, chúng ta phải hiểu biết về thị trường, về môi trường mà doanh nghiệp chúng ta đang hoạt động, về các điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp.
Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cũng phải tiến hành nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài, môi trường bên trong doanh nghiệp...
- Nghiên cứu và dự báo môi trường bên ngoài: Việc lập kế hoạch năm cho vật tư có liên quan chặt chẽ tới kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm đó của doanh nghiệp, do đó, trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần nghiên cứu về thị trường vật tư, dự báo mức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường, dự báo số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng... để từ đó có thể dự báo được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch.
- Nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong: Là việc nghiên cứu và dự báo về các năng lực của doanh nghiệp, doanh nghiệp có khả năng sản xuất ra bao nhiêu sản phẩm... để từ đó xác định được chính xác lượng vật tư mà doanh nghiệp cần dùng. Doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu và dự báo về những vấn đề có thể xảy ra đối với vật tư trong doanh nghiệp như vật tư bị hư hại do bốc xếp, vận chuyển...
Thiết lập các mục tiêu
Mục tiêu của bất cứ loại kế hoạch nào cũng cần phải được lượng hoá. Đối với kế hoạch năm cho vật tư, mục tiêu của việc lập kế hoạch là việc xác định được chính xác số lượng của từng loại vật tư. Bao gồm:
- Nhu cầu vật tư cần dùng cho sản xuất.
- Nhu cầu vật tư cần dự trữ vào cuối kì kế hoạch.
- Nhu cầu mua sắm vật tư trong kì kế hoạch.
Lựa chọn các phương thức, công cụ để đạt được mục tiêu
- Lựa chọn nhà cung cấp vật tư để có được vật tư: Theo quy luật của thị trường, có cầu về vật tư thì sẽ có cung về vật tư. Trên thị trường, có rất nhiều nhà cung ứng vật tư cho 1 doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải chọn lựa cho mình một hay nhiều nhà cung ứng vật tư tốt nhất.
- Nếu chọn một nhà cung ứng vật tư, doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi như giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng có mối quan hệ ổn định lâu dài, tin tưởng lẫn nhau... do đó thuận tiện cho việc quản lý, và dễ dàng giải quyết khi có mâu thuẫn xảy ra. Tuy nhiên doanh nghiệp nếu chọn một nhà cung ứng vật tư sẽ gặp rủi ro cao.
- Nếu doanh nghiệp chọn nhiều nhà cung ứng: do các nhà cung ứng vật tư có sự cạnh tranh với nhau nên dễ dàng được giảm giá, việc cung ứng đảm bảo an toàn cao... Tuy nhiên việc chọn nhiều nhà cung ứng sẽ rất dễ xảy ra mâu thuẫn giữa các nhà cung ứng...
Do đó, doanh nghiệp nên chọn số lượng nhà cung ứng vật tư ở một mức độ nhất định, nên chọn người cung ứng ở gần doanh nghiệp, là những nhà cung ứng tin cậy...
- Lựa chọn các nguồn lực để đạt được mục tiêu:
Khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải lựa chọn các công cụ để đạt được mục tiêu. Các công cụ đó bao gồm các mô hình lý thuyết, các công cụ tài chính, nguồn nhân lực, vật lực...
- Tài chính: Đây là một công cụ quan trọng. Công việc mua sắm vật tư không thể thiếu nguồn lực tài chính. Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp phải tính đến giá cả của vật tư, sau đó xem xét đến các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp để có thể xác định lượng tiền chi cho vật tư của doanh nghiệp trong năm một cách hợp lý.
- Nguồn nhân lực: Các cán bộ làm công tác mua sắm vật tư là công cụ quan trọng để đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng kế hoạch vật tư. Ngoài ra, nguồn nhân lực còn có các cán bộ quản lý kho, cán bộ làm công tác lập kế hoạch chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp.
- Các kho bãi: Để phục vụ công tác bảo quản và dự trữ vật tư thì hệ thống kho bãi của doanh nghiệp phải thật chắc chắn, đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình bảo quản.
- Phương tiện vận chuyển: Doanh nghiệp lựa chọn những phương tiện vận chuyển hợp lý sao cho đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình vận chuyển, đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển vật tư.
Khi lập kế hoạch vật tư, ngoài các công cụ như tiềm lực của doanh nghiệp còn có các mô hình lý thuyết để doanh nghiệp có thể dựa vào đó để lập kế hoạch năm cho doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng hơn.
Có rất nhiều mô hình có thể phục vụ công tác lập kế hoạch năm cho vật tư như. Trong phần này, ta xem xét 2 mô hình phổ biến, hay được sử dụng trong giai đoạn hiện nay:
- Mô hình quản trị hàng dự trữ
- Mô hình JIT (Just in time)....
Mô hình quản trị hàng dự trữ(7) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Khoa học quản lý tập II- Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà nội-2002, Trang 318-319.7):
Mô hình này đưa ra giả thiểt rằng nhu cầu vật tư biết trước và không đổi, các chi phí liên quan đến vật tư chỉ có chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng, và sự thiếu hụt vật tư hoàn toàn không xảy ra nếu như các đơn đặt hàng được thực hiện đúng.
Với những giả thiết trên, lượng dự trữ vật tư tối ưu được tính theo công thức sau:
Trong đó: Q là lượng dự trữ vật tư i tối ưu
D là nhu cầu hàng năm về lượng dự trữ vật tư i.
S là chi phí đặt hàng vật tư i tính trên 1 đơn hàng.
H là chi phí dự trữ trung bình trên 1 đơn vị dự trữ trong năm.
Ưu điểm của mô hình này là cách tính đơn giản, dễ thực hiện. Tuy nhiên các giả thiết mà mô hình này đưa ra trên thực tế là không phù hợp với các doanh nghiệp. Trên thực tế, chi phí cho vật tư không chỉ có chi phí lưu kho và chi phí cho đơn đặt hàng mà còn nhiều chi phí khác như chi phí vận chuyển....
Mô hình JIT (Just in time)(8) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học kinh tế quốc dân, Nhà Xuất bản Lao động - Xã hội, Hà nội, 2004, từ trang 299 đến trang 302.8):
Mô hình này còn được gọi là mô hình dự trữ đúng thời điểm.
Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng vật tư tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất được hoạt động bình thường.
Lượng dự trữ được xác định theo công thức sau:
| Lượng dự trữ trung bình | = |
| Lượng dự trữ tối đa + Lượng dự trữ tối thiểu | |
| 2 |
Hay: 
Khi áp dụng mô hình JIT, doanh nghiệp phải có các yếu tố đầu vào là các nguyên nhân gây ra sự chậm trễ về vật tư như vật tư không đảm bảo yêu cầu, hệ thống cung ứng chưa đảm bảo gây ra mất mát, hư hỏng vật tư...
Để giảm lượng dự trữ vật tư, mô hình này đưa ra một số giải pháp như:
- Giảm bớt lượng dự trữ ban đầu bằng cách giảm sự thay đổi trong nguồn cung ứng về chất lượng, số lượng...
- Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất.
- Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng.
Ưu điểm của Mô hình JIT là xác định được khá chính xác số lượng từng loại vật tư để đảm bảo vật tư được đưa đúng đến nơi có nhu cầu thực sự đúng lúc, kịp thời, không đưa đến nơi chưa có nhu cầu, sao cho hoạt động của bất kì nơi nào cũng được liên tục. Hạn chế của mô hình này là không tính đến các chi phí liên quan đến vật tư như chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho...
