Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp

* Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp bao gồm cả KTTC và KTQT, để thông tin cung cấp đúng chức năng lĩnh vực của người quan tâm thì việc xác lập kênh thông tin rõ ràng trong doanh nghiệp là điều cần thiết và quan trọng. Đối với bộ phận kế toán quản trị thì bộ phận kế toán chi phí và giá thành là bộ phận trọng tâm, xây dựng được bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành phân biệt với kế toán tài chính sẽ đảm bảo cho kênh thông tin kế toán giữa hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị sẽ không bị lẫn lộn trong doanh nghiệp.

* Cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đều sử dụng một nguồn thông tin kế toán chi phí đầu vaò nhưng việc phân loại và xử lý thông tin chi phí giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị là hoàn toàn khác nhau: nếu như theo cách phân loại của KTTC thì chi phí phản náh là lẫn lộn giữa chi phí biến đổi và chi phí cố định thì theo cách phân loại của kế toán quản trị được phân thành chi phí biến đổi và chi phí cố định. Cách phân loại chi phí của kế toán quản trị này sẽ ứng dụng được thông tin về mối quan hệ giữa chi phí- khối lượng- lợi nhuận, để tư vấn các tình huống quyết định mà đặc biệt là các quyết định ngắn hạn.

* Để theo dõi và phản ánh chi phí biến đổi và chi phí cố định hợp lý, chặt chẽ thì doanh nghiệp cần quan tâm tới các vấn đề:

• Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: sử dụng những chứng từ đã được quy định của Nhà nước trong kế toán tài chính đồng thời kết hợp thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết để phản ánh các nội dung thông tin thích hợp yêu cầu và mục đích của quản trị nội bộ như các chứng từ trung gian để tổng hợp định mức các chi phí vật liệu, nhân công và sản xuất chung để tập hợp chi phí theo từng đối tượng.
• Thiết kế hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phục vụ cho công tác kế toán chi phí:

Trên cơ sở hệ thống tài khoản của kế toán tài chính cần xây dưng một hệ thống tài khoản chi tiết để tập hợp, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ một cách khoa học.

• Cải tiến và hoàn thiện phương pháp xác định và phân bổ chi phí: trước hết phải tổ chức xây dựng hoàn chỉnh hệ thống các định mức chi phí mang tính tiên tiến để phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra và đánh giá quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Khi có định mức chi phí cần phải lập dự toán chi phí sản xuất như: dự táon chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung.
• Lựa chọn và hoàn thiện các tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho phù hợp với nội dung của từng yếu tố chi phí cần phân bổ. Bởi vì lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ thích hợp và khoa học sẽ làm cho giá thành, giá vốn và kết quả kinh doanh trung thực và hợp lý.

Hoàn thiện việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: đánh giá hàng tồn kho phù hợp với đẵc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý tạo điều kiện cho công tác tính giá thành sản phẩm được chính xác từ đó đưa công tác định giá bán sản pahảm trong từng khâu bán hàng và các giá thành quản lý .

• Hoàn thiện mô hình ứng dụng quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận: ứng dụng điểm hoà vốn, ứng dụng thông tin thích hợp…

- Trước tiên, bộ máy quản lý kinh doanh của doanh nghiệp cần phải phân thành các bộ phận, các phòng ban và nội dung tổ chức thông tin kế toán quản trị cũng phải được phân chia ở nhiều bộ phận trong doanh nghiệp như: phòng thị trường, phòng kế hoạch, phòng kế toán, phòng tổ chức nhân sự….giữa các bộ phận phải có sự phối hợp trong mối liên hệ cung cấp thông tin liên quan đến kế toán quản trị.

- Xây dựng mối liên kết chặt chẽ với kế toán tài chính trong quá trình xử lý thông tin tạo thành một hệ thống thông tin linh hoạt và cập nhật giữa các bộ phận trong doanh nghiệp dựa trên nguyên tắc tôn trọng, không phá vỡ cơ cấu tổ chức hay làm xáo trộn quá nhiều về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Sản phẩm cuối cùng của hoạt động kế toán là hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp. Bởi vậy thông tin kế toán biểu hiện trước hết là trên các báo cáo kế toán.

Báo cáo kế toán quản trị là loại báo cáo phản ánh một cách chi tiết, cụ thể tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.

Những thông tin này giúp nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá, phân tích và dự đoán tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hướng phát triển của doanh nghiệp từ đó đề ra các quyết định đúng đắn trong quản lý sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy cần thiết kế xây dựng các báo cáo kế toán có tính đặc thù của kế toán quản trị, chi tiết về nội dungvà đa dạng về hình thứuc nhằm phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý.

Khi thiết kế các báo cáo quản trị cần quan tâm đến các yêu cầu như: về mẫu báo cáo, nội dung báo cáo, chỉ tiêu trong báo cáo, cách thức bố trí sao cho tương xứng phù hợp đồng thời cung cấp được nhiều thông tin cần thiết.

Đây là đòi hỏi khi thu thập thông tin kế toán quản trị cần phải quy định thời gian cụ thể, rõ ràng để nhằm hạn chế trường hợp khi nhà quản trị cần thông tin đề ra quyết định thì chưa có thông tin hoặc đã có những chưa đầy đủ với yêu cầu của nhà quản trị , đồng thời nâng cao khả năng tổ chức hoạt động cũng như tinh thần trách nhiệm của nhân viên kế toán trong việc tổ chức thống tin kế toán quản trị.

Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc áp dụng công nghệ thông tin là điều cần thiết và quan trọng làm giảm nhẹ công việc kế toán, thời gian cung cấp thông tin nhanh chóng tiện lợi. Đối với doanh nghiệp ở những khâu nào có thể áp dụng được công nghệ máy tính, có các phần mềm kế toán phù hợp thì doanh nghiệp nên áp dụng, dần dần hiện đại hoá công tác kế toán cũng như tổ chức quản lý doanh nghiệp.

Khi tổ chức thông tin kế toán cần phải căn cứ vào mục tiêu của doanh nghiệp, các kế hoạch, dự toán bộ phận và yêu cầu quản lý để xác định rõ nguồn thông tin, loại thông tin và lượng thông tin mà các nhà quản trị yêu cầu.

Trên cơ sở hiểu rõ vấn đề và nhận thức tổ chức thông tin kế toán quản trị điều này sẽ giúp cho nhà quản trị tránh được tình huống có quá nhiều thông tin để đánh giá, phân tích và do đó sẽ đạt được những quyết định chính xác và hợp lý.

Cần quy định nhiệm vụ chức năng rõ ràng cho từng bộ phận, cho nhiều đối tượng khác nhau có trách nhiệm thu thập và tổ chức phân tích những khía cạnh hoặc những vấn đề, lĩnh vực nhất định của thông tin đồng thời kết hợp thu nhận giữa thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị đảm bảo tiết kiệm tránh chống chéo khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán.