Hướng dẫn hạch toán tài khoản 241 - Xây dựng cơ bản dở dang

Hướng dẫn hạch toán tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí thực hiện các dự án đầu tư XDCB. (Bao gồm chi phí mua sắm mới TSCĐ, xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình). Và tình hình quyết toán dự án đầu tư XDCB ở các doanh nghiệp có tiến hành công tác mua sắm TSCĐ, đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ.

Tham khảo:

Tập hợp chi phí và kết chuyển chi phí dở dang từ TK 154 sang TK 632

Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng công trình

Công tác đầu tư XĐCB và sửa chữa lớn TSCĐ của doanh nghiệp có thể được thực hiện theo phương thức giao thầu hoặc tự làm. Ở các doanh nghiệp tiến hành đầu tư XDCB theo phương thức tự làm. Thì tài khoản này phản ánh cả chi phí phát sinh trong quá trình xây lắp, sửa chữa.

I. Những điều cần chú ý:

1. Chi phí thực hiện các dự án đầu tư XDCB là

Toàn bộ chi phí cần thiết để xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình. Chi phí đầu tư XDCB được xác định trên cơ sở khối lượng công việc, hệ thống định mức, chỉ tiêu kinh tế – kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhà nước. Đồng thời phải phù hợp những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ và được thực hiện theo quy chế về quản lý đầu tư XDCB. Chi phí đầu tư XDCB, bao gồm:

– Chi phí xây lắp;

– Chi phí thiết bị;

– Chi phí khác.

Tài khoản 241 được mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình và ở mỗi hạng mục công trình phải được hạch toán chi tiết từng nội dung chi phí đầu tư XDCB và được theo dõi luỹ kế. Kể từ khi khởi công đến khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. 

2. Nguyên tắc phân bổ chi phí quản lý dự án và chi phí khác cho từng đối tượng tài sản

Khi đầu tư XDCB các chi phí xây lắp, chi phí thiết bị thường tính trực tiếp cho từng đối tượng tài sản, các chi phí quản lý dự án và chi phí khác thường được chi chung. Chủ đầu tư phải tiến hành tính toán, phân bổ chi phí quản lý dự án và chi phí khác cho từng đối tượng tài sản theo nguyên tắc:

– Các chi phí quản lý dự án và chi phí khác liên quan trực tiếp đến đối tượng tài sản nào. Thì tính trực tiếp cho đối tượng tài sản đó;

– Các chi phí quản lý dự án và chi phí khác chi chung có liên quan đến nhiều đối tượng tài sản nào. Thì phải phân bổ theo những tiêu thức thích hợp. 

3. Trường hợp dự án đã hoàn thành đưa vào sử dụng nhưng quyết toán dự án chưa được duyệt

Thì doanh nghiệp ghi tăng nguyên giá TSCĐ theo giá tạm tính. (Giá tạm tính phải căn cứ vào chi phí thực tế đã bỏ ra để có được TSCĐ). Để trích khấu hao, nhưng sau đó phải điều chỉnh theo giá quyết toán được phê duyệt. 

4. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh thực tế

Có thể được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Nếu chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trong kỳ phát sinh có giá trị lớn và liên quan đến nhiều kỳ sản xuất, kinh doanh thì có thể phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

Tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang, có 3 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 2411 – Mua sắm TSCD: 

Phản ánh chi phí mua sắm TSCĐ và tình hình quyết toán chi phí mua sắm TSCĐ trong trường hợp phải qua lắp đặt, chạy thử trước khi đưa vào sử dụng (Kể cả mua TSCĐ mới hoặc đã qua sử dụng). Nếu mua sắm TSCĐ về phải đầu tư, trang bị thêm mới sử dụng được thì mọi chi phí mua sắm, trang bị thêm cũng được phản ánh vào tài khoản này.

– Tài khoản 2412 – Xây dựng cơ bản: 

Phản ánh chi phí đầu tư XDCB và tình hình quyết toán vốn đầu tư XDCB. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình (Theo từng đối tượng tài sản hình thành qua đầu tư) và ở mỗi hạng mục công trình phải theo dõi chi tiết từng nội dung chi phí đầu tư XDCB.

