Hồ sơ dự án

• Hồ sơ quản lý dự án: bao gồm tất cả các giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình hoạt động của dự án.
• Lưu trữ những gì:

Chia thành các loại tài liệu khác nhau

• Thư từ trao đổi với bên ngoài (thư đến, thư đi)
• Các ước lượng thời gian
• Các biểu mẫu
• Các bản ghi nhớ
• Các biên bản các cuộc họp
• Các thủ tục
• Các báo cáo
• Các quy định về trách nhiệm, quyền hạn trong dự án
• Các cập nhật lịch biểu
• Bảng công việc
• Các tài liệu khác có liên quan

- Ai thực hiện việc lưu trữ, Trợ lý Người quản lý dự án: Có trách nhiệm

• Phân loại tài liệu
• Tạo lập, thu thập, bổ sung hồ sơ
• Cung cấp tài liệu khi được yêu cầu

• Lưu trữ như thế nào

• Trên giấy: (không khuyến khích): Tổ chức thành các cặp tài liệu
• Trên máy tính (khuyến khích): Tổ chức thành các folder chia sẻ trên mạng (Nếu Dự án trải rộng trên nhiều tỉnh => Truy nhập qua Web)
• Luôn có một "File list" (trên giấy, trên máy) được cập nhật thường xuyên và thông báo cho mọi người

• Tại sao phải tổ chức lưu trữ hồ sơ dự án

• Mất thời gian 1 lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần
• Tạo điều kiện theo dõi dự án
• Tạo điều kiện thuận lợi cho cấp trên (hoặc nhà tài trợ) kiểm tra dự án
• Là cơ sở để lập các báo cáo
• Là chỗ dựa để Người quản lý dự án tự bảo vệ mình
• Chia sẻ thông tin trong tập thể thực hiện dự án

Người quản lý dự án cần quy định một số biểu mẫu cho một số báo cáo, đề nghị, tờ trình, ....

• ý nghĩa của các biểu mẫu

• Thống nhất cách trình bày về một vấn đề
• Dễ theo dõi, xử lý

• Ví dụ về một số biểu mẫu

• Mô tả công việc
• Ước lượng thời gian công việc
• Bản ghi hiện trạng công việc
• Kiểm soát thay đổi
• Bổ nhiệm nhân viên
• Dự kiến chi phí
• Vấn đề náy sinh
• Đơn mua hàng
• Theo dõi sử dụng lao động (chấm công)
• Bản ghi chi phí sử dụng tài nguyên thực tế
• Hình đồ tài nguyên
• v.v...

- Lưu ý:

• Nên soạn biểu mẫu trên máy tính (chia xẻ và thông báo rộng rãi)
• Có hướng dẫn cách khai (ngắn gọn, rõ ràng)
• Thiết kế thoáng, nhiều chỗ trống
• Chỉ yêu cầu viết đủ các thông tin cần thiết, tránh viết dài, thừa
• Biểu mẫu nên thiết kế sao cho dễ khai, mất ít thời gian để khai

Báo cáo: là một loại Biểu mẫu (Form), được thiết kế để cấp dưới báo cáo lên cấp trên.

Form cho báo cáo được thiết kế đa dạng, phong phú (lời văn, hình vẽ, bảng biểu,...). Cố gắng sao cho báo cáo có thể tạo ra trên máy tính.

Một số ví dụ về báo cáo được dùng trong dự án bao gồm:

• Biểu đồ mũi tên
• Sơ đồ thanh
• Biểu đồ việc trước
• Lịch biểu việc trước - sau
• Lịch biểu dự án
• Tóm tắt trạng thái dự án
• Chi phí tài nguyên
• Việc sử dụng tài nguyên đến ngày đó

• Các ấn bản của riêng cơ quan
• Sách
• Báo chí, tin tức
• Hồ sơ, tài liệu dự án
• Các thủ tục dự án
• Tài liệu kĩ thuật

- Là một loại tài liệu không thể thiếu

- Là một dạng ghi lại những thống nhất, cam kết

- Theo dõi và quản lý các cuộc họp và các sự kiện của dự án

- Lưu ý

• Biên bản cần cụ thể, rõ ràng, tránh sơ sài
• Nói trực tiếp vấn đề, ngắn gọn (1- 2 trang)
• Cấu trúc logic, hợp lý
• Nên tập trung vào những điểm đã thỏa thuận, thống nhất

- Trung tâm chỉ huy và kiểm soát của dự án. Phần lớn các hoạt động và quyết định quản lí dự án chính đều xuất hiện tại văn phòng dự án

- Nơi cung cấp các tài nguyên dự án

- Nơi tổ chức các cuộc họp quan trọng

- Nơi làm việc chính thức của Ban quản lý dự án

- Lưu ý:

• Dự án càng lớn => Văn phòng dự án càng lớn
• Nên lập Văn phòng dự án càng sớm càng tốt
• Văn phòng dự án cần có

• Phần mềm quản lí dự án tự động
• Văn kiện dự án
• Hồ sơ quản lý dự án
• Thư viện dự án

• Trên tường của Văn phòng dự án phải treo các bảng phóng to

• Các sơ đồ thanh (Gantt)
• Sơ đồ tổ chức
• Các bản đồ
• Bảng tiến độ công việc

• Các nội dung quan trọng khác