Hệ thống kiểm soát nội bộ

Khái niệm và nhiệm vụ

1- Khái niệm : kiểm soát nộ bộ la một quy trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị , các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức , được thiết kế để cung cấp mọi sự bảo đảm hợp lý trong việt thực hiện các mục tiêu mà hội đồng quản trị mong muốn là :

- Hiệu lực và hiệu qủa của các hoạt động .

- Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tàI chính .

- Sự tuân thủ và các luật lệ và quy định hiện hành .

2 Nhiệm vụ :

- Ngăn ngừa sai phạm trong quy trình sử lý nghiệp vụ .

- Phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai phạm trong sử lý nghiệp vụ giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi thuất thoát tài sản .

- Giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chính sách đường nối kinh doanh .

- Đảm bảo an toàn tài sản

Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ

1-Môi trường kiểm soát : Là tất cả các nhân tố mang tính môi trường , có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ . Để tìm hiểu và đánh giá môi trường kiểm soát của một tổ chức cần chú ý:

-Triết lý – phong cách điều hành – trình độ – nhận thức ý thức của ban giám đốc . Việc kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp lỏng hay chặt còn tuỳ thuộc vào quản lý của ban giám đốc.

-Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: Quá trình kiểm soát phụ thuộc các cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp.

-Nhân sự: ảnh hưởng đến hiệu qủa kiểm soát: trình độ của nhân sự , ý thức nhân sự

-Kế hoạch và dự toán: Dự toán về tài chính là quan trọng nhất, cung thanh khoản là những khoản cho vay đến hạn cầu thanh khoản là những khoản tiền gửi đến hạn.

-Kiểm toán nội bộ là một nhân tố trong môI trương kiểm soát hệ thông kiểm soát nội bộ bao gồm : có các cơ chế kiểm tra nội bộ và hoạt động kiểm toán nội bộ , trong đó cơ chế kiểm tra nội bộ là những hoạt động những thủ tục kiểm tra được càI đặt ngay trong quá trình sử lý nghiệp vụ để giảm ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm trong quá trình kiểm soát nội bộ Kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với quy trình hoạt động để nhằm kiểm tra tính hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ .

-Phương pháp truyền đạt, sự phân công quyền hạn - Các nhân tố bên ngoài ảnh hửởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ.

* Vai chò của môI trường: là nền tảng, là điều kiện cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng , một môI trường kiểm soát mạnh có thể phát huy hiệu qủa, hạn chế thiếu sót của hoạt động kinh doanh. Còn môi trường yếu sẽ kìm hãm hoặc vô hiệu hoá các hoạt động kiểm soát khiến nó chỉ còn hình thức mà thôi.

2 – Hệ thống kế toán :

- Xuất phát từ nhiệm vụ ghi chép phản ánh những nhiệm vụ kiểm toán phát sinh phân loại nghiệp vụ tổng hợp số liệu sử lý thông tin , thiết lập và trình bầy các báo cáo tàI chính hệ thống kiểm toán không những cung cấp những thông tin phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành doanh nghiệp và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp;

-Yêu cầu của hoạt động kế toán:

+ Tính đầy đủ: Ghi chép tất cả nghiệp vụ kế toán phát sinh không bỏ sót

+ Tính trung thực: Chỉ được ghi chép các nghiệp vụ kinh té có thực

+ Tính phê chuẩn: Được cấp có thẩm quyền quyết định

+ Tính chính xác: PhảI chính xác không mắc sai lầm số học.

+Tính phân loại: Kế toán phân loại được nghiệp vụ để hạch toán phù hợp

+Tính kịp thời:

+ Chuyển số và tổng hợp chính xác

-Đánh giá hệ thống kế toán

+Chính sách kế toán: các nguyên tắc, các cơ sở, các qui ước, các luật lệ được ban giám đốc chấp nhận để hạch toán ghi chép các nghiệp vụ kiểm toán phát sinh để thiết lập trình bày, công bố các báo cáo tàI chính.

+Phương pháp kế toán:(Hình thức kế toán) Là cách thức để kết hợp giữa các loại sổ sách với nhau .

_Chính sách kế toán và hình thức kế toán giúp được quá trình xử lý hình thành thông tin và đánh giá được hoạt động kiểm soát nội bộ qua các giai đoạn của quá trình kế toán.

_Quá trình kế toán:

Chứng từ(1)--Sổ sách(2)---báo cáo tàI chính(3)

(1)những vật mang tin, căn cứ pháp lý, chứng minh nghiệp vụ kinh tế.

(2)Khâu trung gian của báo cáo tàI chính

(3)Kết quả của quá trình kế toán

3- Các thủ tục ( Thể thức) kiểm soát

_Nguyên tắc phân công , phân nhiệm: Không để 1 người phụ trách thâu tóm tất cả các khâu của quá trình nghiệp vụ mà phảI phân tách chức năng.

_Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Không để 1 người phụ trách các phần công việc khác nhau

-Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn: Hai mức độ phê chuẩn.

+Phê chuẩn chung và đưa ra để áp dụng chung và từng nghiệp vụ không phải đưa ra phê chuẩn lại.

+Phê chuẩn cụ thể: Mức phê chuẩn cho từng nghiệp vụ:

-Chứng từ và sổ sách đầy đủ

-Bảo đảm an toàn vật chất và sổ sách

-Kiểm tra độc lập vai trò của kiểm toán nội bộ

Các loại kiểm soát nội bộ:

1 Kiểm soát phòng ngừa:

- Là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn ngừa những sai phạm, hoặc những điều kiện dẫn đến sai phạm nó được thực hiện trước khi nghiệp vụ xẩy ra.

2 Kiểm soát phát hiện: là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện những sai phạm hoặc cac điều kiện dẫn đến sai phạm, thực hiện sau khi nghiệp vụ xẩy ra

* Mối quan hệ: Hai loại này bổ xung cho nhau, Nếu thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra giúp cho DN tránh thất thoát về tài sản, nhưng trên thực tế không có thủ tục kỉêm soát trước nào hoàn hảo và chi phí cao khi đó kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện sai lầm của kiểm soát phòng ngừa. Do đó làm tăng ý thức trách nhiệm của kiểm soát phòng ngừa.

3 Kiểm soát bổ xung: Là việc thiết kế nhiều các thủ tục kiểm soát cùng song song tồn tại để phục vụ một mục tiêu kiểm soát .

4 Kiểm soát bù đắp:Là việc bù đắp sự yếu kém của thủ tục kiểm soát này bằng nhiều thủ tục kiểm soát khác.

5 Kiểm soát chung và kiểm soát cụ thể:

-Kiểm soát chung là kiểm soát niều nghiệp vụh khác nhau.

-Kiểm soát cụ thể liên quan đến 1hoặc một số nghiệp vụ cụ thể ./.