– Tài khoản 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ: 

Phản ánh chi phí sửa chữa lớn TSCĐ và tình hình quyết toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Trường hợp sửa chữa thường xuyên TSCĐ thì không hạch toán vào tài khoản này mà tính thẳng vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

II. Kết cấu của tài khoản:

Bên Nợ:

– Chi phí đầu tư XDCB, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh (TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình);

– Chi phí cải tạo, nâng cấp TSCĐ;

– Chi phí mua sắm bất động sản đầu tư (Trường hợp cần có giai đoạn đầu tư xây dựng);

– Chi phí đầu tư XDCB bất động sản đầu tư;

– Chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu TSCĐ, bất động sản đầu tư. 

Bên Có:

– Giá trị TSCĐ hình thành qua đầu tư XDCB, mua sắm đã hoàn thành đưa vào sử dụng;

– Giá trị công trình bị loại bỏ và các khoản duyệt bỏ khác kết chuyển khi quyết toán được duyệt;

– Giá trị công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, kết chuyển khi quyết toán được duyệt;

– Giá trị bất động sản đầu tư hình thành qua đầu tư XDCB đã hoàn thành;

– Kết chuyển chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu TSCĐ, bất động sản đầu tư vào các tài khoản có liên quan. 

Số dư bên Nợ:

– Chi phí dự án đầu tư xây dựng và sửa chữa lớn TSCĐ dỡ dang;

– Giá trị công trình xây dựng và sửa chữa lớn TSCĐ đã hoàn thành nhưng chưa bàn giao đưa vào sử dụng hoặc quyết toán chưa được duyệt;

– Giá trị bất động sản đầu tư đang đầu tư xây dựng dỡ dang.

III. Phương pháp hạch toán tài khoản 241, các nghiệp vụ liên quan:

A. Kế toán chi phí đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu:

Do bên nhận thầu bàn giao dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, căn cứ hợp đồng giao thầu, biên bản nghiệm thu khối lượng XDCB hoàn thành, hoá đơn bán hàng, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang (2412, 2413)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có)

     Có TK 331 – Phải trả cho người bán. 

Nếu TSCĐ hình thành để dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, căn cứ hoá đơn, phiếu nhập kho, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

     Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán).

Trường hợp chuyển thẳng thiết bị không cần lắp đến địa điểm thi công giao cho bên nhận thầu, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332 )

     Có TK 331 – Phải trả cho người bán

     Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường. 

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

     Có các TK 111, 112,. . . 

a) Đối với thiết bị không cần lắp, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang

     Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết thiết bị trong kho).

b) Đối với thiết bị cần lắp:

– Khi xuất thiết bị giao cho bên nhận thầu, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết thiết bị đưa đi lắp)

     Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết thiết bị trong kho).

– Khi có khối lượng lắp đặt hoàn thành của bên B bàn giao, được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán, thì giá trị thiết bị đưa đi lắp mới được tính vào chi phí đầu tư XDCB, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang (2412)

     Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết thiết đưa đi lắp). 

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang (2412)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có )

     Có các TK 111, 112, 331, 341,. . . 

Thì căn cứ vào hoạt động đầu tư xây dựng đó thực hiện ở giai đoạn trước hoạt động (Chưa tiến hành sản xuất, kinh doanh) hay thực hiện ở giai đoạn đã tiến hành sản xuất, kinh doanh để hạch toán, như sau:

6.1. Trường hợp phát sinh trong hoạt động XDCB của giai đoạn trước hoạt động (Doanh nghiệp chưa tiến hành SXKD):

– Khi phát sinh các chi phí đầu tư XDCB bằng ngoại tệ, ghi:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang (Theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch)

     Có các TK 111, 112 (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)

     Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch)

     Có các TK 152, 153,. . .

     Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4132) (Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch – Lãi tỷ giá hối đoái).

Trường hợp chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán lớn hơn tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch ghi Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Lỗ tỷ giá hối đoái).

– Khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, quyết toán vốn đầu tư được phê duyệt, kế toán kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong quá trình đầu tư XDCB theo số dư TK413 (4132) tính ngay vào chi phí tài cính hoặc doanh thu hoạt động tài chính, hoặc kết chuyển sang TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái lớn), hoặc TK 3387 “Doanh thu chưa được thực hiện” (Nếu lãi tỷ giá hối đoái lớn) để phân bổ trong thời gian tối đa là 5 năm (các bút toán xem ở phần hướng dẫn TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”).

6.2. Trường hợp phát sinh trong hoạt động XDCB của giai đoạn sản xuất, kinh doanh:

Khi phát sinh các chi phí đầu tư XDCB bằng ngoại tệ, ghi:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang (Theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch)

     Có các TK 111, 112 (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)

     Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch)

     Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch – Lãi tỷ giá hối đoái).

Trường hợp chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán lớn hơn tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch thì ghi Nợ TK 635 “Chi phí tài chính” (Lỗ tỷ giá hối đoái). 

II. Kế toán khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng:

1. Khi công trình hoàn thành

Việc nghiệm thu tổng thể đã được thực hiện xong, tài sản được bàn giao và đưa vào sử dụng: Nếu quyết toán được duyệt ngay thì căn cứ vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư được duyệt để ghi sổ. Nếu quyết toán chưa được phê duyệt thì ghi tăng giá trị của tài sản hình thành qua đầu tư theo giá tạm tính (Giá tạm tính là chi phí thực tế đã bỏ ra để có được tài sản, căn cứ vào TK 241 để xác định giá tạm tính). Cả 2 trường hợp đều ghi như sau:

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình

Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình

     Có các TK 152, 153,. . .

     Có TK 241 – XDCB dỡ dang (Giá được duyệt hoặc giá tạm tính). 

2. Khi quyết toán vồn đầu tư XDCB hoàn thành được duyệt

Thì kế toán điều chỉnh lại giá tạm tính theo giá trị tài sản được duyệt, ghi:

– Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị lớn hơn giá tạm tính, ghi:

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình

Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình

Nợ các TK 152, 153

Nợ TK 138 – Phải thu khác (Phần chi phí xin duyệt bỏ không được duyệt phải thu hồi)

     Có TK 241 – XDCB dỡ dang (Chênh lệch giá được duyệt lớn hơn giá tạm tính).

– Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị thấp hơn giá tạm tính, ghi ngược lại bút toán trên.

– Nếu TSCĐ đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB hoặc quĩ đầu tư phát triển thì đồng thời, ghi:

Nợ TK 441 – Nguồn vốn đầu tư XDCB

Nợ TK 414 – Quỹ đầu tư phát triển

     Có TK 241 – XDCB dỡ dang (Các khoản thiệt hại được duyệt bỏ) (nếu có)

     Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh (Theo giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt). 

3. Trường hợp công trình đã hoàn thành

Nhưng làm thủ tục bàn giao tài sản để vào sử dụng, đang chờ lập hoặc duyệt quyết toán thì kế toán phải mở sổ chi tiết Tài khoản 241 “XDCB dỡ dang” theo dõi riêng công trình hoàn thành chờ bàn giao và duyệt quyết toán. 

III. Kế toán hoạt động liên doanh theo hình thức tài sản đồng kiểm soát:

1. Khi mua bất động sản về cần phải tiếp tục đầu tư thêm để đưa bất động sản tới trạng thái sẵn sàng sử dụng, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (Nếu có)

     Có các TK 111, 112, 331,. . . 

2. Khi phát sinh các chi phí đầu tư xây dựng bất động sản, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

     Có các TK 111, 112, 152, 153, 142, 141, 242, 331,. . . 

3. Khi quá trình xây dựng cơ bản bất động sản hoàn thành bàn giao, ghi:

Nợ TK 217 – Bất động sản đầu tư (Nếu đủ điều kiện là bất động sản đầu tư)

Nợ TK 156 – Hàng hoá (1567 – Hàng hoá BĐS) (Nếu BĐS nắm giữ để bán)

     Có TK 241 – XDCB dỡ dang. 

