Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

Tài khoản kế toán sử dụng.

Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp 1, cấp 2 về vật liệu. Đây là phương pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh với giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu, để tiến hành hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản : tài khoản 152 "NVL" tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.

Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên liệu vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm:

Tài khoản 1521 Nguyên vật liệu chính

Tài khoản 1522 Nguyên vật liệu phụ

Tài khoản 1523 Nhiên liệu

Tài khoản 1524 Phụ tùng thay thế

Tài khoản 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản

Tài khoản 1528 Vât liệu khác

Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4… tới từng nhóm, thứ … vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp.

* Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" tài khoản 153 sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế.

Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" có 3 tài khoản cấp 2

Tài khoản 1531 Công cụ dụng cụ

Tài khoản 1532 Bao bì luân chuyển

Tài khoản 1533 Đồ dùng cho thuê

* Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường" tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho.

* Tài khoản 331 "Phải trả người bán" được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với những người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác như: TK 111 (1), TK (112 (1), TK 141, TK 128, TK 222, TK 411, TK 627, TK 641 và TK 642.

Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

Vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau: Tăng do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, tăng do nhận vốn góp của các đơn vị cá nhân khác… Trong mọi trường, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho lập các chứng từ theo đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ nhập, hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra và đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết.

Dưới đây là các phương pháp kế toán nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:

Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Bút toán 1 : Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Nợ TK 133 ( 1331) Thuế VAT được khấu trừ

Có TK 331 "Phải trả cho người bán"

Có TK 111, 112, 311, 141...

- Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hay hàng mua trả lại (nếu có) Kế toán ghi:

Nợ TK 331,111,112 : Số tiền được người bán trả lại

Nợ TK 1388 : Số được người bán chấp nhận

Có TK 152, 153

Có TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ

- Khi trả tiền cho người bán nếu số chiết khấu thanh toán mua hàng thực tế được hưởng:

Bút toán 1

Nợ TK 111, 112, 311, 141....

Có TK 515

Bút toán 2: Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn

- Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ"hàng chưa có hoá đơn". Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính:

Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 133(1331)

Có TK 111,112,141,331,…

- Khi hoá đơn về: Giá tạm tính < Giá thực tế, ghi bổ sung.

Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 133(1331)

Có TK 331

Có TK 111, 112, 311, 141...

- Ghi đảo ngược bút toán để xóa bút toán theo giá tạm tính:

Nợ TK 111,112, 331…

Có TK 152

Có TK 153

- Hoặc ghi bút toán đỏ để xóa bút toán theo giá tạm tính sau ghi đen bình thường theo giá thực tế (Giá tạm tính > Giá thực tế) Ghi đỏ phần chênh lệch.

Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 133(1331)

Có TK 111,112,141,331…

- Ghi đảo ngược bút toán chênh lệch:

Nợ TK 111,112,331

Có TK 152

Có TK 153

Bút toán 3: Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về.

- Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "Hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho;

Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 133(1331)

Có TK 111,112,331…

- Nếu đến cuối kỳ kế toán nguyên vật liệu vẫn chưa về nhưng thuộc quyền sở hữu của đơn vị, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi:

Nợ TK 151

Nợ TK 133 (1331)

Có TK 111,112,141,331…

- Sang tháng sau khi hàng về nhập kho căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho:

Nợ TK 152

Nợ TK 621,627

Có TK 151

Bút toán 4 Trường hợp NVL mua về kém phẩm chất sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng:

- Số hàng này có thể được giảm giá hoặc xuất kho trả lại cho người bán. Khi giao trả hoặc được giảm giá, kế toán ghi:

Nợ TK 111,112,331

Có TK 152,153

Có TK 133(1331)

Bút toán 5: Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn.

- Mọi trường hợp phát hiện thiếu NVL hay hư hỏng trong khi bảo quản phải truy tìm nguyên nhân. Tuỳ theo từng nguyên nhân cụ thể hoặc quy định của cấp có thẩm quyền thì kế toán ghi sổ. Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán:

Nợ TK 152,153

Nợ TK 1381

Nợ TK 133 (1331)

Có TK 331

- Khi xử lý số VL thiếu:

+ Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu.

Nợ TK 152,153

Có TK 1381

+ Nếu người bán không còn hàng.

Nợ TK 331

Có TK 1381

Có TK 133(1331)

+ Nếu cá nhân làm mất cấp có thẩm quyền quy định phải bồi thường kế toán ghi:

Nợ TK 1388,334

Có TK 133(1331)

Có TK 1381

+ Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 632

Có TK 1381

Ngoài cách ghi trên trong trường hợp thiếu, giá trị chờ xử lý ghi ở TK 1381 có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuếVAT)

Bút toán 6: Trường hợp thừa so với hoá đơn.

Về nguyên tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán giá trị hàng thừa được phản ánh ở TK 3381, có thể ghi theo tổng giá thanh toán hay giá mua không thuế VAT đầu vào. Khi xử lý kế toán sẽ dựa vào từng cách ghi tương ứng để phản ảnh vào sổ sách. Chẳng hạn nếu giá trị thừa được ghi theo giá mua không thuế:

- Nếu nhập toàn bộ và trả tiền cho người bán.

Nợ TK 152,153

Nợ TK 133 (1331)

Có TK 331

Có TK 3381

- Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:

+ Nếu trả lại cho người bán thì ghi.

Nợ TK 3381

Có TK 152,153 (chi tiết)

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa.

Nợ TK 3381

Nợ TK 1331

Có TK 331

+ Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập.

