Hướng dẫn sử dụng Google Calendar từ A đến Z dễ dàng và hiệu quả

Hướng dẫn cách chia sẻ Google Calendar với nhiều người

Chúng ta đều có cuộc sống bận rộn, và theo dõi các cuộc hẹn và các sự kiện chính là chìa khóa để duy trì sự tỉnh táo của bạn. Rất nhiều người sử dụng Google Calendar để quản lý lịch trình của họ, có nghĩa là nó rất hữu ích để chia sẽ lịch trình của bạn với người khác, chẳng hạn như đồng nghiệp hoặc các thành viên trong gia đình.

Có lẽ bạn đang phụ trách công việc phân bổ kế hoạch làm việc của nhóm nhân viên, vì vậy bạn cần phải lên lịch và chia sẻ với tất cả nhóm nhân viên bạn quản lý. Hoặc nếu bạn muốn tất cả các thành viên trong gia đình của mình đều chia sẻ lịch trình hoạt động trong tuần của họ, để bạn dễ dàng biết được mọi người đang làm gì. Google Calendar cho phép bạn tạo nhiều lịch trình để bạn chia sẻ với nhiều người và từng mục đích khác nhau (như công việc, lịch hẹn, …)
Bạn có thể có thể tạo ra một lịch mới, đặc biệt để chia sẻ với một nhóm người cụ thể, hoặc bạn có thể chia sẻ một lịch hiện có sẵn. Chúng tôi sẽ bắt đầu với việc tạo ra một lịch mới để chia sẻ và sau đó cho bạn thấy làm thế nào để chia sẻ một lịch hiện sẵn có.

Để tạo ra một lịch mới, mở trang Google Calendar trong trình duyệt và đăng nhập vào tài khoản Google bạn muốn chia sẻ. Trong khung bên trái, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh My calendars và chọn “Create new calendar” (Tạo lịch mới) từ trình đơn thả xuống. (Ngoài ra, nhấp vào mũi tên bên cạnh một lịch hiện có, chọn “Calendar settings” - "Cài đặt lịch", sau đó đi đến tab "Chia sẻ lịch này" - “Share this calendar”.)


Lúc này sẽ xuất hiện Create New Calendar. Nhập tên cho lịch trong khung “Calendar Name” và nhập mô tả cho lịch, nếu bạn muốn, trong khung “Description”. Sử dụng Location để chỉ định một ví trí cụ thể.

Múi giờ cho lịch của bạn sẽ tự động được thiết lập theo giờ hiện tại nơi bạn sinh sống. Nếu không, hoặc muốn thay đổi sang một múi giờ khác, bạn có thể sử dụng phần Calendar Time Zone để thay đổi nhé.


Nếu bạn muốn làm cho lịch sẵn ở chế độ công khai, nhấn chọn “Make this calendar public”. Nếu bạn chọn công khai lịch của mình, bạn cũng có thể chọn để ẩn các chi tiết bằng cách tick vào “Share only my free/busy information (Hide details)”. Điều này sẽ chỉ hiển thị những thông tin trên lịch, và không cung cấp bất cứ thông tìn nào khác nữa. Lịch chúng tôi chia sẻ trong ví dụ là một lịch gia đình, vì vậy chúng tôi không thực hiện công khai.

LƯU Ý: Nếu bạn thực hiện công khai lịch của mình, nó sẽ được đưa vào kết quả tìm kiếm của Google, vì vậy hãy cẩn thận những gì bạn nhập vào một lịch ở chế độ công khai nhé.

Trong mục Share with specific people, nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ lịch cho họ tại khung “Person”. Sau đó, chọn “Permission Settings” để chỉ định những người nào có quyền thao tác trên lịch này. Bạn có thể cho phép họ chỉ nhìn thấy lịch trình rảnh rỗi và bận của bạn mà không có chi tiết về sự kiện (“See only free/busy”), hay xem tất cả các chi tiết về sự kiện (“See all event details”), hoặc thậm chí cho phép họ nhìn thấy và thực hện thay đổi sự kiện (“Make changes to events”). Bạn cũng có thể chỉ định ai đó thực hiện thay đổi việc thêm người vào và xóa khỏi danh sách chia sẻ.

Nếu bạn muốn chỉ định ai đó để thể thực hiện thay đổi và thêm người vào và xóa người khỏi danh sách chia sẻ, chọn “Make changes AND manage sharing” (Thực hiện thay đổi và quản lý chia sẻ). Hãy cẩn thận với tuỳ chọn này nhé, bạn sẽ cấp quyền đầy đủ cho ai đó với lịch trình của bạn (tốt nhất là người bạn tin tưởng).
Nhấp vào "Add Person" để chia sẻ lịch với người đó.


Nếu bạn muốn ngừng chia sẻ lịch với một người nào đó, nhấp vào biểu tượng thùng rác ở cột Remove trong Share with specific people. Lịch sẽ được xóa khỏi tài khoản của họ.


Để kết thúc việc tạo lịch mới bạn sẽ chia sẻ, nhấp vào "Create Calendar". (Nếu bạn đang chỉnh sửa một lịch có sẵn, nhấp vào nút "Save" trong cùng một vị trí.)

Nếu người bạn đang chia sẻ lịch mà chưa thiết lập hoặc sử dụng lịch kết hợp với tài khoản Google của người khác, một hộp thoại hiển thị cho phép bạn gửi cho họ một lời mời.


Trong trường hợp, người đó đã sử dụng ứng dụng Calendar trong tài khoản Google của họ, thì lịch mà bạn chia sẻ sẽ tự động được thêm vào tài khoản của họ. Ngoài ra, người đó cũng sẽ nhận được một thông báo email nói rằng bạn đã chia sẻ một lịch và họ có thể nhập vào liên kết “View Your Calendar” trong email để truy cập nhanh.


Mặc định Google Calendar của bạn và bất kỳ lịch khác bạn tạo sẽ được liệt kê trong phần My Calendars nằm khung bên trái.


Lịch của người khác chia sẻ với bạn, cũng như bất kỳ lịch khác mà bạn được thêm vào, sẽ được liệt kê trong Other Calendars ở khung bên trái.


Ứng dụng Calendar còn hỗ trợ trên cả phiên bản điện thoại di động. Vì vậy bạn hoàn toàn có thể thực hiện các thao tác như chia sẻ, thêm thành viên ngay trên thiết bị của mình. Trên đây là bài viết giới thiệu ứng dụng Google Calendar và những hữu ích do nó mang lại, hi vọng sẽ nó sẽ giúp ích trong công việc cũng như học tập của bạn. Chúng tôi sẽ tiếp tục gửi đến nhiều bài viết bổ ích hơn. Hẹn gặp lại các bạn!

Vforum.vn (Theo HowtoGeek)