Hướng dẫn trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng

Để trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng trước tiên chúng ta cần phải tuân thủ đúng các quy định chung của Bộ Nội Vụ. Đó chính là những quy định về phạm vi và đối tượng áp dụng; thể thức văn bản; kỹ thuật trình bày văn bản; phông chữ trình bày văn bản; khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày. Vậy nên ngoài cách trình bày văn bản đẹp trong Word, các bạn cũng cần phải biết và nắm rõ các quy định chuẩn mà Bộ Nội Vụ đã ban hành.

Văn bản hành chính chuẩn được áp dụng đối với tất cả các tổ chức xã hội, cơ quan Nhà nước, cá nhân,…

Trước hết, bạn đọc cần tìm hiểu một số khái niệm liên quan đến việc trình bày một văn bản hành chính chuẩn:

- Thể thức văn bản hành chính chuẩn: Là tập hợp nhiều thành phần cấu thành lên văn bản hành chính, gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

- Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chuẩn: Là những quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, cách định lề trang văn bản, các thành phần thể thức, cỡ chữ chuẩn văn bản, font chữ, kiểu chữ và nhiều cách trình bày khác nhau phụ thuộc vào việc người dùng đang trình bày thể loại văn bản nào. Trong đó cỡ chữ chuẩn văn bản hành chính là yếu tố quan trọng nhất mà người dùng cần nắm rõ.

- Phông chữ trình bày văn bản hành chính chuẩn: phông chữ được sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ Tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nếu máy tính chưa cài đặt font chữ, bạn hãy tải và cài đặt font chữ trên máy tính để có được bộ font trình bày văn bản hành chính chuẩn nhất nhé. Hiện nay đa số máy tính ở Việt Nam đều cài font Unicode như một quy chuẩn trình bày văn bản hành chính chung.

- Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

- Kiểu trình bày văn bản hành chính:

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

- Định lề trang văn bản (khổ A4):

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

- Vị trí trình bày thể thức văn bản:

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

Chú thích các thành phần trong sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản:

*Đối với một văn bản Quản lý hành chính thông dụng, bạn đọc có thể tham khảo chi tiết những quy chuẩn văn bản hành chính trong ảnh dưới đây:

Như vậy về cơ bản, bạn đọc đã có thể nắm được kỹ thuật  trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng. Việc nắm được kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính chuẩn là việc cần phải thực hiện thường xuyên và liên tục để tạo thói quen ghi nhớ các quy định, bởi nhìn chung việc phải ghi nhớ các quy định với nhiều người khá khó khăn.

Liên quan đến Word, hiện sử dụng Word 2007, 2010 và 2013 sẽ mang đến những trải nghiệm soạn thảo văn bản hành chính chuẩn xác nhất. Trong các bản Word 2010 chẳng hạn, người dùng có thể dễ dàng căn chỉnh lề trong Word, hay như việc tạo đường viền trong Word, tạo mục trong Word vô cùng thuận tiện.

Ngoài ra để tối ưu trải nghiệm trình bày văn bản hành chính, người dùng cũng nên đọc và tìm hiểu thêm phím tắt Word để tăng khả năng sử dụng nhanh các chức năng, đặc biệt phím tắt trong Word khá dễ nhớ và có thể giúp thực hiện lệnh trong Word một cách dễ dàng nhất.

Chúc các bạn thành công!

http://thuthuat.taimienphi.vn/huong-dan-trinh-bay-van-ban-chuan-soan-thao-van-ban-hanh-chinh-dung-9222n.aspx
Bài viết có tham khảo thông tư của Bộ Nội Vụ ban hành