4. Khi phát sinh chi phí nâng cấp, cải tạo

Mà xét thấy chi phí đó có khả năng chắc chắn làm cho bất động sản đầu tư tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai nhiều hơn mức hoạt động được đánh giá ban đầu hoặc bao gồm trong nghĩa vụ của doanh nghiệp phải chịu các chi phí cần thiết sẽ phát sinh để đựa bất động sản đầu tư tới trạng thái sẵn sàng hoạt động thì được ghi tăng nguyên giá bất động sản đầu tư:

– Tập hợp chi phí nâng cấp, cải tạo bất động sản đầu tư thực tế phát sinh, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

     Có các TK 111, 112, 152, 153, 331,. . .

– Khi kết thúc hoạt động nâng cấp, cải tạo bất động sản đầu tư, bàn giao ghi tăng nguyên giá bất động sản đầu tư, ghi:

Nợ TK 217 – Bất động sản đầu tư

     Có TK 241 – XDCB dỡ dang. 

B. Kế toán chi phí đầu tư XDCB theo phương thức tự làm:

– Trường hợp công trình xây dựng hoàn thành phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, khi phát sinh chi phí, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang (Giá mua không có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

     Có các TK 111, 112,. . . (Tổng giá thanh toán)

– Trường hợp công trình xây dựng hoàn thành phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, khi phát sinh chi phí, ghi:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang (Tổng giá thanh toán)

     Có các TK 111, 112, 152,. . .

Kế toán hạch toán các bút toán như hướng dẫn tại Mục II và Mục III.

a) Trường hợp TSCĐ hình thành dùng vào sản xuất, kinh doanh bằng nguồn vốn đầu tư XDCB (Ngân sách cấp) hoặc bằng nguồn Quỹ đầu tư phát triển, khi quyết toán vốn đầu tư đuợc duyệt, ghi:

Nợ TK 441 – Nguồn vốn đầu tư XDCB

Nợ TK 414 – Quỹ đầu tư phát triển

     Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh.

b) Đối với TSCĐ hình thành bằng quỹ phúc lợi và dùng vào mục đích phúc lợi, khi chủ đầu tư duyệt quyết toán vốn đầu tư, kế toán ghi tăng quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ:

Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312 – Quỹ phúc lợi)

     Có TK 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4313 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ). 

C. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ:

Công tác sửa chữa lớn TSCĐ của doanh nghiệp cũng có thể tiến hành theo phương thức tự làm hoặc giao thầu.

1.1. Khi chí phí sửa chữa lớn phát sinh được tập hợp vào bên Nợ TK 241 “XDCB dỡ dang” (2413) và được chi tiết cho từng công trình, công việc sửa chữa lớn TSCĐ. Căn cứ chứng từ phát sinh chi phí để hạch toán:

– Nếu sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang (2413) (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

     Có các TK 111, 112, 152, 214,. . .

– Nếu sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang (2413) (Tổng giá thanh toán)

     Có các TK 111, 112, 152, 214, 334,. . . (Tổng giá thanh toán)

1.2. Khi công trình sửa chữa lớn đã hoàn thành, kế toán phải tính giá thành thực tế của từng công trình sửa chữa lớn để quyết toán sổ chi phí này theo các trường hợp sau:

– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ có giá trị nhỏ, kết chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ có hoạt động sửa chữa lớn TSCĐ, ghi:

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

     Có TK 241 – XDCB dỡ dang (2413).

– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ có giá trị lớn và liên quan đến nhiều kỳ sản xuất, kinh doanh, khi công việc sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, tiến hành kết chuyển vào tài khoản chi phí trả trước (Phân bổ dần) hoặc chi phí phải trả (Trường hợp đã trích trước chi phí sửa chữa lớn) về sửa chữa lớn TSCĐ, ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

     Có TK 241 – XDCB dỡ dang (2413).

– Trường hợp sửa chữa lớn hoặc cải tạo, nâng cấp thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ghi:

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình

     Có TK 241 – XDCB dỡ dang (2413).

– Khi nhận khối lượng sửa chữa lớn do bên nhận thầu bàn giao, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dỡ dang (2413)

     Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

– Các bút toán kết chuyển chi phí sửa chữa lớn giống như phương thức tự làm.