KPI là gì, cách xây dựng chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI

KPI là gì, viết tắt của cụm từ nào và cách tính, xây dựng chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI đầy đủ, chính xác nhất. Nhờ xây dựng được bộ KPI tốt, các doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên tốt hơn, cũng như tạo động lực cho mỗi người, mỗi phòng ban hoàn thành và vượt mức chỉ tiêu để nhận thưởng thông qua quy chế rõ ràng của KPI.

KPI là gì?

KPI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Key Performance Indicator”, là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, trở thành công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc thông qua số liệu tỉ mỉ, chỉ tiêu định lượng, từ đó phản ánh  hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc bộ phận nào đó.

Mỗi công việc, mỗi vị trí, phòng ban sẽ có tiêu chí xây dựng KPI riêng nhằm đánh giá tốt nhất hiệu quả công việc. Nhờ cách tính KPI mà người quản lý có thể biết cấp dưới nỗ lực thế nào, có hoàn thành công việc không hay chảnh mảng, lười nhác. Trong khi đó, KPI cũng là mục tiêu để mỗi nhân viên nhìn vào phấn đấu, hoàn thành tốt các chỉ tiêu được giao và cả phần thưởng nữa.

KPI là công cụ hiện đại được nhiều nhà quản lý áp dụng vì giúp triển khai chiến lược thành các mục tiêu, hành động cụ thể cho từng bộ phận, lĩnh vực hay cá nhân. KPI giúp quản lý hệ thống công việc, đó cũng là mục tiêu cần đạt được. Dựa vào KPI mà công ty sẽ có chế độ lương thưởng, xử phạt hợp lý.

Mục đích của việc sử dụng KPI là để đánh giá quá trình thực hiện công việc, nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí, chức danh, góp phần giúp việc đánh giá công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và đạt hiệu quả cao.

Phân loại KPIs thành 2 loại chính

-KPI chiến lược: Là mục tiêu tổng quát mang tính sống còn của công ty, bộ phận mà tất cả thành viên trong đó phải cùng nhau nỗ lực đạt được, ví dụ như mỗi năm mang về bao nhiêu tỷ, ký được bao nhiêu hợp đồng và giảm thiểu tỷ lệ fail ra sao.

-KPI mục tiêu mang tính chiến thuật: là đầu mục những hoạt động nhỏ để công ty đạt được mục tiêu chiến lược.

Mục tiêu khi xây đựng KPIs:

Tiêu chí xây dựng KPIs là các chỉ số, đầu mục cần cụ thể chi tiết (Specific), có thể đo lường được (Measurable), có thể đạt được chứ không viễn vông (Achiveable), có tính thực tế cao (Realistics) và có thời hạn cụ thể (Timbound). Tiêu chí này gọi là tiêu chí SMART trong xây dựng KPI.

Quy trình xây dựng KPIs cho từng bộ phận, cá nhân

Bước 1: Xác định bộ phận hoặc người sẽ chịu trách nhiệm xây dựng KPI. Thường thì từng bộ phận, phòng ban sẽ tự lập ra KPI riêng cho phòng mình, dựa trên mục tiêu chung của công ty. KPI phải chỉ rõ công việc, mục tiêu cho từng cá nhân và toàn bộ chung phòng ban. Người xây dựng KPI thường là trưởng bộ phận, người nắm rõ tổng quát các nhiệm vụ, đầu việc.

Bước 2: Xác định chức năng, nhiệm vụ cho từng vị trí công việc phải thực hiện. Các mục tiêu cần phải cụ thể, rõ ràng và có thể thực hiện được.

Bước 3: Xác định các chỉ số KPI và mức độ điểm số cho các kết quả đạt được, từ đó đưa ra mức lương thưởng phù hợp với từng thang điểm mà mỗi cá nhân đạt được.

Ví dụ với KPI cho vị trí Biên tập viên của Yeutrithuc.com thì mỗi ngày các bạn đó phải đảm bảo viết 5 bài/người chẳng hạn. Nếu view bài nào đạt 50.000 thì sẽ thưởng nóng 200 nghìn, chưa kể nhuận bút, còn có tiền thưởng cho người nào có bài viết đạt like, share nhiều nhất.

Việc hiểu khái niệm KPI là gì rất quan trọng vì hiện tại, phần lớn các công ty đều có xu hướng xây dựng KPI riêng và dần hoàn thiện nó. Điều này sẽ giúp tăng hiệu quả công việc và đo lường năng lực, hiệu suất của từng cá nhân, phần thưởng tốt nhất, tạo ra tính công bằng.