Hạch toán chi tiết tài sản cố định hữu hình

Hạch toán chi tiết TSCĐ sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau:

Biên bản giao nhận TSCĐ: dùng để ghi chép, theo dõi sự thay đổi của TSCĐ. Khi có sự thay đổi, giao nhận TSCĐ do bất kỳ nguyên nhân nào cũng phải thành lập Hội đồng giao nhận TSCĐ. Trường hợp giao nhận cùng lúc nhiều TSCĐ cùng loại thì biên bản này có thể được lập chung nhưng sau đó phải sao cho mỗi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng.

Hồ sơ TSCĐ: Mỗi TSCĐ phải có một bộ hồ sơ riêng bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ.

Sổ chi tiết TSCĐ lập chung cho toàn doanh nghiệp. Trên sổ ghi chép các diễn biến liên quan đến TSCĐ trong quá trình sử dụng như trích khấu hao, TSCĐ tăng, giảm.... Mỗi bộ phận sử dụng TSCĐ lập sổ theo dõi tài sản để ghi chép các thay đổi do tăng, giảm TSCĐ.

Khi đưa vào sử dụng, mỗi TSCĐ được theo dõi riêng bằng một thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ giúp cho đơn vị nắm được lý lịch của TSCĐ; nguyên giá TSCĐ và nguồn vốn hình thành TSCĐ; giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ,...

Khi giảm TSCĐ, DN phải lập đầy đủ hồ sơ thủ tục theo từng trường hợp:

Nếu thanh lý TSCĐ, doanh nghiệp phải căn cứ vào quyết định thanh lý để thành lập Ban thanh lý TSCĐ.

Nếu nhượng bán TSCĐ, kế toán phải lập hoá đơn bán TSCĐ.

Nếu chuyển giao TSCĐ cho DN khác thì phải lập biên bản giao nhận TSCĐ.

Nếu phát hiện thiếu mất TSCĐ thì phải lập biên bản thiếu, mất TSCĐ.

Các chứng từ được lập trong từng trường hợp trên là căn cứ để ghi vào thẻ TSCĐ và các sổ hạch toán chi tiết TSCĐ.