Hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp

* Nguyên tắc hạch toán

Hiện nay, các doanh nghiệp xây lắp đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1864/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 trong đó qui định rõ chế độ chứng từ, TK sử đụng, nguyên tắc hạch toán, lập báo cáo tài chính... Theo Quyết định này, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp phải tuân theo các nguyên tắc sau:

- Để hạch toán hàng tồn kho trong xây lắp, kế toán chỉ áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, mà không dùng phương pháp kiểm kê định kỳ

- Hạch toán chi phí nhất thiết phải được phân tích theo từng khoản mục chi phí, từng hạng mục công trình, từng công trình cụ thể,...

- Đối với những chi phí sản xuất không có khả năng hạch toán trực tiếp vào các đối tượng chịu chi phí, trước hết phải tập hợp các chi phí này vào TK tập hợp chi phí, sau đó tiến hành phân bổ các chi phí đã tập hợp cho các đối tượng chịu chi phí theo tiêu thức phù hợp.

* Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: là thứ tự các công việc nhằm tập hợp chi phí sản xuất để phục vụ cho việc tính giá thành một cách kịp thời theo tính chất và đặc điểm của ngành.

Có thể khái quát chung việc tập hợp chi phí sản xuất được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Tập hợp các chi phí cơ bản có liên quan trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình.

Bước 2: Tính toán và phân bổ lao vụ của ngành sản xuất kinh doanh phụ có liên quan trực tiếp đến công trình, HMCT trên cơ sở khối lượng lao vụ phục vụ.

Bước 3: Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung cho các công trình có liên quan theo tiêu thức thích hợp.

Bước 4: Xác định chi phí dở dang cuối kỳ và tính giá thành sản phẩm hoàn thành.

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp và gồm nhiều loại như: giá thực tế của vật liệu chính, vật liệu kết cấu, vật liệu phụ, nhiên liệu, bảo hộ lao động, và phụ tùng lao động khác cần thiết để tạo nên sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không bao gồm các chi phí sử dụng cho máy thi công, đã tính vào chi phí sản sản xuất chung hay chi phí quản lý doanh nghiệp. Giá trị thực tế được hạch toán vào khoản mục này ngoài giá mua trên hóa đơn còn có cả chi phí thu mua, vận chuyển.

Trong xây dựng cơ bản cũng như các ngành khác, nguyên vật liệu sử dụng cho công trình, hạng mục công trình nào thì tập hợp trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó. Trường hợp không tính riêng được thì phải phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình, theo các tiêu thức phù hợp như: định mức tiêu hao nguyên vật liệu, theo khối lượng thực hiện…

Công thức phân bổ như sau:

Khi mua nguyên vật liệu về có thể nhập kho hoặc có thể xuất thẳng ra công trình. Trường hợp thi công nhận vật tư từ kho vật tư của doanh nghiệp thì căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất thi công, định mức tiêu hao vật tư các đơn vị sẽ viết phiếu xin lĩnh vật tư sử dụng, sau khi được duyệt bởi người có thẩm quyền, bộ phận cung ứng vật tư lập phiếu xuất kho. Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận sử dụng và bộ phận cung ứng ký vào phiếu. Người nhận vật tư sẽ đem phiếu này xuống kho. Thủ kho ghi số lượng vật tư thực xuất và cùng người nhận vật tư ký vào phiếu. Định kỳ, kế toán xuống lấy phiếu xuất kho và ghi số tiền vào phiếu

Căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn … kế toán tiến hành hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế toán sử dụng TK621 “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”. Tài khoản này không có số dư và được mở chi tiết cho từng đối tượng (công trình, hạng mục công trình, các giai đoạn công việc, khối lượng xây lắp có dự toán riêng). Nội dung phản ánh của TK 621 như sau:

Bên Nợ: - Tập hợp giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình.

Bên Có: - Giá trị nguyên vật liệu sử dụng không hết .

- Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Trình tự hạch toán như sau:

- Khi xuất kho vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động xây lắp ghi:

Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng)

Có TK 152 (chi tiết vật liệu)

- Trường hợp thu mua vật liệu chuyển đến chân công trình, không qua kho:

Nợ TK 621(chi tiết đối tượng): giá mua không thuế GTGT

Nợ TK 1331: thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, …: tổng giá thanh toán

- Trường hợp tạm ứng chi phí để thực hiện giá trị khoán xây lắp nội bộ (Bộ phận nhận khoán không tổ chức công tác kế toán riêng), khi quyềt toán tạm ứng về khối lượng xây lắp nội bộ hoàn thành đã bàn giao được duyệt, kế toán ghi nhận chi phí vật liệu trực tiếp:

Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng)

Có TK 1413: kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp

- Trường hợp vật liệu không dùng hết nhập kho hay bán thu hồi:

Nợ TK 111, 112, 152, …

Có TK 621 (chi tiết đối tượng)

- Cuối kỳ, kết chuyển hoặc phân bổ giá trị nguyên vật liệu trực tiếp theo từng công trình, hạng mục công trình

Nợ TK 154 (1541 Chi tiết đối tượng)

Có TK 621 (Chi tiết đối tượng)

Trình tự hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau:

Chi phí nhân công trực là những khoản thù lao lao động phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất thi công công trình bao gồm: tiền lương chính, lương phụ, tiền thưởng, trong khoản mục chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm tiền lương công nhân điều khiển và phục vụ máy thi công, các khoản trích theo lương tính vào chi phí trên quỹ lương công nhân trực tiếp sản xuất và tiền ăn ca. Chi phí nhân công trực tiếp được tính vào giá thành công trình, hạng mục công trình theo phương pháp trực tiếp. Trong trường hợp chi phí nhân công trực tiếp liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình phải lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp như: định mức tiền lương, khối lượng công việc… Công thức phân bổ tương tự chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Hàng ngày, tổ trưởng tổ sản xuất có trách nhiệm theo dõi tình hình lao động thực tế của từng công nhân trong tổ thông qua bảng chấm công và phiếu làm thêm giờ. Cuối tháng, tổ trưởng tổ sản xuất và phụ trách bộ phận thi công ký nhận vào bảng chấm công và phiếu báo làm thêm giờ và chuyển lên kế toán làm bảng tính lương. Căn cứ vào bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng làm khoán… kế toán tiến hành hạch toán chi phí nhân công trực tiếp. Để phản ánh chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp”. Tài khoản này không có số dư và được mở chi tiết cho từng đối tượng (công trình, hạng mục công trình, các giai đoạn công việc, khối lượng xây lắp có dự toán riêng) và có kết cấu như sau:

Bên Nợ: Chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào hoạt động xây lắp trong kỳ.

Bên Có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sang TK 154.

Trình tự hạch toán như sau:

- Phản ánh số tiền lương, tiền công trả cho lao động thuộc danh sách do doanh nghiệp quản lý và lao động thời vụ thuê ngoài:

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng)

Có TK 3341, 3342

Có TK 111, 112

- Trường hợp tạm ứng chi phí để thực hiện giá trị khoán xây lắp nội bộ (bộ phận nhận khoán không tổ chức công tác kế toán riêng, khi quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp nội bộ hoàn thành đã bàn giao được duyệt, kế toán ghi nhận chi phí nhân công trực tiếp:

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng)

Có TK 141 (1413): kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp

- Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào cuối kỳ:

Nợ TK 154 (1541. chi tiết đối tượng)

Có TK 622 (chi tiết đối tượng)

Trình tự hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau:

Máy thi công là những máy móc thiết bị trực tiếp phục vụ sản xuất thi công như: máy đầm, máy ủi, máy xúc, máy trộn bê tông, … Chi phí sử dụng máy thi công là chi phí về sử dụng máy để hoàn thành khối lượng xây lắp. Chi phí sử dụng máy thi công gồm hai loại sau:

- Chi phí thường xuyên cho máy thi công: là chi phí hàng ngày cần thiết cho việc sử dụng máy thi công, gồm:

+ Chi phí cho nhân viên phục vụ máy, điều khiển máy (không bao gồm các khoản trích cho các quỹ KPCĐ, BHXH, BHYT và tiền ăn ca)

+ Chi phí vật liệu cho máy (xăng dầu,... )

+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng cho máy thi công

+ Chi phí khấu hao máy

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền

- Chi phí tạm thời: Là những chi phí có liên quan đến việc tháo lắp, chạy thử, vận chuyển máy thi công,...

Để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy, kế toán sử dụng TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây lắp công trình hoàn toàn bằng máy thì không sử dụng TK 623 mà kế toán phản ánh trực tiếp vào các TK 621, 622, 627. Kết cấu của TK 623 như sau:

Bên Nợ: Tập hợp chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh.

Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí sử dụng máy thi công.

- Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho các công trình, hạng mục công trình

TK 623 cuối kỳ không có số dư và chi tiết thành 6 tiểu khoản.

Việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công phụ thuộc vào hình thức sử dụng máy thi công. Cụ thể:

- Trường hợp máy thi công thuê ngoài:

+ Toàn bộ chi phí thuê máy được tập hợp vào TK623

Nợ TK 623 (6237): giá thuê chưa thuế

Nợ TK 1331; thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112, …: tổng giá thuê ngoài

+ Cuối kỳ kết chuyển vào TK154 để tính giá thành cho từng đối tượng.

Nợ TK 154 (1541)

Có TK 623 (6237)

• Trường hợp từng đội xây lắp có máy thi công riêng: Các chi phí liên quan đến máy thi công được tập hợp riêng, cuối kỳ kết chuyển hoặc phân bổ theo từng đối tượng.

+ Tập hợp chi phí tiền lương, tiền công của công nhân điều khiển và phục vụ máy thi công:

Nợ TK 623 (6231)

Có TK 3341, 3342, 111, …

+ Tập hợp chi phí vật liệu, công cụ xuất dùng:

Nợ TK 623 (6232, 6233)

Có TK 152, 153

+ Chi phí khấu hao tài sản cố định:

Nợ TK 623 (6234)

Có TK 214

+ Trường hợp tạm ứng chi phí để thực hiện giá trị khoán xây lắp nội bộ (bộ phận nhận khoán không tổ chức công tác kế toán riêng) khi quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp nội bộ hoàn thành đã bàn giao được duyệt, kế toán ghi nhận chi phí sử dụng máy thi công:

Nợ TK 623

Có TK 141 (1413): kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công

+ Các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền cho máy thi công:

Nợ TK 623

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331, …

+ Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí sử dụng máy thi công;

Nợ TK 111, 112, 152, …

Có TK 623

+ Cuối kỳ, kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho đối tượng:

Nợ TK 154 (1541. Chi tiết chi phí sử dụng máy thi công)

Có TK 623

Quy trình hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau:

- Trường hợp công ty có tổ chức đội máy thi công riêng: Toàn bộ chi phí liên quan trực tiếp đến đội máy thi công được tập hợp riêng trên các TK 621, 622, 627 chi tiết đội máy thi công. Cuối kỳ, tổng hợp chi phí vào TK 1543-chi tiết đội máy thi công để tính giá thành ca máy, giờ máy. Từ đó xác định giá trị mà đội máy thi công phục vụ cho từng đối tượng theo giá thành ca máy hoặc giờ máy và số ca máy, giờ máy phục vụ cho từng đối tượng. Cụ thể:

+ Nếu các bộ phận trong doanh nghiệp không tính toán kết quả riêng mà thực hiện phương thức cung cấp lao vụ lẫn nhau:

Nợ TK 623: giá trị của đội máy thi công phục vụ cho các đối tượng

Có TK154 (1543. Chi tiết đội máy thi công): giá thành dịch vụ của đội máy thi công phục vụ cho các đối tưọng

+ Nếu các bộ phận trong doanh nghiệp xác định kết quả riêng (doanh nghiệp thực hiện phương thức bán lao vụ máy lẫn nhau): kế toán ghi hai bút toán

BT1: Phản ánh giá vốn:

Nợ TK 632: giá trị phục vụ lẫn nhau trong nội bộ

Có TK 154 (1543. Chi tiết đội máy thi công): giá thành dịch vụ của đội máy thi công phục vụ cho các đối tượng trong nội bộ

BT2: Phản ánh giá bán nội bộ:

Nợ TK 623: giá bán nội bộ

Nợ TK 133 (1331): thuế đầu vào được khấu trừ nếu có

Có TK 512: doanh thu tiêu thụ nội bộ

Có TK 3331: thuế đầu ra phải nộp nếu có

+ Trong trường hợp đội máy thi công phục vụ bên ngoài. Kế toán ghi hai bút toán sau:

BT1: Phản ánh giá vốn dịch vụ bán ra bên ngoài:

Nợ TK 632: giá vốn dịch vụ bán ra bên ngoài

Có TK154 (1543. Chi tiết đội máy thi công) : giá thành dịch vụ của đội máy thi công phục vụ cho các đối tượng bên ngoài

BT2: Phản ánh giá bán cho các đối tượng bên ngoài:

Nợ TK 111,112,131: tổng giá thanh toán

Có TK 511: doanh thu bán hàng

Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra phải nộp

S ơ đồ 1.5: hạch toán chi phí sử dụng máy thi công trong trường hợp công ty có tổ chức đội máy thi công riêng.