Hướng dẫn hạch toán tài khoản 421 - Lợi nhuận chưa phân phối

Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lợi nhuận, lỗ) sau thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp.

 I. Những điều cần chú ý khi hạch toán tài khoản 421:

1. Kết quả từ hoạt động kinh doanh phản ánh trên Tài khoản 421 là lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc lỗ hoạt động kinh doanh. 

2. Việc phân chia lợi nhuận hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải đảm bảo rõ ràng, rành mạch và theo đúng chính sách tài chính hiện hành. 

3. Phải hạch toán chi tiết kết quả hoạt động kinh doanh của từng năm tài chính (Năm trước, năm nay), đồng thời theo dõi chi tiết theo từng nội dung phân chia lợi nhuận của doanh nghiệp (Trích lập các quỹ, bổ sung nguồn vốn kinh doanh, chia cổ tức, lợi nhuận cho các cổ đông, cho các nhà đầu tư). 

4. Khi áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố các sai sót trọng yếu của các năm trước nhưng năm nay mới phát hiện dẫn đến phải điều chỉnh số dư đầu năm phần lợi nhuận chưa phân chia thì kế toán phải điều chỉnh tăng hoặc giảm số dư đầu năm của TK 4211 “Lợi nhuận chưa phân phối năm trước” trên sổ kế toán và điều chỉnh tăng hoặc giảm chỉ tiêu “Lợi nhuận chưa phân phối” trên Bảng Cân đối kế toán theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” và Chuẩn mực kế toán số 17 “Thuế thu nhập doanh nghiệp”.

 II. Kết cấu của tài khoản:

Bên Nợ:

– Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;

– Trích lập các quỹ của doanh nghiệp;

– Chia cổ tức, lợi nhuận cho các cổ đông, cho các nhà đầu tư, các bên tham gia liên doanh;

– Bổ sung nguồn vốn kinh doanh;

– Nộp lợi nhuận lên cấp trên. 

Bên Có:

– Số lợi nhuận thực tế của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ;

– Số lợi nhuận cấp dưới nộp lên, số lỗ của cấp dưới được cấp trên cấp bù;

– Xử lý các khoản lỗ về hoạt động kinh doanh. 

Tài khoản 421 có thể có số dư Nơ hoặc số dư Có.

Số dư bên Nợ:

Số lỗ hoạt động kinh doanh chưa xử lý. 

Số dư bên Có:

Số lợi nhuận chưa phân phối hoặc chưa sử dụng. 

Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối, có 2 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước: Phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ thuộc năm trước.

Tài khoản 4211 còn dùng để phản ánh số điều chỉnh tăng hoặc giảm số dư đầu năm của TK 4211 khi áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố các sai sót trọng yếu của năm trước, năm nay mới phát hiện.

Đầu năm sau, kế toán kết chuyển số dư đầu năm từ TK 4212 “Lợi nhuận chưa phân phối năm nay” sang TK 4211 “Lợi nhuận chưa phân phối năm trước”.

– Tài khoản 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay: Phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ năm nay.

 III. Một số nghiệp vụ kinh tế liên quan:

1. Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển kết quả từ hoạt động kinh doanh:

a) Trường hợp lãi, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

     Có TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối (4212).

b) Trường hợp lỗ, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối (4212)

     Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. 

2. Trong năm tài chính doanh nghiệp quyết định tạm trả cổ tức, lợi nhuận được chia cho nhà đầu tư, các bên góp vốn, cho các cổ đông, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

     Có các TK 111, 112. . . (Số tiền thực trả) 

3. Cuối năm tài chính, kế toán xác định và ghi nhận số cổ tức của cổ phiếu ưu đãi phải trả cho các cổ đông có cổ phiếu ưu đãi, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

     Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).

Khi trả tiền cổ tức cổ phiếu ưu đãi cho các cổ đông, ghi:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)

     Có các TK 111, 112. . . (Số tiền thực trả). 

4. Khi có quyết định hoặc thông báo xác định cổ tức và lợi nhuận vòn phải trả cho các nhà đầu tư, các bên góp vốn, cho các cổ đông, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

     Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388). 

5. Khi chi tiền trả cổ tức và lợi nhuận cho các nhà đầu tư, các bên góp vốn, cho các cổ đông, ghi:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)

     Có các TK 111, 112. . . (Số tiền thực trả). 

6. Trong năm, khi tạm trích quỹ dự phòng tài chính được trích lập từ lợi nhuận hoạt động kinh doanh (Phần lợi nhuận để lại của doanh nghiệp), ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

     Có TK 415 – Quỹ dự phòng tài chính. 

7. Trong nămm khi tạm trích quỹ đầu tư phát triển từ kết quả hoạt động kinh doanh (Phần lợi nhuận để lại của doanh nghiệp), ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

     Có TK 414 – Quỹ đầu tư phát triển. 

8. Trong năm, khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi và các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu, từ kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh (Phần lợi nhuận để lại của doanh nghiệp), ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

     Có TK 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

     Có TK 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu. 

9. Cuối năm, kế toán tính và xác định số tiền các quỹ được trích thêm, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

     Có TK 414 – Quỹ đầu tư phát triển

     Có TK 415 – Quỹ dự phòng tài chính

     Có TK 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

     Có TK 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu. 

10. Bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ lợi nhuận hoạt động kinh doanh (Phần lợi nhuận để lại của doanh nghiệp), ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

     Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh. 

11. Số lợi nhuận phải nộp cho đơn vị cấp trên, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

     Có TK 336 – Phải trả nội bộ. 

12. Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động văn hoá, phúc lợi:

Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ

     Có TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối. 

13. Số lỗ về hoạt động sản xuất, kinh doanh được đơn vị cấp trên cấp bù, ghi:

Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ

     Có TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối. 

14. Phải cấp cho đơn vị cấp dưới số lỗ sản xuất, kinh doanh, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

     Có TK 336 – Phải trả nội bộ. 

15. Đầu năm tài chính, kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm nay sang lợi nhuận chưa phân phối năm trước, ghi:

+ Trường hợp TK 4212 có số dư Có (Lãi), ghi:

Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay

     Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước.

+ Trường hợp TK 4212 có số dư Nợ (Lỗ), ghi:

Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước

     Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.

Số lỗ của một năm được xử lý trừ vào lợi nhuận chịu thuế của các năm sau theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc xử lý theo quy định của chính sách tài chính hiện hành.