Nợ TK 3381

Có TK 711

- Nếu nhập theo số hoá đơn ghi nhận số nhập như trường hợp (a) ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi nợ TK 002

Khi xử lý số thừa, ghi có TK 002, đồng thời căn cứ vào cách xử lý để hạch toán như sau:

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa

Nợ TK 152,153

Nợ TK 133 (1331)

Có TK 331

+ Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập.

Nợ TK 152,153

Có TK 711

Bút toán 7: Trường hợp NVL tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 152, 153 (chi tiết)

Có TK 154

Bút toán 8: Các trường hợp tăng VL khác

Ngoài nguồn VL mua ngoài và tự chế nhập kho, VL của DN còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như nhân viện trợ, cấp phát , góp vốn liên doanh, đánh giá tăng.

Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá NVL đều được ghi nợ Tài khoản 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích hợp.

Nợ TK 152,153 (chi tiết)

Có TK 411, 412

Có TK 336, 3381

Có TK 222, 241, 128

Có TK 621, 627, 641, 642

• Đặc điểm hạch toán NVL tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp.

+ Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế NVL nên khi mua ngoài kế toán ghi váo TK 152 theo tổng giá thanh toán.

Nợ TK 152,153 (chi tiết)

Có TK 111, 112, 331…

- Số giảm giá hàng mua được hưởng hay giá trị hàng mua trả lại.

Nợ TK 111, 112,1388, 331

Có TK 152 ,153 (chi tiết)

Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính:

NợTK 331, 111, 112, 1388 ….

Có Tk 515

Các trường hợp còn lại hạch toán tương tự

1.4.2.Tình hình biến động giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất, sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất vốn gốp liên doanh… Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên có TK 152

Bút toán 1: Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh

Nợ TK 621, 627, 641, 642

Nợ TK 241

Có TK 152, 153

Bút toán 2: Xuất vốn góp liên doanh

Căn cứ vào giá gốc NVL xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ảnh vào bên nợ của TK 421 (nếu giá vốn > giá tri vốn góp), vào bên có TK 421 (Giá vốn < Giá trị vốn góp)

Nợ TK 222,128, 421

Có TK 152, 153

Bút toán 3 : Xuất thuê ngoài gia công chế biến.

Nợ TK 154

Có TK 152,153

Bút toán 4 : Giảm cho vay tạm thời.

Nợ TK 1388,1368

Có TK 152 (chi tiết)

Bút toán 5: Giảm do các nguyên nhân khác

Nợ TK 632, 642

Nợ TK 1381,1388,334

Có TK 152, 153

Phương pháp kế toán tổng hợp xuất công cụ, dụng cụ:

Công cụ, dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và một số nhu cầu khác. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ kế toán tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng, rồi tính ra giá thực tế xuất dùng phương án vào các tài khoản liên quan. Tuy nhiên, do đặc điểm , tình chất cũng như giá trị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và tính hiệu quả của công tác kế toán mà việc tính toán phân bổ giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tượng sử dụng có thể được thực hiện một lần hoặc nhiều lần.

a. Phương pháp phân bổ 1 lần (phân bổ ngay 100% giá trị).

Nội dung khi xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ để tính ra giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng rồi tính (phân bổ) ngay 1 lần (toàn bộ giá trị) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Căn cứ vào giá trị thực tế xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 627 (6273) Chi phí sản xuất chung (Chi phí dụng cụ sản xuất)

Nợ TK 641 (6413) Chi phí bán hàng (Chi phí dụng cụ đồ dùng)

Nợ TK 642 (6423) Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí đồ dùng văn phòng)

Có TK 153 công cụ dụng cụ

(TK 1531, TK 1532, TK 1533)

Phương pháp phân bổ 1 lần được áp dụng thích hợp đối với những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng qúa ngắn.

b. Phương pháp phân bổ 2 lần:

- Khi xuất công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi:

Nợ TK 142( 242)

Có TK 153 : ( 100% giá trị CCDC xuất dùng)

Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu( bằng 50 % giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng ) vào chi phí quản lý, ghi :

Nợ TK 627, 641, 642

Có TK 142 :( Giá trị phân bổ lần đầu)

Khi báo hỏng, báo mất hoặc hết thời hạn sử dụng theo quy định, kế toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chi phí quản lý theo công thức:

Kế toán ghi:

Nợ TK 152 : Giá trị phế liệu thu hồi( nếucó)

Nợ TK 138 : Số tiền bồi thường vật chất phải thu

Nợ TK 627, 641, 642 : Giá trị phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh

Có TK 142(242): Giá trị phân bổ lần cuối

c.Phương pháp phân bổ nhiều lần:

Trong trường hợp xuất dùng công cụ, dụng cụ có giá trị lớn , dùng cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh . Khi xuất dùng kế toán ghi:

Nợ TK 142/(242)

Có TK 153 : ( Giá trị công cụ, dụng cụ xuất kho 100%)

Số lần phân bổ được xác định căn cứ vào giá trị xuất dùng và thời gian sử dụngcủa số công cụ xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 627, 641, 642

Có TK 142( 242) : ( Giá trị phân bổ mỗi lần)

Giá trị phân bổ mỗi lần được tính theo công thức sau:

Khi báo hỏng hoặc báo mất số công cụ , dụng cụ trên kế toán phân bổ nốt giá trị còn lại sau khi trừ đi giá trị phế liệu thu hồi và giá trị đòi bồi thường (nếu có ):

Nợ TK 153 : Giá trị phế liệu thu hồi

Nợ TK 138 (1388) : Giá trị đòi bồi thường

Nợ TK 627, 641, 642 : Giá trị phân bổ nốt

Có TK 142( 242 ): Giá trị còn lại cần phân bổ

Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL , CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên( Thuế GTGT khấu trừ)

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ( T

huế GTGT khấu trừ)