Hoạt động mua sắm vật tư cho sản xuất (tạo nguồn)

Để hoạt động sản xuất và tiêu thụ được diễn ra liên tục không bị gián đoạn đòi hỏi phải bảo đảm thường xuyên, liên tục nguyên nhiên vật liệu và máy móc thiết bị… Chỉ có thể đảm bảo đủ số lượng, đúng mặt hàng và chất lượng cần thiết với thời gian quy định thì sản xuất mới có thể được tiến hành bình thường và sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả. Vật tư (nguyên, nhiên vật liệu…) cho sản xuất ở các doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng, góp phần nâng cao trình độ công nghệ, nâng cao sức cạnh tranh, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hoá đất nước. Nguyên liệu đầu vào cho sản xuất thực phẩm như: các sản phẩm nông sản tươi, khô (gạo, ớt, măng, tỏi, đậu nành, mía, dưa…), các thiết bị máy móc, vốn, cơ sở hạ tầng, điện, nước.

Đảm bảo tốt vật tư cho sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, đúng thời gian, chủng loại và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng tới năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng của sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trường nội dung của công tác đầu vào cho sản xuất kinh doanh nói chung và cho lĩnh vực thực phẩm nói riêng (Hậu cần vật tư cho sản xuất) bao gồm từ khâu nghiên cứu thị trường, xác định nguồn vật tư, lập kế hoạch mua sắm vật tư, tổ chức mua sắm, tổ chức tiếp nhận, bảo quản và cấp phát đến việc quản lý sử dụng và quyết toán.

Sơ đồ : Mô hình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư

Mỗi loại vật tư đều có những đặc tính cơ, lý, hoá học và trạng thái khác nhau, có nhu cầu tiêu dùng cho các đối tượng khác nhau. Doanh nghiệp thực phẩm phải tính toán, dựa vào các chỉ tiêu để xác định được nhu cầu cần tiêu dùng trong kỳ kinh doanh, số lượng nguyên nhiên, vật liệu loại gì chất lượng ra sao để sản xuất thực phẩm. Đồng thời doanh nghiệp phải nghiên cứu xác định khả năng của nguồn hàng, để có thể khai thác đặt hàng và thu mua đáp ứng cho nhu cầu của sản xuất, nguồn hàng có thể mua lại của các nhà kinh doanh khác hay tới tận nơi trồng trọt chăn nuôi để thu mua nguyên vật liệu.

Nhu cầu vật tư cho sản xuất được xác định bằng 4 phương pháp:

a. Phương pháp trực tiếp ( dựa vào mức tiêu dùng vật tư và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ)

- Tính theo mức sản phẩm:

{} N sx = ∑ 1 n Q SP . m SP size 12{N rSub { size 8{ ital "sx"} } = Sum cSub { size 8{1} } cSup { size 8{n} } {Q rSub { size 8{ ital "SP"} } } "." m rSub { size 8{ ital "SP"} } } {}

N_sx: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Q_SP: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

m_SP: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm

n: Số sản phẩm sản xuất (khối lượng công việc)

- Tính theo mức chi tiết sản phẩm

N_ct: Nhu cầu vật tư để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ

Q_ct: Số lượng chi tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

m_ct: Mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm

n: Số chi tiết sản xuất

- Tính theo mức của sản xuất tương tự

N_sx = Q_sp.m_tt. K_đ

N_sx: Nhu cầu vật tư tiêu dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Q_sp: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

m_tt: Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự

K_đ: hệ số điều chỉnh giữa 2 loại sản phẩm

- Tính theo mức của sản phẩm đại diện

N_sx = Q_sp. m_đd

N_sx: Nhu cầu vật tư tiêu dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Q_sp: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

m_đd: mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện mbq∑msp.Ksp∑Ksp size 12{ left (m rSub { size 8{ ital "bq"} } { { Sum {m rSub { size 8{ ital "sp"} } "." K rSub { size 8{ ital "sp"} } } } over { Sum {K rSub { size 8{ ital "sp"} } } } } right )} {}

(Với K_sp: tỷ trọng từng cỡ loại trong tổng khối lượng sản xuất, %)

b. Phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm

Nhiều loại sản xuất của các ngành công nghiệp thực phẩm, sản phẩm đúc, sản phẩm bê tông… được sản xuất từ nhiều loại nguyên, vật liệu khác nhau, thì nhu cầu được xác định theo 3 bước.

Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm (NVT).

NVT = ∑1nQ.H size 12{ Sum cSub { size 8{1} } cSup { size 8{n} } {Q "." H} } {}

Q: Khối lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ

H: Trọng lượng tinh của sản phẩm (kg, tấn, m²)

n: Số lượng sản phẩm sản xuất.

Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất có tính tổn thất trong quá trình sử dụng.

Nsx=NVTKt size 12{N rSub { size 8{ ital "sx"} } = { {N rSub { size 8{ ital "VT"} } } over { ital "Kt"} } } {} (Kt: hệ số thu thành phẩm)

Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hoá

Nx = Nsx.h

Nx: Nhu cầu của từng loại vật tư, hàng hoá

h: Tỷ trọng của từng loại so với tổng số

c. Phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng

Pvt: nhu cầu hàng hoá cần có cho sử dụng

t: Thời hạn sử dụng

d. Phương pháp tính theo hệ số biến động

N_sx = N_bc. T_sx . H_tk

N_bc: Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo

T_sx: Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch

H_tk: hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo

Đây là quá trình nghiên cứu, phân tích các thông tin về thị trường đầu vào nhằm tìm kiếm thị trường đáp ứng tốt nhất nhu cầu vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp. Vì thị trường vật tư là thị trường yếu tố đầu vào của sản xuất nên mục tiêu cơ bản nhất của nghiên cứu thị trường vật tư là phải trả lời được các câu hỏi: Trên cơ sở phương án sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nên sử dụng loại vật tư nào sẽ đem lại hiệu quả cao nhất? Chất lượng, số lượng loại vật tư đó như thế nào? Mua sắm vật tư ở đâu? Khi nào? Mức giá vật tư trên thị trường là bao nhiêu? Phương thức mua bán và giao nhận như thế nào?…

Để nghiên cứu thị trường thường phải trải qua 3 bước cơ bản: thu thập thông tin, xử lý thông tin và ra quyết định. Cùng với việc nghiên cứu thị trường thì công tác dự báo thị trường vật tư đối với doanh nghiệp cũng có một vị trí quan trọng. Việc nghiên cứu và dự báo thị trường phải tiến hành đồng thời với cung, cầu, giá cả… từ đó doanh nghiệp sẽ xây dựng được chiến lược kinh doanh phù hợp.