Hạch toán biến động tài sản cố định

Hạch toán nói chung và hạch toán TSCĐ nói riêng là một nhu cầu khách quan của bản thân quá trình sản xuất cũng như của xã hội. Ngày nay khi mà quy mô sản xuất ngày càng lớn, trình độ xã hội hoá và sức phát triển sản xuất ngày càng cao, thì hạch toán nói chung và hạch toán TSCĐ nói riêng không ngừng được tăng cường và hoàn thiện. Nó đã trở thành một công cụ để lãnh đạo nền kinh tế và phục vụ các nhu cầu của con người.

Thông qua hạch toán TSCĐ sẽ thường xuyên trao đổi, nắm chắc tình hình tăng giảm TSCĐ về số lượng và giá trị, tình hình sử dụng và hao mòn TSCĐ, từ đó đưa ra phương thức quản lý và sử dụng hợp lý công suất của TSCĐ, góp phần phát triển sản xuất, thu hồi nhanh vốn đầu tư để tái sản xuất và tạo sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường,.

Với vai trò to lớn đó, đòi hỏi hạch toán TSCĐ phải đảm bảo các nghiệp vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình trạng tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn doanh nghiệp, cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ. Tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra giám sát thường xuyên việc giữ gìn bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng đơn vị.

-Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản về chế độ quy định.

- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, giám sát việc sửa chữa TSCĐ về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa.

- Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng, giảm nguyên giá TSCĐ cũng như tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ.

- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ quy định.

- Tham gia kiểm tra đánh giá lại TSCĐ theo quy định của nhà nước và yêu cầu bảo toàn vốn, tiến hành phân tích tình trạng bị huy động, bảo quản sử dụng TSCĐ tại đơn vị.

Theo chế độ hiện hành, việc hạch toán TSCĐ được theo dõi trên các tài khoản chủ yếu sau:

* TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp theo nguyên giá.

Tài khoản 211 được chi tiết đến các tài khoản cấp hai sau:

TK 2112: Nhà cửa vật kiến trúc

TK 2113: Máy móc thiết bị

TK 2114: Phương tiện vận tải truyền dẫn

TK 2115: Thiết bị dụng cụ quản lý

TK 2116: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm.

TK 2118: TSCĐ hữu hình khác.

* TK 212 “Tài sản cố định thuê tài chính”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ thuê tài chính của doanh nghiệp

* Tài khoản 213 “Tài sản cố định vô hình”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ vô hình của doanh nghiệp .

Tài khoản 213 có các tài khoản cấp 2 như sau:

TK 2131: Quyền sử dụng đất

TK 2132: Chi phí thành lập doanh nghiệp

TK 2133: Bằng phát minh sáng chế

TK 2134: Chi phí nghiên cứu phát triển

TK 2138: TSCĐ vô hình khác

* Tài khoản 411 “Nguồn vốn kinh doanh”: Đây là tài khoản phản ánh số vốn kinh doanh hiện có và tình hình tăng giảm vốn kinh doanh của doanh nghiệp.

TK 411 được chi tiết theo từng nguồn hình thành vốn. Trong đó cần theo dõi chi tiết cho từng tổ chức, từng cá nhân tham gia góp vốn.

Ngoài các TK nêu trên, trong quá trình thanh toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 111, 112, 142, 331, 335, 241 ... và một số tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán như TK 001 “TSCĐ thuê ngoài” và TK 009 “Nguồn vốn khấu hao”.

3. Hạch toán chi tiết TSCĐ

TSCĐ trong doanh nghiệp biến động chủ yếu nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp. TSCĐ trong doanh nghiệp biến động do nhiều nguyên nhân, nhưng trong bất kỳ trường hợp nào đều phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành hệ thống chứng từ này gồm:

- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ): Biên bản này nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm được biếu, tặng, viện trợ, góp vốn liên doanh... Đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng liên doanh...

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ): Xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và các tài liệu có liên quan số chênh lệch (tăng giảm) do đánh giá lại TSCĐ. Biên bản này được lập thành 2 bản, một bản lưu tại phòng kế toán, một bản lưu tại phòng hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ.

- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 04 - TSCĐ): Đây là biên bản xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ sửa chưã và bên thực hiện việc sửa chữa và là căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Biên bản giao nhận này lập thành 2 bản hai bên giao nhận cùng ký và mỗi bên giữ 1 bản, sau đó chuyển cho kế toán trưởng của đơn vị ký duyệt và lưu tại phòng kế toán.

- Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 - TSCĐ): Xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán. Biên bản thanh lý phải do Ban thanh lý TSCĐ lập và có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.

Ngoài các chứng từ trên doanh nghiệp còn sử dụng thêm một số chứng từ khác như: hoá đơn, hợp đồng liên doanh, quyết định cấp TSCĐ, các chứng từ thanh toán... Bên cạnh việc sử dụng chứng từ để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý TSCĐ còn dựa trên cơ sở các hồ sơ gồm:

- Hồ sơ kỹ thuật: Theo dõi các chỉ tiêu kỹ thuật của TSCĐ, hồ sơ này do phòng kỹ thuật quản lý.

- Hồ sơ kinh tế gồm: Hợp đồng kinh tế khi mua sắm, lắp đặt, xây dựng hoặc hợp đồng liên doanh, quyết định cấp TSCĐ, quyết định giao nhận vốn.

+ Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng.

+ Biên bản nghiệm thu về kỹ thuật của TSCĐ.

+ Biên bản giao nhận TSCĐ.

+ Các chứng từ thanh toán khác nếu mua sắm TSCĐ.

* Các bước tiến hành hạch toán chi tiết TSCĐ được tóm tắt như sau:

- Đánh số hiệu cho TSCĐ.

- Lập thẻ TSCĐ hoặc vào sổ chi tiết TSCĐ theo từng đối tượng TSCĐ.

Thẻ TSCĐ được lập dựa trên cơ sở hồ sơ kế toán TSCĐ. Thẻ này nhằm mục đích theo dõi chi tiết từng TSCĐ của doanh nghiệp , tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ. Có thể ví thẻ TSCĐ như là 1 bản lý lịch theo dõi toàn bộ vòng đời của TSCĐ từ khi được hình thành đưa vào sử dụng cho đến khi rời chuyển khỏi doanh nghiệp.

Ngoài ra kế toán cũng theo dõi TSCĐ trên sổ chi tiết TSCĐ, mỗi một sổ hay một số trang sổ được mở, theo dõi một loại TSCĐ, sổ chi tiết này là căn cứ để lập bảng tổng hợp chi tiết và phải cung cấp được các thông tin cho người quản lý về tên, đặc điểm, tỷ lệ khấu hao 1 năm, số khấu hao TSCĐ tính đến thời điểm ghi giảm TSCĐ, lý do giảm TSCĐ. Song song với việc hạch toán chi tiết TSCĐ, kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp TSCĐ để đảm bảo tính chặt chẽ, chính xác trong hoạt động quản lý TSCĐ và tính thống nhất trong hạch toán.