Hướng dẫn cách xây dựng bảng dữ liệu chuẩn để lập báo cáo trên Excel

Mục đích của chúng ta khi học Excel đó là có thể tổ chức dữ liệu tốt, từ đó lập được các báo cáo theo yêu cầu công việc. Thế nhưng chúng ta cũng gặp phải vô vàn những thắc mắc như:

• Tổ chức dữ liệu như thế nào là tốt?
• Làm thế nào để kiểm tra dữ liệu trên Excel để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu?
• Làm thế nào để lập được các báo cáo trên Excel?
• Báo cáo thế nào là đẹp, khoa học?
• …

Nhằm giúp các bạn hình thành tư duy tốt trong việc tổ chức dữ liệu và lập báo cáo trên Excel, Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn seri bài viết về “Kỹ năng tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel”. Bài viết của tác giả Dương Mạnh Quân – Giảng viên của Học Excel Online, dựa trên những kinh nghiệm giảng dạy trong thực tế của thầy liên quan tới nội dung này. Mời các bạn cùng tìm hiểu nhé.

Bài 2:

Bạn có bao giờ nghĩ bảng dữ liệu như thế nào được gọi là chuẩn? Cách tổ chức dữ liệu như thế nào cho khoa học? Bảng dữ liệu có rất nhiều dạng khác nhau, nhưng có một số nguyên tắc nhất định trong việc tổ chức, xây dựng bảng dữ liệu như sau:

1. Bảng dữ liệu là gì?

Bảng dữ liệu còn được gọi với tên khác là Database hay Dữ liệu nguồn.

Bảng dữ liệu chính là bảng tập hợp các nội dung, thông tin phát sinh theo từng dòng, từng cột. Mỗi nội dung chi tiết đó sẽ được tập hợp lại theo 1 nguyên tắc thống nhất nhằm mục đích quản lý và tính toán để ra các báo cáo.

2. Cấu trúc bảng dữ liệu

Bảng dữ liệu phải bao gồm 2 phần:

• Phần tiêu đề (Headers)
• Phần nội dung (Data)

Tùy theo cách bố cục bảng dữ liệu:

• Bảng dữ liệu có bố cục theo chiều dọc: Phần tiêu đề được đặt ở dòng đầu tiên của bảng dữ liệu. Mỗi cột sẽ thống nhất về nội dung theo tiêu đề của cột đó. Các dòng dữ liệu có thể thêm / bớt tùy thích. Data sẽ được thêm vào bảng dữ liệu theo nhiều dòng. Ở dạng bố cục này thì số cột < số hàng. Excel ưu tiên cho dạng bố cục này.

• Bảng dữ liệu có bố cục theo chiều ngang: Phần tiêu đề được đặt ở cột đầu tiên trong bảng dữ liệu hoặc cột đầu tiên trong bảng dữ liệu là 1 nội dung ít thay đổi. Các cột dữ liệu có thể tăng thêm tùy thích. Data sẽ được thêm vào bảng dữ liệu theo nhiều cột. Ở dạng bố cục này thì số cột > Số hàng.

3. Phân tích dữ liệu

Là quá trình xử lý từ dữ liệu thô thành dữ liệu sử dụng được để báo cáo

• Phân biệt các nội dung theo từng cột: Tiêu đề từng cột là gì, cột đó chứa nội dung gì, loại dữ liệu trong mỗi cột là gì
• Thiết lập định dạng dữ liệu trong mỗi cột với chứng năng Format cells để thống nhất cách hiển thị dữ liệu
• Xử lý các dữ liệu không tương đồng về loại dữ liệu trong cùng 1 cột. Ví dụ: Trong những cột chứa dữ liệu dạng Số không được chứa nội dung dạng Text. Trong những cột chứa dữ liệu dạng thời gian (Date) phải thống nhất cách viết Ngày trước-tháng sau hay là Tháng trước-Ngày sau

4. Những nội dung cần lưu ý

• Tiêu đề phải đặt ở dòng đầu tiên (hay cột đầu tiên), hay còn được gọi là Dòng tiêu đề(Cột tiêu đề) (Field names)
• Nội dung được trình bày trong từng Field phải thống nhất về loại dữ liệu
• Phần xung quanh bảng dữ liệu phải để trống ít nhất 1 cột, 1 dòng để xác định rõ được giới hạn bảng dữ liệu có bao nhiêu dòng, bao nhiêu cột. Mục đích: Đảm bảo giới hạn của bảng dữ liệu có thể xác định được, không bị lẫn với các nội dung khác
• Để định dạng nhanh cấu trúc dữ liệu cho đẹp, tăng hiệu quả thẩm mỹ thì chúng ta có thể sử dụng phương pháp sau:

Trên đây là những nội dung chính giúp chúng ta có thể hình dung được về tiêu chuẩn của 1 bảng dữ liệu phục vụ cho việc lập báo cáo. Để có thể hiểu rõ hơn về các kỹ thuật trong excel giúp tổ chức dữ liệu, cách quản lý dữ liệu và xây dựng các báo cáo, mời các bạn tìm hiểu trong những bài viết tiếp theo của Seri này.

Bài tiếp theo: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel